La gestion des cartes de crédit dans la comptabilité peut parfois paraître complexe, mais avec le logiciel Kiwili et son option COMPTABILITÉ+, vous allez vite vous rendre compte que c’est beaucoup plus simple.
En effet, le suivi des dépenses professionnelles et leur enregistrement comptable demandent une méthode claire pour éviter toute erreur. Lorsqu’on multiplie les moyens de paiement au sein d’une entreprise, il devient essentiel de disposer d’un outil qui centralise l’information et automatise une partie des écritures. C’est exactement ce que permet Kiwili : simplifier vos processus, gagner du temps et assurer une cohérence parfaite entre vos paiements, vos écritures et vos conciliations bancaires.
Grâce à cette solution, vous pouvez suivre de manière structurée l’utilisation de vos différents moyens de paiement, effectuer rapidement vos rapprochements et obtenir une vision plus précise de la santé financière de votre entreprise. Ce guide vous présente pas à pas comment mettre en place cette gestion dans Kiwili, afin que vos opérations comptables soient toujours justes et bien organisées.
1. Création des comptes bancaires
Vous devez dans les configurations de l’option COMPTABILITÉ+ ajouter un compte bancaire pour chacune des cartes de crédit de l’entreprise.
2. Ajout des moyens de paiement (optionnel)
Vous avez la possibilité d’ajouter chacune des cartes comme mode de paiement.
Cette option vous permettra d’indiquer quelle carte de crédit vous utilisez pour payer vos dépenses, mais n’aura pas d’impact sur la gestion de votre comptabilité.
3. Paiement d’une dépense avec une carte de crédit professionnel
Afin que votre comptabilité soit correcte, vous devez utiliser le compte bancaire de la carte lorsque vous ajoutez le paiement à votre dépense.
4. Paiement de la carte de crédit de l’entreprise
Au moment de payer la carte de crédit professionnelle, vous devez ajouter une entrée de journal (compte courant vers la carte de crédit)
5. Conciliation bancaire pour la carte de crédit
Voici comment faire la conciliation bancaire de votre carte de crédit simplement dans Kiwili. Tout d’abord, assurez-vous que les montants payés avec la carte de crédit sont bien négatifs et l’argent versé sur la carte de crédit positif.
Commencez par importer votre fichier OFX de votre relevé de votre carte de crédit. Ensuite, sélectionnez le compte de la carte de crédit à concilier.
Une fois que vous avez effectué ces actions, vous pouvez confirmer l’importation. Assurez-vous bien que les montants à concilier sont négatifs. Vous pouvez maintenant concilier vos dépenses.
Les erreurs à éviter pour la gestion de votre carte de crédit professionnelle
Certains clients font des erreurs pour gérer leur carte de crédit dans le logiciel, ce qui par la suite va fausser leur comptabilité. Voici des exemples :
- Ajouter un fournisseur « Visa » puis payer avec le compte courant des dépenses.
- Ajouter le paiement de la carte de crédit comme une dépense. En effet, le paiement d’une carte de crédit n’a pas de taxe et représente uniquement un mouvement d’argent.
- Avoir des montants positifs pour la carte de crédit lors de la conciliation bancaire
Si vous suivez notre petit tutoriel, tout devrait être correct.
En résumé, la gestion des dépenses professionnelles devient beaucoup plus claire lorsque l’on utilise une méthode structurée et un logiciel adapté comme Kiwili. En suivant ces étapes simples, vous évitez les erreurs fréquentes et gardez une comptabilité toujours à jour. Cela vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’avoir une meilleure visibilité sur la santé financière de votre entreprise.
Avec une bonne organisation, le suivi des paiements et la conciliation bancaire se transforment en tâches rapides et efficaces. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur le développement de vos activités, tout en ayant l’assurance que vos finances sont bien gérées. Une seule saisie correcte au départ permet d’éviter bien des corrections par la suite.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !