Comment analyser vos projets grâce au rapport Revenu et Coût de Kiwili ?

Dans la gestion de projet, deux questions reviennent toujours : combien cela nous coûte et combien cela nous rapporte.
C’est précisément ce que le rapport Revenu et coût de Kiwili permet de visualiser. Véritable tableau de bord, il regroupe en un seul endroit toutes les données financières essentielles pour suivre la rentabilité de vos projets.

Avec ce rapport, vous pouvez non seulement voir l’écart entre ce qui était prévu et ce qui est réalisé, mais aussi comprendre d’où viennent vos marges, vos pertes et vos opportunités d’optimisation.

Cas pratique d’utilisation du rapport revenu et coût des projets :

Imaginez : vous êtes gestionnaire de projet et tout semble bien se passer. Les équipes travaillent, les clients sont satisfaits, et vous avez l’impression que tout roule. Mais à la fin du mois, c’est la douche froide : les coûts explosent, les heures supplémentaires non prévues se sont accumulées et plusieurs dépenses n’ont jamais été facturées au client. Résultat : un projet qui semblait rentable sur le papier se transforme en perte sèche.

Sans un suivi précis et structuré, cette mauvaise surprise aurait pu passer inaperçue… jusqu’à mettre en danger la santé financière de votre entreprise. C’est exactement pour éviter ce type de scénario que le rapport Revenus et coûts de Kiwili devient un allié incontournable.

Dans cet article, nous allons détailler chaque colonne du rapport et expliquer pourquoi ces données sont cruciales pour une gestion de projet éclairée.

Détail du rapport revenu et coût des projets :

• 1. Colonnes de Prévision et Allocation
• 2. Colonnes de Réalisation et Facturation
• 3. Colonnes des Services Non Facturables
• 4. Colonnes de Rentabilité et Marges

1. Colonnes de Prévision et Allocation

Budget

Le chiffre correspond au montant défini au démarrage du projet. Il se trouve dans la première colonne des indicateurs de votre projet.
Le budget représente le cap à suivre. Il permet de fixer des attentes claires avec le client et de comparer en permanence la réalité aux prévisions.

Pour plus d’informations vous pouvez consulter notre tutoriel sur la gestion du budget dans vos projet.

Heures prévues

C’est le total des heures planifiées dans les étapes du projet (dans l’onglet général de chaque étape).
Planifier des heures, c’est anticiper la charge de travail. Si le projet dépasse largement ce volume, cela révèle souvent un problème d’estimation initiale ou un changement de périmètre qu’il faudra discuter. Cela vous permet de faire une meilleure estimation pour les projets futurs.

Devis

Il représente le montant total des devis émis sur le projet.
Le devis matérialise la valeur de votre travail aux yeux du client. Suivre ce chiffre permet de savoir si vos revenus attendus sont réalistes et cohérents avec l’effort demandé. En fin de projet vous pourrez comparer le montant sur les devis avec celui facturé réellement et ainsi adapté au mieux vos devis futurs.

Heures allouées

Voici le nombre d’heures attribuées aux membres de l’équipe dans l’onglet « charge de travail » de vos étapes du projet.
Allouer les heures, c’est transformer la planification en action. Cela permet de vérifier que les ressources disponibles sont suffisantes pour tenir les délais, et d’anticiper si une surcharge est à venir.

Salaires alloués

Le montant correspond au coût des heures attribuées aux employés dans l’onglet « charge de travail » de vos étapes.
Ce chiffre est une estimation des coûts humains. Comparer salaires alloués et réels permet de savoir si votre projet consomme plus ou moins de ressources que prévu. Par exemple vous pouvez avoir alloué 20 heures à un junior et 5 heures à un senior. Finalement l’étape à respectée le temps prévu, mais la répartition est différente entre le junior et le sénior. Le montant des salaires alloués sera donc différents des salaires « réels ».

Dépenses prévisionnelles

Ce sont toutes les dépenses prévisionnelles que vous avez ajoutée dans l’onglet « Dépenses » de votre projet. Elles correspondent aux frais anticipés (matériel, déplacements, sous-traitance…).
Anticiper ces coûts, c’est éviter les mauvaises surprises. Si ces dépenses explosent en cours de projet, cela grignote directement vos marges. La comparaison entre les dépenses prévisionnelles et réelles permet de faire une meilleure estimation des projets futurs.

Honoraires alloués

C’est la valeur théorique des heures allouées facturables que vous avez indiquées dans l’onglet « charge de travail » de vos étapes. Le total des heures est multiplié par le montant facturable que vous avez indiqué dans le profil de chacun des utilisateurs.
Cela est une estimation du revenu potentiel. Si les honoraires alloués sont très éloignés de la facturation réelle, cela signale un problème dans la gestion ou la valorisation de vos services.

2. Colonnes de Réalisation et Facturation

Heures réalisées

Nous retrouvons le montant total des heures effectivement travaillées sur le projet.
Ces données montrent la réalité du terrain. Elles permettent de voir si les efforts fournis correspondent à ce qui était prévu et si vos équipes travaillent de manière efficace. Vous pouvez comparer cette colonne avec « heures prévues ».

Salaires

Il représente le coût salarial réel pour les heures travaillées. C’est le salaire déterminé dans le profil utilisateur multiplié par le nombres d’heures effectuées sur le projet.
Ici, on mesure la dépense réelle en main-d’œuvre. Un écart important avec les prévisions doit alerter : vos ressources coûtent peut-être plus cher que prévu ou le projet est plus gourmand en temps. Cette colonne peut être comparée à celle de « salaires alloués ».

Dépenses

Ce sont les frais réellement engagés. Il correspond au montant des dépenses que vous avez liées au projet.
Ces chiffres sont concrets. Ils reflètent directement l’impact financier du projet sur votre trésorerie. Trop de dépenses imprévues peuvent mettre en péril la rentabilité. Vous pouvez comparer cette colonnes avec les dépenses prévisionnelles.

Factures

Il représente le montant facturé au client. Donc le total des factures liées au projet.
C’est le cœur du revenu. Ce suivi permet de savoir si vous facturez bien tout ce qui est dû et si votre trésorerie est alignée sur l’avancement du projet. Vous pouvez comparer cette colonne à « honoraires alloués », « devis » ou « budget ».

Heures facturables

C’est le total des heures travaillées entrées sur le projet avec des services facturables.
C’est un indicateur clé de productivité. Si beaucoup d’heures sont réalisées mais peu facturées, cela signifie que vous perdez en rentabilité.

Salaires facturables

Il représente le coût salarial associé aux heures facturables. Donc, le nombre d’heures facturables multiplié par le taux de salaire indiqué dans le profil utilisateur.
Ce suivi permet de comparer directement le coût et le revenu généré par vos ressources. C’est un indicateur de l’efficacité de votre équipe.

Dépenses facturables

Il calcul le montant des dépenses qui peuvent être refacturées au client. C’est à dire des dépenses que vous avez liées au projet et marquées comme « facturables ».
S’assurer que ces dépenses sont bien suivies et transmises au client évite de réduire vos marges inutilement.

Honoraires facturables (services rendus)

C’est la valeur totale des services facturés. C’est à dire, le montant des heures saisies dans le projet dans un service facturables multiplié par le taux de facturation.
C’est la traduction directe de votre travail en chiffre d’affaires. Plus cet indicateur est proche des prévisions, mieux vous maîtrisez vos projets.

3. Colonnes des Services Non Facturables

Heures non facturables

Ce sont les heures travaillées mais qui ne vont pas être facturées.
Elles représentent souvent de la perte de valeur : temps passé en interne, corrections offertes au client… Trop d’heures non facturables réduisent mécaniquement la rentabilité.

Pour en savoir plus sur la gestion des heures non facturables vous pouvez consulter notre tutoriel.

Salaires non facturables

Ils représentes le coût salarial associé aux heures non facturables du projet.
Cet indicateur met en lumière combien vous coûte réellement la générosité, le travail interne en lien avec le projet ou les imprévus de projet. Un excès ici doit amener à revoir vos méthodes de facturation.

Dépenses non facturables

Ce sont toutes les dépenses liées au projet que vous avez cochées comme non facturables.
Elles représentent les dépenses absorbées par l’entreprise. Bien les identifier permet d’en discuter avec le client ou de les éviter à l’avenir.

