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La conciliation (ou le rapprochement bancaire) est utile pour savoir si les mouvements de liquidités inscrites dans les livres de l’entreprise sont en adéquation avec les relevés bancaires.

Kiwili vous offre deux méthodes de conciliation : la conciliation via l’importation d’un relevé bancaire et la conciliation sans fichier.

La conciliation avec fichier vous permet d’importer votre relevé bancaire directement sur Kiwili afin de créer les données manquantes (dépenses, factures, entrées de journal) directement depuis l’interface de conciliation. A l’inverse, la conciliation sans fichier vous permet simplement de concilier les données déjà présentes sur votre compte.

 

Afin de faire votre conciliation bancaire sans fichier dans Kiwili :

 

1) Rendez-vous à la section “Conciliation bancaire” sous “Comptabilité”.

 

2) Cliquez sur “Conciliation sans fichier”

 

3) Procédez à la conciliation bancaire.

 

 

Grâce à la conciliation sans fichier, vous pouvez concilier vos entrées sans importer le fichier du relevé bancaire.

Vous pouvez donc simplement vous référer à la version papier de votre relevé, puis concilier les entrées créées sur votre compte Kiwili. Il ne vous restera plus qu’à créer les lignes du relevé qui n’ont pas encore été entrées dans votre Kiwili via les fonctionnalités principales.

 

La procédure est donc simple :

 

  • Renseignez la période à concilier, ainsi que les soldes d’ouverture et de fermeture.
  • Cochez les cases des lignes pour les concilier.
  • Créez les lignes du relevé qu’il manque sur votre compte Kiwili.

 

 

Afin de faire votre conciliation bancaire via un relevé bancaire dans Kiwili :

 

1) Rendez-vous à la section “Conciliation bancaire” sous “Comptabilité”.

 

2) Récupérez le fichier de votre relevé bancaire.

 

Vous trouverez vos relevés bancaires aux formats CSV, ou OFX Quicken, ou OFX Microsoft Money, directement sur le site internet de votre compte bancaire. Une fois récupérés, importez les sur Kiwili en cliquant sur le bouton d’importation.

Pour plus d’information nous vous invitons à consulter le site internet de votre banque :

https://www.desjardins.com/fr/services_en_ligne/accesd_affaires/soutien/guiderel.pdf

https://www.tdcanadatrust.com/francais/easyweb5/help/banking/facc00089.jsp

https://www.bnc.ca/particuliers/comptes/en-ligne/faq.html

https://www.rbcbanqueroyale.com/banqueendirect/bankingusertips/accountingsoftware/index.html

https://www1.scotiaconnect.scotiabank.com/help/secured/fr_CA/account_statement_advanced_file_exports.htm

 

3) Cliquez sur “Importer un relevé bancaire” et sélectionnez le relevé au format CSV ou OFX.

 

Un nouvel interface vous montre les données du relevé bancaire. Sélectionnez ensuite le compte bancaire correspondant sur votre compte Kiwili, et n’oubliez pas de spécifier les bonnes dates en accord avec le relevé bancaire afin que les données à concilier correspondent.

Enfin, une fois toutes les informations renseignées, confirmez l’importation.

 

Attention, certains paramètres concernant les fichiers OFX sont à prendre en compte :

  • Il se peut que la date dans le fichier OFX ne soit pas la date de la dernière transaction, donc qu’il y ait une erreur dans le fichier. Si c’est le cas, vous serez avisé par un petit triangle rouge à côté de la date (voir la photo ci-dessous). Cela s’est généralement produit pour des fichiers provenant de Desjardins, où c’est la date de téléchargement du fichier qui apparaît. Il faut donc corriger cette date avant de procéder à la conciliation.
  • De plus, les fichiers OFX pour les relevés de carte de crédit comportent parfois un solde à 0 en fin de relevé (c’est le cas entre autres pour les fichiers produits par Desjardins). Reportez vous alors à votre relevé papier pour connaître le solde réel en fin de période.
  • Enfin, sur Kiwili, les soldes de cartes de crédit négatifs sont considérés comme un manque d’argent et les soldes positifs comme un surplus. Donc pensez à adapter le solde du relevé avant de concilier si besoin. Pour cela, allez dans configuration / comptes bancaires et cliquez sur le solde afin de voir la liste des soldes et les modifier.

 

 

4) Procédez à la conciliation bancaire.

 

 

L’importation du relevé bancaire étant complétée, vous verrez apparaître le solde d’ouverture, le solde final, le solde concilié et l’écart. L’objectif est donc de concilier toutes les transactions afin d’obtenir un écart de 0.

 

Pour chaque transaction négative (prélèvement) procédez aux actions nécessaires à l’aide du menu déroulant sur la droite :

 

  • “Concilier/rapprocher” : applicable si la dépense, le paiement ou l’entrée de journal ont déjà été entrés dans Kiwili.
    Cliquez sur le bouton « Concilier/rapprocher » puis cochez dans la nouvelle fenêtre le(s) paiement(s), dépense(s), entrée de journal associé(s) et enregistrez. Cette action conciliera la ou les transactions sélectionnées.
  • “Créer comme dépense” : applicable lorsque la ligne correspond à une dépense non créée dans Kiwili.
    Cliquez sur le bouton “Créer comme dépense”, puis remplissez les champs requis (“Fournisseur”, “Taxes”, “Projet”, “Poste”, “Description”, “Moyen de paiement”) et enregistrez. Cette action créera dans Kiwili la dépense ainsi que le paiement, de même que l’entrée de journal associée.
  • “Ajouter comme entrée de journal” : applicable lorsque vous souhaitez créer une entrée de journal manuelle pour cette transaction. Cliquez sur le bouton “Ajouter comme entrée de journal”. Dans la fenêtre “Entrée de journal”, cliquez sur “Ajouter une ligne” et entrez les champs requis (“Description”, “Code”, “Description”, “Débit” / “Crédit”), puis enregistrez et postez.
  • “Ignorer” : vous permet d’ignorer la conciliation de cette ligne du relevé bancaire.
  • « Supprimer » : vous permet de supprimer la conciliation de cette ligne du relevé bancaire.

 

Pour chaque transaction positive (versement) procédez aux actions nécessaires à l’aide du menu déroulant sur la droite :

 

  • “Concilier/rapprocher” : applicable si la facture, le paiement ou l’entrée de journal ont déjà été entrés dans Kiwili.
    Cliquez sur le bouton « Concilier/rapprocher » puis cochez dans la nouvelle fenêtre le(s) paiement(s), facture(s), entrée de journal associé(s) et enregistrez. Cette action conciliera la ou les transactions sélectionnées.
  • “Ajouter comme paiement d’une facture” : applicable lorsque la ligne correspond à un paiement de facture non créée dans Kiwili.
    Cliquez sur le bouton “Ajouter comme paiement d’une facture”, puis sélectionnez dans le menu déroulant la facture, entrez la description et le moyen de paiement, puis enregistrez. Cette action affectera le paiement à la facture et créera l’entrée de journal associée.
  • “Ajouter comme entrée de journal” : applicable lorsque vous souhaitez créer une entrée de journal manuelle pour cette transaction.
    Dans la fenêtre “Entrée de journal”, cliquez sur “Ajouter une ligne” et entrez les champs requis (“Description”, “Code”, “Description”, “Débit” / “Crédit”), puis enregistrez et postez.
  • “Ignorer” : vous permet d’ignorer la conciliation de cette ligne du relevé bancaire.
  • « Supprimer » : vous permet de supprimer la conciliation de cette ligne du relevé bancaire.

 

Votre conciliation est faite ! Apprenez maintenant comment générer des chèques et faire votre fermeture d’année