Que l’on soit chef d’équipe ou responsable de sa propre activité, bien planifier ses projets est essentiel pour être efficace. Cela permet d’organiser son temps dépendamment du travail à réaliser, et de garantir son efficacité sur le long terme. La planification implique cependant une certaine rigueur en amont et pendant la réalisation des missions assignées. Optimisation du temps, réduction des délais, découvrons ensemble tous les avantages de la planification de projet et comment la réussir grâce à nos techniques et nos conseils.

SOMMAIRE

  1. Qu’est-ce que la planification de projet ?
  2. Comment planifier un projet ?
  3. Les bonnes pratiques de la planification et gestion de projet
  4. Utiliser un logiciel de gestion de projet

 

Qu’est-ce que la planification de projet ?

La planification de projet correspond à l’organisation des tâches à réaliser sur une période donnée. L’objectif de la planification est de déterminer le coût, les ressources mobilisées et la meilleure manière d’ordonnancer toutes les tâches à effectuer. D’avoir une vision claire de son projet et de le réaliser dans un minimum de temps en bref.

La planification de projet clarifie également le rôle de chacun dans la répartition des tâches et du travail attendu. Elle renforce la collaboration et la cohésion des équipes. Instaurer une organisation des tâches à réaliser incite les membres de l’équipe à réaliser leur part du travail efficacement. Chaque membre doit avoir conscience qu’un retard sur ses tâches entraînera le retard de leur coéquipier.

Une fois que les missions ont été correctement agencées et attribuées, ce cadre permet de faire un suivi plus précis de son travail et de son avancement. Avoir connaissance de l’ensemble des tâches, de leurs dépendances et de leur organisation chronologique au sein du projet est crucial. Elle permet d’anticiper d’éventuels problèmes et leur impact potentiel sur le tôt.

Plus l’on s’organise en amont et avec rigueur, plus l’on gagne en efficacité.

 

Comment planifier un projet ?

La première étape de la planification de projet est l’identification des tâches à accomplir. Faire l’inventaire de toutes les missions à réaliser est nécessaire pour être sûr d’atteindre son objectif dans les temps, en plus d’offrir plusieurs avantages. En prenant en compte chaque élément, vous allez pouvoir vous projeter et faciliter l’organisation de ces tâches. Vous allez mieux vous représenter le projet et ses processus de réalisation. Pour chacune de ces tâches, vous devrez déterminer :

  • le temps de travail prévu (un minimum et un maximum)
  • le coût
  • la date maximale de la réalisation
  • les compétences mobilisées (dans le cas du travail en équipe)
  • le responsable de la mission.

Il faut aussi garder à l’esprit les contraintes extérieures (mise au point avec le client, délai avec un prestataire, achat de matériel, etc.) pour ne pas se faire rattraper par la réalité. N’hésitez pas à surestimer ces informations et à vous laisser une certaine marge de manoeuvre. Il vaut mieux que vous finissiez un projet en avance qu’en retard !

À partir de cette liste de tâches, vous disposerez ainsi de tous les éléments que vous pourrez répartir sur votre calendrier et à votre équipe. La priorisation des tâches, c’est-à-dire l’ordonnancement des tâches les unes par rapport aux autres, est une étape à ne pas manquer.

Pensez à bien identifier les tâches qui empêchent la réalisation d’autres missions. Cela évitera de se retrouver bloqué en attendant qu’un collègue ou un prestataire remplisse sa mission. Si vous avez des contraintes de ce type, profitez-en pour accomplir d’autres tâches et optimiser votre horaire.

 

Les différents types de planification

Il existe plusieurs types de planification. Chaque activité a son mode de fonctionnement et ses impératifs. À vous de trouver celle qui correspond le mieux à votre style de travail. Le plus important est d’être rigoureux dans l’inventaire des tâches à réaliser, afin de partir sur une base solide.

  • La planification verticale
    Aussi appelée planification quotidienne, il s’agit d’une planification minutieuse heure par heure des tâches au sein de vos journées. Ce type de planification consiste à détailler l’ordre de vos activités et le moment exact où chacune d’entre elles aura lieu. Cette planification vous permet une vision claire de vos journées et de leur déroulement. Vous avez la certitude de ne rien oublier et de pouvoir réaliser chaque tâche.
  • Planification horizontale
    La planification horizontale ne se base pas sur les heures de façon précise, mais sur les journées de travail dans leur globalité. Ce type de programmation est aussi dit hebdomadaire ou mensuel (tout dépend jusqu’où s’étend votre planification). Cette planification permet de répartir votre charge de travail et de mettre vos priorités en évidence. Ne créez tout de même pas une planification trop stricte. En effet, au fil des semaines des imprévus peuvent survenir et de nouvelles tâches viendront s’ajouter à votre planning. Laissez-leur de la place, cela vous évitera d’être débordé.
  • Planification mixte
    La planification mixte est le mélange entre la planification horizontale et verticale. Vous planifiez vos tâches sur du moyen / long terme jour par jour, et ce pour plusieurs semaines. Parallèlement, vous attribuez une durée de réalisation à chaque tâche. Vous bénéficierez donc à la fois d’une vue d’ensemble et d’une planification détaillée. Ce modèle peut paraître utopique, mais si votre projet a été mûrement réfléchi en amont, ceci est tout à fait réalisable. Il faut juste que l’ordre des tâches et leur durée de réalisation aient été minutieusement pensés.

 

Les bonnes pratiques de la planification et gestion de projet

Savoir ce que l’on a à faire et bien le répartir ne suffit pas. Il faut aussi :

1) Travailler en équipe
En tant que chef d’équipe, c’est à vous de définir l’objectif à réaliser et les moyens mis en place. Vous êtes potentiellement le seul contact avec le client et c’est sur vous que tout repose. Malgré cela, Il faut être conscient de son environnement et de l’importance de ses collaborateurs. Votre équipe de projet est potentiellement composée d’experts aux compétences variées. Ils peuvent avoir une vision différente et des idées intéressantes pour le projet et son agencement. N’hésitez pas à les impliquer rapidement pour faire l’inventaire des tâches qu’ils auront à réaliser et à tenir compte de leurs contraintes aussi. Une meilleure implication de votre équipe permettra de créer un climat de confiance et de bonnes conditions de travail.

2) Prévoir de la marge
Lorsqu’on fait la planification d’un projet, on a souvent tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour réaliser une tâche. Visez donc large, pour être certain de tenir vos délais. Il vaut mieux avoir plus de temps que pas assez.

3) Savoir s’arrêter
S’il faut prévoir de la marge, il faut aussi savoir s’arrêter. Quand on voit qu’une étape du projet bloque complètement et retarde l’ensemble de l’équipe, il ne faut hésiter à reconsidérer le travail à réaliser et les moyens à disposition afin d’éviter que le projet ne s’enlise.

4) Faciliter l’accès à l’information
La transmission de l’information est une dimension indispensable de la gestion de projet. Garantir l’accès aux informations clés et aux documents de travail crée un contexte favorable au travail en équipe et évite des pertes de temps sur des petits détails. Un dossier partagé sur Google Drive, un tableau affiché dans une salle avec la liste des missions à effectuer selon les personnes, chaque entreprise a une recette qui lui correspond.

 

Utiliser un logiciel de gestion de projet

Un logiciel de gestion de projet présente de nombreux avantages. Son premier intérêt est de poser un cadre de travail commun et d’automatiser certains processus récurrents. Par exemple, le calcul de rentabilité, la mise à jour de tableaux de bord de suivi de projet ou la mise en forme d’une todo-list. En centralisant toutes ces informations, vous gagnerez un temps conséquent pour analyser votre projet et faire le suivi avec vos collaborateurs.

Kiwili est la solution parfaite pour planifier vos projets. Le logiciel de gestion de projet Kiwili vous permet de planifier, structurer et suivre vos projets de façon intuitive et agile :

  • Définissez toutes les étapes requises avec le temps prévu et les échéances.
  • Attribuez les responsables pour chaque tâche et notifiez-les directement par courriel
  • Ajoutez les dépenses engagées
  • Intégrez des documents et des notes de suivi
  • Générez des rapports de projet.

La force de Kiwili est de lier la gestion de projet à l’activité réelle de votre entreprise. Une fois que votre client a confirmé votre devis, vous pouvez directement commencer à travailler dessus en le convertissant en projet.

Tous les éléments que vous aurez facturés seront convertis en étape du projet, et vous n’aurez plus qu’à définir le temps de travail si ce n’est pas déjà indiqué dans votre devis.

 

La planification de projet est une dimension de votre travail à ne pas négliger. Un projet bien pensé est un projet bien mené. Le temps passé à l’organiser sera largement rentabilisé si vous tenez jusqu’au bout la logique que vous avez définie et que vous vous laissez une certaine marge de manoeuvre en amont.

L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet aide grandement à l’organisation. Il permet de disposer d’informations claires et évolutives (temps de travail par employé, état d’avancement du projet, rentabilité, etc.).

Kiwili est la solution idéale pour les entrepreneurs, car elle allie les avantages d’un logiciel de gestion en ligne à un outil de gestion de projet très puissant.

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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !