En tant que travailleur autonome ou petite entreprise, vous vous demandez probablement en quoi consiste la tenue de livres? Est-il possible de la réaliser facilement par soi-même, ou devrais-je la confier à un comptable ?  Dans ce qui suit, nous vous expliquons les notions de base de la tenue de livres, pourquoi elle est utile et nous vous suggérons des outils pour que vous puissiez la réaliser facilement et de manière autonome.

La tenue de livres comptables pour les petites entreprises

La tenue des livres est le fait de catégoriser toutes les entrées et les sorties d’argent dans différentes classes de comptes et les inscrire au journal général. Le journal général enregistre, de façon chronologique et continue, toutes les opérations économiques effectuées par l’entreprise au cours d’une période souvent appelée exercice. Faire une écriture comptable revient à enregistrer au moins deux mouvements : un débit et un crédit dans le journal général. À noter qu’en comptabilité, dans le compte en banque, un encaissement est enregistré au débit et un décaissement au crédit.

Le tout repose sur un principe fondamental de la comptabilité en partie double. C’est-à-dire qu’il y a toujours au moins une ligne d’écriture au débit et au moins une ligne d’écriture au crédit (mais il peut y avoir plusieurs lignes au débit et une seule au crédit pour la même opération, ou vice-versa). Pour une même écriture, la somme des lignes d’écriture inscrites au débit doit obligatoirement être égale à la somme des lignes d’écriture inscrites au crédit. En termes comptables, cela indique que l’écriture est « équilibrée ou balancée».

Exemple d’écriture de journal pour la réception d’un paiement de facture client au montant de 100$ + taxes (115,47)$

Exemple d’écriture de journal

Exemple d’écriture d’un paiement d’une dépense au montant de 23$ + taxes (26,56$) :Exemple d’écriture d’un paiement d’une dépense

Dans ces exemples, nos écritures comptables balancent, car les montants totaux au débit et au crédit sont égaux, et donc le solde est à 0$.

Toutes les écritures contenues dans le journal général vont alimenter le grand livre. Le grand livre recense les mêmes éléments que le journal général, mais en les rattachant à leur compte respectif. On y retrouve le détail, pour chaque écriture, de l’impact sur le compte comptable rattaché. Les écritures comptables alimentent également la balance de vérification.

Une balance de vérification est tout simplement une liste de tous les soldes débiteurs et créditeurs de tous les comptes de votre entreprise. On utilise ce rapport pour vérifier qu’il n’y ait pas eu d’erreurs et que le total des débits soit égal au total des crédits. La balance de vérification est habituellement préparée à la fin d’une période financière et est préparatoire à la production des états financiers.

La tenue de livres pour les travailleurs autonomes

Le travailleur autonome est tenu d’avoir des écritures comptables sous la forme d’un registre mensuel et cumulatif pour les revenus et dépenses, qui inclut les justificatifs suivants :

  • Les factures de ventes
  • Les factures des dépenses professionnelles
  • Les relevés de banque
  • Les chèques
  • Les relevés de commission ou bordereaux de dépôts, et plus généralement tout document susceptible de justifier une dépense professionnelle.

Ces justificatifs doivent être classés et conservés pendant 6 ans à des fins de contrôles de comptabilité éventuels.

Utilités d’une bonne tenue de livres comptables

Tenir à jour ses livres régulièrement et de manière efficace est indispensable pour tout entrepreneur. Non seulement la tenue de livre en bonne et due forme permet de répondre aux exigences des autorités, de faire les versements appropriés en temps opportun, mais elle permet aussi de :

  • Détecter immédiatement les incohérences et les écarts.
  • Contrôler les flux de trésorerie (liquidités)
  • Éviter les erreurs et les pertes de documents.
  • Connaître les performances de son entreprise en détail et en temps réel
  • Veiller à une bonne gestion d’entreprise et prendre des décisions d’affaires éclairées.

Comment réaliser sa tenue de livres par soi-même ?

En tant que travailleur autonome ou petite entreprise, utiliser un logiciel de comptabilité est le moyen le plus simple pour faire votre tenue de livres et votre comptabilité par vous-même, à bas prix. Avec un logiciel en ligne de comptabilité et de tenue de livres tel que Kiwili, vous n’avez qu’à faire des transactions (facturer vos clients et entrer vos dépenses) et le logiciel se charge de générer les entrées de journal pour vous. Vous économisez donc du temps et limitez les risques d’erreurs. 

Vérifier vos livres comptables avec la conciliation bancaire

Effectuée généralement à la fin de mois, la conciliation bancaire (ou rapprochement bancaire) est un processus qui sert à s’assurer que les livres comptables de l’entreprise sont en adéquation avec les relevés bancaires. Un logiciel de comptabilité comme Kiwili vous permet d’importer vos relevés bancaires et vérifier ligne par ligne si les opérations ont bien été enregistrées dans le journal général. La conciliation bancaire n’est pas obligatoire, mais elle permet de contrôler la concordance des données des comptes et de s’assurer de la réalité de la situation comptable. C’est une mesure essentielle pour une bonne tenue de livres.

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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !