L’auteure de ces lignes a interviewé Christian DesRosiers, président et consultant principal de Novecom et spécialiste en gestion de projets, afin de recueillir quelques conseils pour bien lancer un projet et éviter les mauvaises surprises. Avec l’assistance du logiciel de Kiwili et les astuces d’un professionnel, tout est possible !

1- Définissez votre idée

Comme on dit, on mange un éléphant une bouchée à la fois. Il est important de créer un document dans lequel se trouveront les grandes lignes du projet, répondant aux questions : Qui? Quand? Quoi? Comment? Pourquoi?

2- L’étude initiale : identifiez vos besoins

En creusant davantage ledit projet, il est crucial de bien évaluer les ressources et compétences auxquelles le projet fera appel. Il peut être bon de s’adjoindre les services d’experts en études de marché, par exemple, si ce n’est pas notre tasse de thé. Ainsi, le projet brillera de professionnalisme dans son ensemble. «Ici, la règle de Pareto s’applique. Il faut déterminer les
éléments incontournables, qui représentent 80% de la masse critique permettant de solutionner l’ensemble des besoins», indique M. DesRosiers.

3- Détaillez bien les étapes de conception du projet

Plus le projet possède de l’envergure, plus il demande de la planification. Souvent, l’avant-projet est négligé et les risques de se «planter» augmentent. Évidemment, un échéancier de chaque étape du projet est nécessaire pour en arriver à sa réalisation avec succès.

4- La charte de projets/ premier livrable

Dans la section «Devis» du logiciel Kiwili, il est possible d’élaborer une soumission pour le projet, c’est-à-dire de quelle manière seront offerts les services, la vision, etc. À ce devis se greffe un cahier des charges, dans lequel sont détaillés les tâches et le temps évalué pour chacune d’elles, ainsi que leur coût respectif approximatif. Une fois le feu vert donné, on peut
passer à la vitesse supérieure, avec une charte de projet se traduisant par un calendrier détaillé des dates butoirs de chacune des étapes. «Il faut absolument définir la structure de gouvernance, la chaîne de commandement. Par exemple, dans un projet domiciliaire, si on l’en est à la construction de la première maison d’une série et qu’un menuisier constate qu’un mur est croche, est-ce à l’architecte ou au contremaître qu’il devra le communiquer ? Ça doit être clair. Il faut aussi décrire les inclusions et les exclusions. Par exemple, les murs seront construits, mais non peinturés. De cette manière, ça
nous protège et évite de la confusion», illustre le stratège en gestion de projets.

5 – Go / No-Go ?

La confirmation du projet se fait lors d’une rencontre d’affaires (kick-off meeting), où est présentée la charte (avec l’acceptation des étapes détaillées du projet). Évidemment, une fois le projet lancé, il faut bien suivre chaque étape et veiller à ce que la machine soit bien «huilée»; bref, que tout roule comme sur des roulettes.

Christian DesRosiers suggère aussi de faire valider chaque étape terminée et de la facturer, si ce mode de facturation a été choisi dans le contrat signé par les parties en question, après acceptation du devis. D’autres contrats fonctionnent très bien aussi sous d’autres modalités de paiement, par exemple 25% du montant avant le début des travaux, 50% lorsque les travaux
sont avancés à une certaine proportion et 25% à la livraison finale.

Le fait de produire un rapport à l’aide du logiciel Kiwili à partir des résultats compilés sera très profitable et permettra d’être encore plus précis lorsqu’il s’agira d’effectuer des tâches semblables lors d’un nouveau projet. «En cas de changement ou de modification, il faut prendre le temps de faire signer le client et de lui signifier aussi les coûts additionnels de ce qui avait été
convenu au départ», mentionne-t-il.

Une fois le projet terminé, il est conseillé d’y aller d’une phase de fermeture, soit de demander une rétroaction (feedback) au client, afin d’offrir un service de qualité en constante amélioration. «Un bon gestionnaire de projet doit à la fois être un habile communicateur et négociateur. Il représente le client, mais aussi son entreprise. Il est comme un chef d’orchestre qui donne le
tempo à la pièce; il doit s’assurer aussi que l’équipe est bien soudée, pour livrer une bonne performance», conclut le président de Novecom.

Vous trouverez plus d’informations sur Christian DesRosiers sur le site Internet de Novecom ainsi que sur son profil Linkedin

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À propos de l’auteur : Passionnée d’écriture depuis sa tendre enfance, Véronique a exercé la carrière de journaliste pendant plus de 10 ans. En 2015, elle se lance à son compte pour se spécialiser dans la rédaction web et la gestion des médias sociaux. Voici quelques domaines qui l’intéressent: technologie, développement personnel, mieux-être, spiritualité et, bien sûr, le monde du travail.

Retrouvez plus d’informations sur Véronique Demers et son travail sur : son site webFacebook et Twitter

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