Honoraires non facturables

C’est la valeur (taux facturable) des heures travaillées sur des services non facturables. Les honoraires non facturables sont calculés en fonction de la méthode de facturation du projet, et si c’est la méthode par service et que le service à un taux de zéro on utilise le taux de facturation de l’utilisateur.

Cet indicateur vous aide à chiffrer ce que vous “donnez” au client, consciemment ou non. Une donnée clé pour décider si cela reste acceptable ou non.

4. Colonnes de Rentabilité et Marges

Heures facturées

Cette colonne représente les heures du projet qui ont été facturées (donc importé dans une facture ou prises en compte lors de la facturation à l’avancement ou bien cochées manuellement).
Elles traduisent votre capacité à transformer le travail en revenu. Un écart avec les heures facturables montre une perte d’opportunité.

Salaires facturés

C’est le montant des heures qui apparaissent dans les factures multipliés par le cout horaire indiqué dans le profil de l’utilisateur.
Cela permet de comparer ce que le client paie par rapport au coût réel de vos employés. Si l’écart est trop faible, la marge est compromise.

Dépenses facturées

Toutes les dépenses réelles du projet refacturées au client. Vous devez avoir converti ou importé la dépense dans la facture du client pour qu’elle soit prise en compte (ou bien les cocher manuellement).
Grâce à cette information, nous avons la garantie que les dépenses sont bien passées en facturation afin d’éviter que l’entreprise ne supporte seule ces coûts.

Honoraires facturés

Elle représente le montant des heures importées dans les factures multiplié par le taux de facturation du projet.
C’est la donnée centrale pour calculer vos revenus. Elle doit toujours être confrontée aux coûts pour juger la rentabilité.

Travaux en cours

C’est la valeur de ce qui a été fait mais pas encore facturé. C’est à dire, les salaires facturables ajoutés aux dépenses facturables moins les salaires facturés moins les dépenses facturées.
Cet indicateur est essentiel pour votre trésorerie et vos prévisions financières. Trop de travaux en cours peuvent fragiliser la liquidité.

Marge travaux facturés

La marge représente la différence entre revenus facturés et coûts (salaires + dépenses).
Elle montre noir sur blanc si le projet rapporte ou coûte. C’est l’un des indicateurs de performance les plus scrutés.

Revenu non gagné

Revenus attendus mais pas encore réalisés. C’est à dire que ce sont les services rendus moins les factures et plus les dépenses
Cela donne une vision claire du potentiel futur du projet, utile pour prévoir la suite et planifier des investissements.

Marge

Elle représente le résultat final (positif ou négatif) réel.
La marge est la donnée ultime : si la marge est positive, le projet a généré un bénéfice réel pour l’entreprise; si elle est négative, il a coûté de l’argent.

Marge estimée

La différence avec la marge, est que celle ci est calculée sur budget ou devis et non pas les factures.
Cet indicateur sert à comparer vos ambitions initiales avec le résultat final. Il vous aide à savoir si vos estimations sont réalistes.

Marge prévisionnelle

Ce calcul est une estimation. Il est basée sur budget/devis moins les dépenses prévues moins les salaires alloués.
Cet outil vous permet dans un premier temps d’avoir une idée de la rentabilité du projet lors de la planification. Par la suite, vous pourrez comparer vos prévisions avec le réel. Cette comparaison vous permettra d’améliorer vos prévisions et ainsi avoir des projets plus rentables.

🎯 Pourquoi le rapport revenu et cout change la gestion de projet ?

Ce rapport ne se contente pas de lister des chiffres. Il raconte l’histoire de chaque projet : son ambition initiale, sa réalité, ses réussites et ses écarts.

Grâce à lui, vous pouvez :

• Détecter rapidement les dérives pour ajuster vos décisions,
• Identifier les projets vraiment rentables et ceux qui vous coûtent,
• Optimiser l’utilisation de vos ressources humaines et matérielles,
• Anticiper vos besoins de trésorerie et vos marges futures.

👉 En résumé, le rapport Revenu et coût est bien plus qu’un tableau : c’est un véritable tableau de bord stratégique qui vous aide à piloter vos projets vers la rentabilité.

Vous savez maintenant comment utiliser le rapport revenu et cout des projets dans l’ERP Kiwili. Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter les autres tutoriels sur la gestion de projet.