Comment gérer les heures supplémentaires dans le logiciel Kiwili ?

Besoin de gérer les heures supplémentaires de vos utilisateurs ? Kiwili vous aide dans votre gestion du temps. Voici quelques astuces pour utiliser au mieux cette fonctionnalité.

La gestion des heures supplémentaires sur Kiwili se fait en plusieurs étapes. Tout d’abord, vous devez configurer les horaires des utilisateurs. Pour cela, rendez vous dans Configuration / Utilisateurs / Horaires.

Horaires Temps Kiwili

Ici, vous pourrez définir l’emploi du temps de chaque utilisateur de votre Kiwili. En faisant cela, chacun d’eux se voit attribuer un nombre d’heures à effectuer par semaine. Il sera donc possible par la suite de différencier les heures normales des heures supplémentaires. Pour cet article, nous allons prendre pour exemple que notre utilisateur a un planning de 35h par semaine.

La gestion des banques d’heures

Une fois cette étape effectuée, vous pourrez ensuite vous rendre dans l’onglet suivant “Banques d’heures » qui est situé juste à sa droite.

Banques d'heures Kiwili

Mais vous vous demandez peut-être qu’est ce qu’une banque d’heure et comment cela fonctionne ? C’est très simple.

Une fois que l’utilisateur a effectué toutes les heures prévues dans son emploi du temps de la semaine, les heures supplémentaires qu’il entrera iront directement dans sa banque d’heures. Ces heures supplémentaires pourront alors être récupérées en congé par exemple.

Si notre utilisateur entre 37h cette semaine, alors que ses horaires sont de 35h, il aura 2h dans sa banque d’heures. Il pourra alors, par exemple, utiliser ces 2h pour un éventuel congé futur, ou encore ne travailler que 33h la semaine suivante.

Ainsi, dans l’onglet “Banques d’heures” vous pourrez ajouter ou supprimer des banques d’heures et voir les soldes d’heures actuel et du début de la semaine.

Lors de l’ajout, vous pouvez entrer plusieurs informations concernant la banque d’heures à ajouter.

  • A partir du : définit la date de début de la banque d’heures
  • Solde à l’ouverture : définit le nombre d’heures déjà effectuées par l’utilisateur à l’ouverture de la banque d’heure.
  • Limite du solde hebdomadaire : définit le nombre d’heures supplémentaires maximales prises en compte dans la banque d’heures par semaine. (La saisie de temps n’est pas bloquée pour l’utilisateur)
  • Limite du solde : définit le nombre maximal d’heures supplémentaires autorisées dans la banque d’heures. (La saisie de temps n’est pas bloquée pour l’utilisateur)

Gestion du temps Kiwili

La gestion des heures supplémentaires à payer

Un deuxième cas de figure est également possible pour la gestion des heures supplémentaires. En effet, il est possible de payer les heures supplémentaires au lieu de les convertir en congé via les banques d’heures.

Pour cela rien de plus simple, rendez vous dans la section “Temps” de votre Kiwili et cliquez sur le bouton “Gestion des entrées de temps”.

Ici, vous pourrez voir toutes les heures entrées par vos collaborateurs et simplement cocher les cases de la colonne “Heures supplémentaires” pour les marquer comme heures supplémentaires à payer. Automatiquement, elles ne seront ni considérées comme des heures effectuées d’horaires planifiées ou de banques d’heures.

Par exemple, notre utilisateur travaille 40h cette semaine au lieu de 35h, il aura donc 5h supplémentaires. Il décide de marquer 2h en heures supplémentaires à payer. Les 3h restantes sont alors envoyées directement dans sa banque d’heures.

Heures supplémentaires Kiwili

Il est tout à fait possible d’autoriser les utilisateurs à définir eux mêmes leurs entrées de temps comme heures supplémentaires. Pour cela, il vous suffira d’aller dans Configuration / Profil de l’entreprise et cochez la case “Autoriser les utilisateurs à marquer les heures comme heures supplémentaires”.

Gestion Heures supplémentaires Kiwili

Une case “Temps supplémentaire” apparaît alors lors de la création d’entrée de temps. Si vous ne l’autorisez pas, seuls les administrateurs et ceux avec le droit d’accès “feuilles de temps de l’équipe”, ayant accès au bouton “Gestion des entrées de temps”, pourront marquer les heures comme heures supplémentaires.

Temps supplémentaire Kiwili

Le rapport “Solde des heures travaillées et des banques d’heures”

Enfin, la fonctionnalité des heures supplémentaires va de pair avec le rapport “Solde des heures travaillées et des banques d’heures”.

Grâce à ce rapport, vous pourrez visualiser trois catégories d’informations :

  • Les heures travaillées par semaine pour chaque utilisateur, dont les heures planifiées dans les horaires, les heures effectuées et le solde restant.
  • Les banques d’heures par semaine pour chaque utilisateur, dont le dépassement hebdomadaire, le solde actuel et le dépassement total.
  • Les heures à payer par semaine pour chaque utilisateur, dont les heures régulières et supplémentaires.

Rapport Heures Kiwili

En conclusion, il y a deux cas de figures dans la gestion des heures supplémentaires lorsque l’utilisateur dépasse sa limite hebdomadaire :

  • Les heures supplémentaires sont ajoutées à la banque d’heures afin d’être reportées sur les prochaines semaines ou en tant que congé.
  • Les heures supplémentaires sont payées et n’apparaissent pas dans la banque d’heures.

Pour toutes autres questions relatives à la fonctionnalité des heures supplémentaires de Kiwili, n’hésitez pas à contacter notre équipe sur le support en ligne ! Nous serons heureux de vous aider et de répondre à l’ensemble de vos questions ou suggestions 😉

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