Un logiciel de gestion du temps pour une agence de marketing et publicité vous offre l’avantage d’optimiser le suivi des heures effectuées sur vos projets de Marketing et communication ainsi que sur les tâches liées. Vous pourrez donc facturer rapidement à des taux horaires divers, recourir au système de banque d’heures, mais également permettre aux employés de l’agence de marketing de remplir leurs feuilles de temps de manière très simple.

Agence de marketing : Facturez en fonction de différents taux horaires

Dans votre agence de marketing et communication, vous travaillerez avec des assistants et responsables, des débutants et des personnes expérimentées. Grâce à Kiwili, vous pouvez renseigner leurs taux de facturation et leur salaire dans la section « Configuration/ Utilisateurs/ Taux et salaire ». Celui-ci vous permettra par la suite de pouvoir analyser et suivre la rentabilité de vos projets de manière beaucoup plus précise, sans oublier que la facturation sera automatisée avec toutes les données.

Marketing et PUB Logiciel Gestion du temps Taux de facturation et salaire

Ainsi, lorsque vous allez facturer du temps à vos clients, le taux horaire de l’employé de l’agence de marketing qui a réalisé la tâche sera pris en compte (« le taux horaire par personnel » doit être sélectionné comme méthode de facturation de votre projet).

Occasionnellement, il se peut que des employés de l’agence de marketing et pub travaillent en plus de leurs heures régulières. Il suffit donc de renseigner un taux de facturation en heures supplémentaires ainsi qu’un taux de salaire payé en heures supplémentaires.

Marketing et PUB Logiciel Gestion du temps Projet Taux horaire par personnel

Une fois paramétré dans le profil utilisateur et dans le projet, tout se calcule automatiquement, par exemple si un community manager junior (Facturé 50$/H, payé 20$/H) a passé 10h de travail sur la gestion des réseaux sociaux, et qu’un responsable de communication (Facturé 70$/H, payé 40$/H) a travaillé 5h sur l’élaboration du plan de communication digital. Lorsque vous allez importer le temps dans votre facture, le solde devrait être de 850$. En interne, vous avez accès à tous les détails pour la réalisation des paies des employés, mais également pour analyser la rentabilité de votre projet marketing.

Agence de marketing et publicité : Créer et gérer vos feuilles de temps rapidement en ligne

Renseigner son temps via la gestion des tâches

La première méthode est d’entrer son temps depuis une tâche. Pour une agence de Marketing, nous pouvons prendre comme exemple une tâche “Gestion des réseaux sociaux”. Lorsqu’un community manager veut ajouter son temps de travail, 4h par exemple, la feuille de temps sera déjà pré remplie avec toutes les informations de la tâche (nom du client, projet, étape, service et dans les notes les informations de votre tâche). La personne a toujours la possibilité de les modifier avant d’enregistrer son entrée de temps.

Marketing et PUB Logiciel Gestion du temps Entree de temps via Tache

Renseigner son temps manuellement via la gestion du temps

La deuxième méthode est d’entrer votre temps directement dans l’onglet « Temps ».

Renseigner son temps avec l’aide d’un chronomètre

Si certaines tâches de votre agence de marketing doivent être facturées à la minute près, vous avez à votre disposition des chronomètres. Si vous devez travailler sur plusieurs tâches en même temps, vous pouvez activer plusieurs chronomètres simultanément. Ensuite, il suffit de valider son temps. Lors de l’importation du temps de travail dans une facture, vous pourrez arrondir le temps indiqué (1/4h, 1/2h …).

Agences de marketing et communication, gérez les banques de temps de vos clients

Lorsque vous vendez une banque d’heure à vos clients pour un projet marketing, vous allez pouvoir les créer et les gérer dans Kiwili.

Le gestionnaire du projet marketing va créer son projet avec des étapes (Gestion des réseaux sociaux) et des tâches (Création des visuels, programmation des posts, réponses aux commentaires…) différentes (chacune aura un nombre d’heures estimées). Tous les collaborateurs du projet pourront entrer leur temps de travail sur les différentes tâches de ce projet de marketing et communication (Promotion de l’entreprise A).

La banque d’heure se mettra automatiquement à jour en fonction des entrées de temps des collaborateurs de l’agence de marketing.

Marketing et PUB Logiciel Gestion du temps Etape avancement

Avez-vous remarqué la barre d’avancement ? Elle vous permet de savoir où vous en êtes sur votre projet de rénovation d’intérieur (heures effectuées /heures estimées).

  • Blanc, pas encore commencé
  • Vert, avancement de 0 à 90%
  • Orange, il reste moins de 10%
  • Rouge, le temps estimé est dépassé

Grâce à cet article et notre logiciel en ligne, vous allez pouvoir gérer le temps de travail et les banques d’heures pour votre agence de marketing et communication simplement. Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté au domaine du marketing et de la PUB, voici nos prochains articles (à venir prochainement) :

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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !