La gestion de projet, c’est beaucoup de concepts théoriques et encore plus de questionnements personnels. Comment bien gérer mon équipe ? Quelles sont les tâches qu’ils restent à réaliser ? Où en est l’équipe marketing ? Quand on commence à travailler en équipe pour répondre à un objectif commun, on se rend vite compte que la gestion de projet, c’est très concret.
La pression peut vite monter, en particulier lorsqu’il faut gérer des effectifs (et des projets) importants. Organiser le temps de travail de chacun, suivre les avancées de chaque tâche, présenter les résultats au client, les dimensions à prendre en compte sont nombreuses. On peut vite se sentir perdu.
Ils existent pourtant des outils de gestion pour vous aider à mieux gérer vos projets : les logiciels de gestion de projet en ligne (comme Kiwili par exemple). Découvrons ensemble tous leurs avantages !
Sommaire
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?
Gagner du temps au travail avec un outil de gestion de projet
Faciliter le travail en équipe avec un logiciel de projet
Sécuriser les données importantes
Être plus professionnel
Quel logiciel de gestion en ligne utiliser ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?
Avant de vous parler des avantages d’un logiciel de gestion de projet en ligne, un peu de définitions. Un outil de gestion de projet en ligne est un outil accessible depuis n’importe quel navigateur internet. La grande différence avec un logiciel traditionnel, c’est qu’il n’a pas besoin d’être installé sur un ordinateur pour être utilisé.
Ils gèrent les différents aspects de votre projet. Répartition des missions, calendrier commun, documents partagés, tableaux de bord avec indicateurs et bien plus. Le but de ces logiciels est de vous aider à mieux organiser vos projets en automatisant vos tâches tout en centralisant vos données.
Ils sont généralement facturés au mois ou à l’année.
C’est la version numérique de tout ce que vous mettez en place avec vos équipes pour vous organiser. Son principal intérêt est de créer un cadre de travail commun et professionnel, ce qui vous aide à coordonner le travail de chacun et avoir une meilleure lisibilité.
Kiwili par exemple, offre un tableau de bord qui vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur les coûts du projet, vos dépenses et bien d’autres éléments, d’un simple coup d’oeil.
Gagner du temps avec un outil de gestion de projet
Le premier avantage d’un outil de gestion de projets en ligne est le gain de temps. Une fois que vous aurez bien défini les fonctionnalités qui vous intéressent et comment vous et votre équipe allez l’utiliser avec, vous vous demanderez comment vous avez pour travailler sans jusqu’à maintenant !
En effet, une fois que vous avez déterminé les processus de travail avec ce logiciel, vous allez gagner un temps précieux et faciliter la planification de vos tâches. Avec des tableaux de bord qui vous permettent d’avoir une vue d’ensemble sur le projet, des documents partagés et des informations centralisées, vous allez rassembler sur une seule plateforme tous les éléments qui composent votre projet.
L’idée est de limiter au maximum le nombre d’outils pour que tout le monde dispose des mêmes informations et puisse travailler sur un support commun. Cela évite de se disperser et de rentrer les mêmes informations sur plusieurs documents (au risque de faire des erreurs entre temps).
Faciliter le travail en équipe avec un logiciel de projet
Si tout le monde a accès à la même planification, le travail en équipe est grandement simplifié.
Plus besoin d’avoir des copies sur des clés USB dont les documents ne sont plus à jour, fini les moments de panique lorsqu’un collaborateur n’est pas là et qu’on a besoin d’accéder à un document. Ici, tout se passe en ligne. Chacun a accès aux informations dont il a besoin, et peut travailler en autonomie tout en partageant son travail avec l’équipe du projet. Tout est accessible à tout moment, instantanément.
La force des outils de gestion de projet en ligne est qu’ils sont accessibles depuis n’importe quel navigateur. Votre équipe travaille avec Windows, Mac ou Linux ? Pas de problème pour savoir si le logiciel est compatible, une connexion internet suffit pour utiliser une application de gestion de projets en cloud.
Sécuriser les données importantes
Un bon logiciel cloud (infonuagique) de gestion de projets est un service en ligne stocké sur des serveurs sécurisés. Les données disposent de copies permanentes, et vous n’avez donc aucun moyen de perdre des documents importants. Fini le café qui se renverse sur votre unique exemplaire du brief de votre client, adieu la panne technique de votre ordinateur une heure avant une réunion, tout est soigneusement stocké en ligne et protégé.
Et rien ne vous empêche de garder des copies de vos documents au fur et à mesure de vos avancées.
Être plus professionnel
Utiliser un outil dédié à la gestion de projet est le premier pas dans la professionnalisation de votre organisation. Définir et instaurer des manières de faire nécessite un premier temps d’adaptation, mais une fois qu’ils sont bien intégrés, vous allez être bien plus efficace.
Ce cadre incite en effet à la rigueur.
Le fait de disposer d’un outil collaboratif implique que toutes les parties prenantes doivent se l’approprier sérieusement pour bénéficier de tous ses avantages. Cela ne signifie pas pour autant que votre équipe sera complètement dépendante du logiciel. Il suffit de prendre quelques bons réflexes, par exemple :
- Mettre en ligne ses documents de travail à la fin de la journée
- Créer des notes de suivi pour faire le point
- Entrer ses heures de travail
- Toutes ces indications permettront au chef d’équipe et aux autres collaborateurs d’avoir une trace permanente de ce qui se passe. Tout cela est bien entendu complété par les dispositifs plus traditionnels (réunions, échanges directs, présentation).
Un outil de gestion en ligne ne remplace pas la gestion de projet, il ajoute un cadre propice à la rigueur et à l’efficacité collective. C’est l’outil idéal pour piloter correctement vos projets.
Quel outil de gestion en ligne utiliser ?
S’il y a bien un outil de gestion qui peut vous aider à gérer vos projets et votre entreprise, c’est Kiwili !
Logiciel de gestion tout-en-un, Kiwili a pour avantage de combiner les fonctionnalités d’un logiciel de gestion (comptabilité, facturation, devis, etc.) et de gestion de projet.
Avec Kiwili, vous n’aurez pas à faire le pont entre différents logiciels. Toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin sont à votre disposition.
Le module de gestion de projet de Kiwili vous permet de planifier, structurer et suivre vos projets de façon intuitive et agile, sans rien oublier :
- Définissez toutes les étapes requises avec le temps prévu et les échéances.
- Liez vos projets à des devis et factures.
- Ajoutez les dépenses engagées.
- Entrez des suivis de projet personnalisés.
- Ajoutez des documents.
- Collaborez avec votre équipe.
- Générez des rapports de projet.
Diagramme de Gantt, tableau Kanban, création de projets à partir de devis, le logiciel en ligne Kiwili est un outil de gestion puissant qui vous aidera à aller plus loin dans votre gestion de projet et le développement de votre entreprise.
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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !