Coûts et dépenses dans les projets, analysez la marge par étapes

Combien coûte réellement un projet ? Au-delà des salaires, un projet génère souvent de nombreuses dépenses. Qu’elles soient refacturées ou non au client, elles impactent directement la marge.

L’objectif est simple : rattacher toutes les dépenses au bon projet (et si besoin à la bonne étape) pour obtenir une vision fiable de :

• la marge prévisionnelle (avant démarrage) du projet et par étapes,
• la marge réelle (au fil de l’avancement) du projet et des étapes
• les écarts entre coûts prévisionnels et coûts réels par étapes.

Dans cet article nous allons différencier les coûts liés aux dépenses et les coûts liés aux salaires

Certaines fonctionnalités sont disponibles uniquement dans certains forfaits.

Comment analyser les dépenses liées à la réalisation de vos projets ?

Types de dépenses :

Pour commencer nous allons voir les différents types de dépenses que vous pouvez trouver dans les projets (liste non exhaustive) :

• Sous-traitance (consultants, experts, maintenance ..)
• Achat de matériel pour la réalisation du projet ( Fournitures, consommables, impressions ..)
• Déplacement ( frais kilométriques, repas, hébergements …)
• Logiciels (achats de licences, hébergement, certificats ..)
• Frais administratifs ( frais juridiques, assurances, permis …)

 

Comment lier vos dépenses à vos projets ?

Il existe deux manières de faire : soit enregistrer des dépenses globales pour l’ensemble du projet, soit aller plus en détail et lier chaque ligne d’une dépense à une étape. Les deux solutions peuvent être utilisées en même temps. C’est-à-dire, lier certaines lignes de dépenses à une étape mais également ajouter des dépenses globales au projet.

Dépenses prévisionnelles :

Afin de pouvoir comparer le prévisionnel avec le réel vous allez devoir ajouter les dépenses prévisionnelles. Dans l’onglet “dépenses” de votre projet vous avez en bas les dépenses prévisionnelles. Celles-ci n’ont aucun impact sur la comptabilité seulement dans votre projet et sur la trésorerie.

Vous allez donc pouvoir ajouter les dépenses prévisionnelles avant même de commencer à travailler sur votre projet. Vous aurez ainsi une visibilité sur la marge prévisionnelle.

Pour chaque dépenses prévisionnelles vous allez pouvoir lui attribuer une étape de votre projet.

Dépenses réelles :

Les dépenses réelles sont celles que vous allez ajouter dans la partie “dépenses” de votre logiciel ou dans l’onglet ‘dépenses” de votre projet. Celles-ci vont avoir un impact sur votre comptabilité. C’est de l’argent réellement dépensé de votre entreprise.

Lorsque vous allez créer votre dépense vous devez la lier à votre projet pour qu’elle apparaisse dans les indicateurs de celui-ci.

Vous avez la possibilité d’affecter chaque ligne de votre dépense à une étape en particulier.

En passant par l’ajout des dépenses dans les étapes, les graphiques généraux vont se mettre automatiquement à jour.

Si vous avez des dépenses qui ne concernent pas une étape du projet spécifiquement vous pouvez simplement la lier au projet.

Suivi des dépenses par étapes :

Au fur et à mesure du déroulement de votre projet, vous allez pouvoir suivre avec l’indicateur ou vous en êtes sur la consommation des dépenses par rapport à ce qui était prévu sur l’ensemble de votre projet mais également en détail par étape. L’avantage de cette fonctionnalité c’est que vous allez pouvoir savoir quelles sont les étapes de votre projet qui vous coutent plus cher.

Comment connaître les coûts salariaux liés à la réalisation de vos projets ?

La seconde source de coûts de réalisation d’un projet après les dépenses sont les coûts salariaux.

Comment indiquer le coût salarial estimé par étape ?

Grâce à la fonctionnalité de charge de travail disponible dans les étapes, vous allez pouvoir affecter du temps estimé à chacun des utilisateurs par étapes. En fonction du salaire (que vous avez indiqué dans leur profil utilisateur), vous allez avoir une estimation du coût salarial de la réalisation de l’étape.

Analyser le coût salarial réel vs prévisionnel du projet :

Lors de la réalisation de votre projet, à chaque fois qu’une personne va ajouter du temps dans une étape, les indicateurs de l’étape (et généraux du projet vont se mettre à jour).

En suivant et en liant correctement vos dépenses (prévisionnelles et réelles) ainsi que vos coûts salariaux à chaque projet et, si besoin, à chaque étape vous obtenez une vision claire et fiable de votre marge. Cette approche vous permet d’anticiper les écarts entre le prévisionnel et le réel, d’identifier rapidement les postes qui dépassent le budget, et de mieux piloter la rentabilité de vos projets au quotidien.

Résultat : des décisions plus éclairées, une meilleure maîtrise des coûts, et une gestion plus sereine de votre activité.