Comment utiliser les technologies à bon escient, sans perdre la tête dans les App et logiciels à notre disposition sur le marché ? L’auteure de ces lignes a posé la question à Jean-François Brebion, un spécialiste du numérique.

«Les gens d’affaires ont plusieurs outils à leur disposition, mais ne les utilisent pas efficacement», observe Jean-François Brebion, le président et propriétaire du groupe Cogi-T. «Les technologies permettent de sauver du temps, gagner de l’argent et diminuer les coûts de production. Si elles ne répondent pas à ces critères, elles n’en valent pas la peine. C’est aussi aux entrepreneurs à choisir ce qui leur convient le mieux», poursuit-il.

Les outils de base

Selon M. Brebion, les entrepreneurs devraient utiliser six outils de base, afin d’optimiser l’ensemble de leurs opérations:

  • une adresse courriel,
  • un agenda électronique,
  • un gestionnaire de contacts,
  • un outil de stockage en ligne,
  • une application de création de textes,
  • un logiciel de création de documents/notes,
  • un logiciel de comptabilité

«Dans l’ensemble, pour les outils de base, Google, Microsoft et Apple offrent des produits de qualité comparable, qu’ils soient gratuits ou payants. Pour le logiciel de comptabilité et gestion, je recommande Kiwili, une excellente application qui répond aux besoins des travailleurs autonomes et PME. Je propose à mes clients cet outil depuis longtemps, avec un taux de satisfaction élevé.» explique le programmeur-analyste de métier.

Plus de temps, plus de clients

Jean-François Brebion cite une compagnie dans le domaine financier qu’il a aidée dans sa pratique au quotidien : «Les gens de cette entreprise se déplacent beaucoup. Au départ, ils avaient des courriels un peu partout, ce qui leur faisait perdre du temps. Avec Google Solution, on a pu leur éviter des doublons. Ils ont ainsi gagné 20% de temps et ont embauché deux personnes, pour répondre notamment aux demandes des nouveaux clients».

Il souligne aussi qu’il suffit parfois d’un petit recadrage pour produire des résultats intéressants au sein de l’entreprise : «Tout le monde peut y arriver, en utilisant des outils qui correspondent à nos besoins. Je suis quelqu’un d’extrêmement bordélique, mais les technologies m’ont permis de gérer le temps de manière optimale. Avec trois enfants, une implication dans deux conseils d’administration, de l’enseignement dans deux centres de formation professionnelle et mon entreprise, je n’ai d’autre choix que de trouver des moyens de m’organiser. Avec tout ça, j’arrive bien et je ne travaille pas les week-ends».

Suivi des projets

Selon M. Brebion, les CRM (Customer Relation Manager) ou Gestionnaires de projets/relations clients sont les prochains outils à surveiller dans le virage numérique en affaires. «Ça existe déjà, mais on devrait les utiliser davantage. Un outil de gestion de projet devient très pratique, à partir du moment où l’on travaille en collaboration avec d’autres personnes pour un projet et qu’il y a plusieurs tâches à accomplir. La solution Kiwili permet d’ailleurs la gestion de projets en entrant ses heures de travail pour chaque tâche et étape d’un projet».

Outre la gestion de projets et le suivi auprès des clients existants, il ne faut pas négliger les «prospects», les offres de services et le paiement mobile. «Il y a des outils poussés qui font beaucoup plus que des rappels; ils sont aussi capables d’évaluer la valeur des prospects, comme Podio, Basecamp et Gantt», énumère-t-il.

L’humain et les technologies

Depuis la fin mai, Jean-François Brebion tient un blog dans lequel il partage ses trucs et astuces sur les technologies : «Je partage mes connaissances sur les technologies, sur ce qu’elles m’ont apportées dans la vie, comme personne et entrepreneur».

Retrouvez le travail de Jean-Francois Brebion sur le site Web de Cogi-T, son blog, sa page Facebook, son profil LinkedIn.

 

Propos recueillis par Véronique Demers

À propos de l’auteur : Passionnée d’écriture depuis sa tendre enfance, Véronique a exercé la carrière de journaliste pendant plus de 10 ans. En 2015, elle se lance à son compte pour se spécialiser dans la rédaction web et la gestion des médias sociaux. Voici quelques domaines qui l’intéressent: technologie, développement personnel, mieux-être, spiritualité et, bien sûr, le monde du travail.
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