Lorsqu’on est indépendant ou gérant d’une petite entreprise, on a besoin d’un logiciel en ligne de gestion de dépenses. Éviter de perdre les justificatifs des notes de frais, avoir une vision globale de la santé financière de l’entreprise, analyser et optimiser ses charges dans le but de faire des économies et gagner du temps, c’est autant de raisons qui vont vous convaincre d’utiliser un logiciel de gestion comptable pour vos frais professionnels, en ligne et gratuit comme Kiwili.

Les 8 avantages d’un outil de gestion de dépenses en ligne :

  1. Sauvegarde des justificatifs de dépenses de manière numérique pour ne plus les perdre,
  2. Automatisation des dépenses récurrentes, avec le choix de la récurrence (jours, semaines, mois ou années),
  3. Calcul des taxes des frais professionnels avec la possibilité de choisir entre différentes taxes préétablies,
  4. Suivi des dépenses via le tableau de bord général du logiciel en ligne, pour une vision à long terme,
  5. Organisation des frais professionnels en fonction des projets et des fournisseurs,
  6. Exportation des données des dépenses sous forme de fichier XML,
  7. Regroupement des dépenses communes d’un même projet,
  8. Classement des frais en fonction de leurs postes de dépenses, avec la possibilité de les lier ou non à un code comptable.

Comment gérer vos dépenses en ligne avec Kiwili ?

La fonction gestion de dépenses du logiciel en ligne Kiwili est simple et complète. Voici comment gérer vos sorties de fonds en trois étapes :

1) Enregistrer une nouvelle dépense professionnelle :

Pour ajouter une nouvelle dépense dans votre logiciel il suffit de cliquer sur « ajouter une dépense ».

Ensuite, c’est le moment d’entrer toutes les informations liées à vos frais : date de la dépense (date du jour proposée avec possibilité de la modifier), fournisseur, taxes (choix des différentes taxes, par défaut ou pré enregistrées), projet associé à la dépense, poste (avec la possibilité de le relier ou non à un code comptable), description de la dépense et
le prix (HT ou TTC les taxes se calculent automatiquement dans les deux sens, et le montant des taxes apparaît).

2) Se faire payer une note de frais professionnelle :

Pour une partie des freelances, vous aurez uniquement besoin d’enregistrer vos charges dans le logiciel dans le but de les déclarer au gouvernement et de suivre la santé financière de votre activité. En fonction de votre domaine d’activité, vous pouvez être amené à vous faire rembourser vos notes de frais par exemple un commercial itinérant. La fonction gestion de dépenses en ligne vous permet de le faire assez simplement.

 

 

Prenons comme exemple les frais kilométriques d’un consultant d’une PME.

  • Le consultant ajoute sa dépense de frais kilométrique, elle est alors au stade de « brouillon »
  • Le responsable valide la dépense de frais kilométrique, elle passe alors au stade « à payer »
  • La comptable émet le remboursent des frais kilométriques, elle est au stade de « payée »

 3) Analyser ses dépenses pour suivre la santé économique de son entreprise :

Les graphiques du tableau de bord de la page d’accueil se mettent à jour automatiquement dès qu’une charge est enregistrée.
En un seul coup d’œil, vous pouvez avoir une vision sur la santé financière de votre entreprise et on vous rappelle les dépenses qu’il vous reste à payer.

Quelques exemples de frais que vous pouvez gérer depuis l’outil de suivi des dépenses en ligne Kiwili :

  • Notes de restaurants professionnels
  • Frais kilométriques (frais de déplacement)
  • Matériel informatique
  • Loyers
  • Factures téléphoniques
  • Fournitures de bureau
  • Achat de matériel professionnel
  • Salaires *
  • Acquisition de licences

La liste n’est pas exhaustive, en fonction des différents domaines d’activités chaque entrepreneur peut ajouter les dépenses professionnelles qu’il souhaite dans le logiciel en ligne. Si vous êtes travailleur autonome au Québec, connaissez-vous les charges admissibles par le gouvernement que vous pouvez déduire lors de vos impôts ?

* Kiwili ne permet pas de faire les paies