Facturation électronique obligatoire en Belgique : comment rendre votre entreprise conforme avec le logiciel Kiwili et Peppol

À partir du 1ᵉʳ janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA devront émettre et recevoir des factures électroniques structurées pour leurs transactions B2B. Les factures papier et PDF ne seront plus considérées comme conformes pour ces opérations.

Bonne nouvelle : le logiciel de facturation en ligne Kiwili se connecte désormais au réseau Peppol et vous permet de respecter cette nouvelle obligation légale tout en simplifiant vos processus de facturation.

Ce tutoriel a trois objectifs :

• Expliquer la réforme belge et les termes légaux essentiels ;
  
• Comment Kiwili devient un logiciel de facturation conforme à la facture électronique belge (Peppol, B2B 2026) ;
  
• Guider étape par étape pour connecter Kiwili à Peppol et envoyer vos premières factures électroniques.
  

 

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1. La réforme belge sur la facturation électronique : ce que vous devez vraiment savoir

1.1. Qui est concerné et à partir de quand ?

Selon le site officiel belge de l’e-facturation, à compter du 1ᵉʳ janvier 2026 :

• toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique doivent :
  • émettre des factures électroniques structurées pour leurs ventes B2B ;
  • recevoir des factures électroniques structurées de leurs fournisseurs B2B ;
• l’obligation vise les transactions entre entreprises (B2B), sur le territoire belge ;
• la facturation B2C (vers des particuliers) reste hors du champ de l’obligation, mais les entreprises doivent être prêtes à recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs.

Les autorités belges rappellent également que les factures électroniques doivent respecter les exigences TVA classiques (mentions obligatoires, langue, devise, etc.), même si le support devient 100 % numérique.

👉 Pour les détails officiels (FAQ, exemples, cas particuliers), vous pouvez consulter le site du gouvernement :
Pour qui la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire ?

1.2. Peppol : le canal par défaut pour la facture électronique belge

Pour garantir l’interopérabilité entre tous les logiciels et toutes les entreprises, la Belgique a choisi le réseau Peppol (https://directory.peppol.eu/public/locale-en_US/) comme canal standard pour la facturation électronique :

• Peppol est un réseau ouvert et sécurisé permettant d’échanger des documents structurés (factures, notes de crédit, bons de commande, etc.) entre entreprises et administrations.
• Les factures doivent suivre la norme européenne EN 16931, matérialisée dans le format Peppol BIS (basé sur UBL).
• Un arrêté royal a confirmé que Peppol est la méthode par défaut pour l’émission de factures électroniques dans le cadre de la réforme belge.

Concrètement, cela signifie que :

• votre logiciel de facturation (ici, Kiwili) doit être capable de :
  • générer une facture structurée au bon format ;
  • l’envoyer à votre client via un point d’accès Peppol ;
• votre client doit être enregistré dans le réseau Peppol pour recevoir la facture directement dans son propre système.

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2. Kiwili : un logiciel de facturation en ligne compatible Peppol et conforme à la réforme belge

2.1. Kiwili, votre logiciel de facturation électronique pour la Belgique

Kiwili est un logiciel de gestion et de facturation en ligne conçu pour les indépendants, freelances et PME. Il centralise :

• la gestion de vos clients et fournisseurs,
• la création et l’envoi de devis et factures en ligne,
• la gestion de projet et de temps
• la comptabilité, le suivi des paiements, les rapports, etc.

Avec la réforme belge de 2026, Kiwili ajoute une brique clé :
👉 la connexion au réseau Peppol pour l’envoi de factures électroniques B2B conformes.

En pratique, Kiwili devient :

• un logiciel de facturation électronique conforme en Belgique (facture électronique B2B 2026, Peppol, TVA) ;
• un ERP de facturation en ligne adapté aux besoins des indépendants et des PME belges ;

2.2. Intégration avec un point d’accès Peppol certifié

Pour se connecter au réseau, Kiwili s’appuie sur la plateforme Recommand, un fournisseur de services Peppol certifié :

• Recommand offre une plateforme d’intégration Peppol complète (API, tableau de bord, gestion sécurisée des documents UBL) et indique être un fournisseur Peppol certifié.
• Cette couche technique gère pour vous :
  • l’envoi des factures au format Peppol ;
  • la vérification que votre client est bien enregistré dans le réseau ;
  • le suivi des documents envoyés et reçus.

Avec la nouvelle intégration :

• Kiwili reste votre interface métier (création de facture, gestion client, comptabilité, projet, temps) ;
• Recommand gère la connexion Peppol en arrière-plan ;
• vous respectez la norme légale.

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3. Tutoriel : comment connecter Kiwili à Peppol (Recommand) et envoyer vos factures électroniques

Dans cette partie, nous suivons les 4 grandes étapes :

1. Application Recommand
2. Connexion avec votre compte Kiwili
3. Recherche des ID dans Peppol et ajout dans la fiche client Kiwili
4. Envoi des factures (manuellement ou en groupe)

3.1. Étape 1 – Créer votre compte sur l’application Recommand (Peppol)

1. Rendez-vous sur le site : https://www.recommand.eu/fr-FR
2. Cliquez sur « Commencer » pour accéder à l’application (app.recommand.eu).

 

3. Choisissez le plan tarifaire adapté :

Un plan gratuit existe pour démarrer, avec un nombre limité de documents mensuels. Vous pourrez ensuite passer à un plan payant si votre volume de factures augmente.

Notez qu’il y a une mention sur leur site : Déduction de 120% des coûts sur la facturation électronique pour les entreprises belges.

4. Créez un compte au nom de votre entreprise :

• • dénomination de la société ou nom d’indépendant ;
  • numéro de TVA belge ;
  • coordonnées de contact

 

5. Une fois votre compte créé, notez les informations importantes qui serviront à Kiwili. Vous devez aller dans votre profil puis API keys – Create API Keys. Vous devez copier coller les informations de APi Keys et Secret (Attention vous aurez accès au code Secret une seule fois, il faut donc bien le noter directement) dans la partie profil d’entreprise – Intégration Peppol (prochain paragraphe).

 

Astuce : conservez ces informations dans un endroit sécurisé, car ce sont vos clefs d’accès techniques au réseau Peppol via Recommand.

3.2. Étape 2 – Connecter Recommand à votre compte Kiwili

Côté Kiwili, l’objectif est de lier votre compte Kiwili au compte Recommand que vous venez de créer, afin que les factures générées dans Kiwili puissent être envoyées automatiquement sur Peppol.

1. Allez dans Configuration – Profil d’entreprise de votre compte Kiwili
2. Renseignez les données fournies par Recommand :

Vous devez activer l’intégration avec Peppol en cochant la case, puis ensuite remplir les informations : Clé API, Secret API et votre numéro d’identification sur le réseau Peppol.

3. Lancez un test de connexion :

• • Kiwili devrait afficher un message de type « Connexion réussie » si tout est correctement configuré ;
  • en cas d’erreur, vérifiez soigneusement chaque identifiant.

3.3. Étape 3 – Rechercher les ID Peppol de vos clients et les ajouter dans Kiwili

Pour que Kiwili sache à qui envoyer la facture sur le réseau Peppol, chaque client B2B doit être identifié dans Peppol.

Pour cela vous devez chercher sur le site Peppol : https://directory.peppol.eu/public/locale-en_US/menuitem-search

1. Recherchez votre client
2. Lorsque vous trouvez le bon résultat : Copier son ID Peppol (par exemple un identifiant de type « 0208:BE0123456789 » ou similaire). Notez que les entreprises Belges ont un Id qui commence par 0208. Vérifiez bien la dénomination et l’adresse pour éviter les homonymes.

Vous allez ensuite copier l’ID et venir le coller dans la fiche client dans votre Kiwili dans l’espace dédié.

Répétez l’opération pour tous vos clients B2B belges assujettis à la TVA, en priorité ceux avec lesquels vous facturez le plus souvent. Vous devez avoir l’adresse postale, le nom de l’entreprise qui correspondent aux mêmes coordonnées que sur le site Peppol sinon vous aurez un message d’erreur.

Astuce : créez une liste des clients “Peppol-ready” dans Kiwili (via un champ personnalisé). Cela vous aidera ensuite pour savoir les fiches clients qui ne sont pas encore connectées.

3.4. Étape 4 – Envoyer vos factures électroniques (manuel ou groupé)

Une fois la connexion Kiwili ↔ Recommand ↔ Peppol en place et vos clients enrichis avec leur ID Peppol, vous pouvez commencer à émettre des factures électroniques conformes.

3.4.1. Envoi manuel d’une facture électronique unique

1. Créez votre facture dans Kiwili comme d’habitude :
2. Enregistrez la facture.
3. Au moment de l’envoi, choisissez l’option « Envoyer via Peppol ». Kiwili transmet alors la facture structurée à Recommand, qui la conduit sur le réseau Peppol jusqu’au client. Notez que si vous souhaitez l’envoyer à votre client via Kiwili en plus de Peppol vous devez cliquer sur le bouton envoyer de Kiwili comme d’habitude en plus de l’envoi via Peppol.

 

3.4.2. Envoi groupé de plusieurs factures électroniques

Pour gagner du temps, le logiciel de facturation Kiwili propose un envoi en lot :

1. Allez dans la liste des factures.
2. Sélectionnez toutes les factures concernées.
3. Utilisez le bouton “Action” puis « Peppol ». Notez comme pour l’envoi manuel si vous souhaitez envoyer également via Kiwili votre facture vous devez cliquer sur “envoyer” en plus de Peppol.

En tout temps, vous pouvez vérifier l’envoi de la facture grâce à l’historique de facture.

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Conclusion : avec Kiwili et Peppol, votre facturation est conforme et prête pour les normes belges de 2026

La réforme belge de la facturation électronique impose de profonds changements, mais elle est aussi une opportunité.

En connectant Kiwili au réseau Peppol via Recommand, vous obtenez :

• un logiciel de facturation en ligne conforme aux nouvelles normes du gouvernement belge ;
• une solution prête pour la facture électronique B2B 2026 ;
• un processus simple côté utilisateur : vous continuez à facturer dans Kiwili et de gérer vos projets, temps, dépenses, inventaire … , le réseau Peppol s’occupe du reste.