Vous devez créer et gérer des projets ? Kiwili vous accompagne étape par étape pour livrer vos projets dans les délais impartis !

Apprenez à planifier et organiser un projet de A à Z, coordonnez le travail d’équipe grâce à notre outil de collaboration, entrez des revenus et dépenses et suivez votre projet en clin d’œil avec les rapports et graphique de suivi.
 

Créer un projet avec le logiciel de gestion Kiwli

 
Pour débuter la création de votre projet, vous avez plusieurs possibilités: ajouter un nouveau projet, dupliquer un projet existant ou convertir un devis en projet.
 

Ajouter un nouveau projet

 
Lorsque vous êtes sur l’écran d’accueil, rendez-vous dans l’onglet “Projet” pour cliquer sur “Ajouter un projet”.
 
Gestion de projet avec le logiciel en ligne Kiwili
 
Puis entrer les informations demandées.
 
Créer un projet avec le logiciel de gestion Kiwili
 
La case “client ou fournisseur” vous permet de sélectionner parmi les contacts que vous avez déjà enregistrés sur Kiwili. Vous avez la possibilité de créer un projet multi-clients.

Si vous n’avez pas encore saisi le contact, vous pouvez l’ajouter directement à l’aide du bouton “Ajouter”. Pour en savoir plus sur l’ajout d’un contact, lisez notre article.
 

Dupliquer projet

 
Vous pouvez créer un projet type pour le dupliquer à chaque nouveau projet similaire. Les étapes et tâches du projet seront recréées et vous n’aurez plus qu’à assigner le projet à un nouveau client et ajuster les informations au besoin.
Cela vous permet d’avoir une structure préétablie et vous évite de paramétrer de nouveau les mêmes projets.
 
Dupliquer un projet dans le logiciel de gestion de projet Kiwili
 

Créer un projet à partir d’un devis

 
En convertissant un devis en projet, toutes les informations associées à votre devis seront automatiquement associées à votre projet : le client, les services, etc
Pour convertir le devis, on vous exlique tout ici !

Vous êtes maintenant sur la page d’accueil du projet, où s’affiche un graphique d’indicateurs. Ici vous pouvez suivre votre projet en un clin d’œil : Devis, Factures, Dépenses, Dépenses prévisionnelles, Bon de commande, Salaire et la Marge (Factures – Dépenses – Salaires = Marge).

Kiwili vous propose les rapports principaux d’analyse d’un projet : Diagramme de Gantt, Suivi financier par projet, Postes budgétaires par projet ainsi que l’état de compte du projet. Vous pouvez également retrouver un grand nombre de rapports détaillés dans la section “Rapports” de votre Kiwili.
 
Gérer son projet avec le logiciel de gestion Kiwili
 
Sous l’onglet “Général”, vous pouvez paramétrer votre projet :

  • Le nom du projet
  • Le code du projet
  • Lier le client
  • Le contact client principal du projet
  • Une brève description de votre projet
  • La méthode de facturation : 5 méthodes disponibles
  • L’administrateur du projet : qui doit être un utilisateur de votre Kiwili
  • Sélectionner les services qui seront utilisés dans votre projet. Les services indiqués sur votre devis sont automatiquement sélectionnés dans les services, mais vous pouvez toujours en rajouter ou en enlever.
  • Choisir un ou plusieurs usagers qui vont participer au projet
  • Un accès à votre client à l’espace client pour qu’il puisse collaborer avec vous sur ce projet (Disponible uniquement notre forfait Entreprises).

 
Gérer un projet avec le logiciel de gestion en ligne Kiwili
 
Une fois l’aspect général de votre projet paramétré, vous pouvez passer aux étapes.
 

Gestion des étapes d’un projet avec Kiwili

 
Vous pouvez organiser votre projet en plusieurs étapes.

  • Si vous avez converti un devis en projet/étapes, les services figurant sur votre devis sont maintenant des étapes dans votre projet.
  • Si vous avez ajouté un tout nouveau projet, vous devez créer la liste des différentes étapes de votre projet. Pour cela, cliquez sur “Ajouter une étape”.

 
Gestion de projet avec le logiciel en ligne Kiwili
 
Pour chacune de vos étapes, vous allez pouvoir compléter les informations suivantes :

  • Le nom de l’étape : ajouté précédemment ou créer depuis votre devis.
  • Le client du projet : déjà renseigné.
  • Associé au devis : vous pouvez sélectionner un devis du projet pour l’associer à cette étape. Si vous avez converti un devis en projet/étape, le lien vers le devis sera automatiquement ajouté dans l’étape.
  • Service par défaut : c’est le service qui vous est proposé en premier lors de votre entrée de temps liée à cette étape.
  • Date de début et de fin : vos étapes s’organisent de manière chronologique lorsque vous leur assignez des dates.
  • Heures : le nombre d’heures travaillées pour cette étape se met à jour automatiquement en fonction des entrées de temps des utilisateurs.
  • Temps prévu : vous devez l’ajuster manuellement en fonction du temps que vos estimez devoir passer sur cette étape.
  • Avancement estimé : c’est le pourcentage d’avancement entre le temps prévu et le nombre d’heures travaillées réellement.
  • Avancement réel : vous devez le mettre à jour manuellement, il peut évoluer par rapport au temps prévu de base.
  • Description : c’est la description de votre étape.
  • Administrateur : vous pouvez sélectionner des administrateurs différents pour chaque étape.
  • Usagers du projet : vous pouvez sélectionner les utilisateurs et collaborateurs qui sont assignés ou non à cette étape-ci.
  • Étape prérequise : vous pouvez décider si une étape doit être terminée avant de commencer celle-ci.
  • Terminée : pour clôturer l’étape, vous pouvez cocher cette case. Attention, une fois l’étape terminée vous ne pouvez plus faire d’entrées de temps dans cette étape.

 
Organiser un projet dans le logiciel de gestion Kiwili
 

Les discussions dans l’étape d’un projet

 
Dans cet onglet, Kiwili vous permet d’échanger avec vos collaborateurs à propos de l’étape en cours. Vous pouvez suivre les commentaires et remarques avec la date et l’heure de ceux-ci.
 
Travail d'équipe dans le logiciel de gestion de projet Kiwili
 

Gestion des tâches d’une étape

 
Dans l’onglet “tâches”, vous pouvez ajouter des tâches spécifiques pour chaque étape.
 
Gérer ses tâches avec le logiciel de gestion temps Kiwili
 

Gestion de la charge de travail d’un projet avec le logiciel de gestion Kiwili

 
La partie charge de travail vous permet de suivre la répartition de la charge de travail allouée versus le temps de travail réellement réalisé. Cette fonctionnalité donne une vision générale de la charge de travail par étape / projet / collaborateur.
 

Gestion du temps de travail dans un projet avec le logiciel de gestion Kiwili

 
Dans l’onglet “heures” de votre projet, vous retrouverez toutes les informations concernant les entrées de temps liées à ce projet. En fonction du mode de facturation que vous avez sélectionné pour votre projet, les calculs vont s’adapter.
Pour savoir comment entrer son temps dans un projet, lisez notre article.
 

Les devis, factures, bons de commande, dépenses et avances de votre projet

 
Dans chacun de ces onglets, vous trouverez les informations associées à votre projet.

Dans ‘Devis’, vous verrez le ou les devis en lien avec le projet. Trois possibilités s’offrent à vous pour lier un devis à un projet :

  • Convertir directement un devis en projet.
  • Depuis votre devis, ajoutez le projet dans le champ “projet”
  • Ajouter un devis depuis la section “autres devis pour ce client non-associés à un projet”

 
Les devis dans le logiciel de facturation Kiwili
 
De même que pour les devis, vous retrouverez toutes les factures associées à votre projet dans “facture’ et tous les bons de commande dans l’onglet indiqué.
 
Gestion des factures dans le logiciel de facturation Kiwili
 
Sous l’onglet dépenses, vous trouverez toutes les dépenses liées à votre projet. Notez que vous pouvez ajouter des dépenses prévisionnelles afin d’avoir une meilleure vision sur les charges du projet et sur la marge que vous allez dégager à la fin de votre projet.

En fonction de la méthode de facturation que vous utilisez, vous pouvez demander une avance à votre client et l’ajouter dans l’onglet ‘avances’. L’avance s’ajoute directement dans le “Crédit” de la fiche de votre client. Vous pouvez utiliser cette avance à tout moment, pour payer une des factures de votre client liées à ce projet.
La section « Suivi » est prévue afin d’inscrire tous les commentaires nécessaires au projet. Ainsi, vous ne laisserez échapper aucun détail.
Personnalisez le format de vos messages de suivi, selon vos besoins en vous rendant à la section « Modèle du message de suivi des projets » sous « Configuration ».
 
Suivi de projet avec le logiciel de gestion de projet Kiwili
 

Clôturer un projet avec le logiciel de gestion de projet Kiwili

 
Une fois que vous avez livré le service au client et terminé votre projet, vous pouvez marquer les étapes et tâches comme terminées, en un seul clic ici :
 
Clôturer un projet avec le logiciel de comptabilité Kiwili
 
Vous savez maintenant comment gérer et optimiser un projet avec le logiciel de gestion en ligne Kiwili !
 

Visionnez le tutoriel gérer un projet avec Kiwili

 

Voir aussi nos autres vidéos :

1 – Bien démarrer avec Kiwili : configurez votre compte
2 – Configurez vos entreprises avec Kiwili
3 – Émettre un devis avec Kiwili
4 – Émettre une facture avec Kiwili 

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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !