Depuis des siècles les journaux comptables incluant le grand livre sont utilisés, car ils sont essentiels à la gestion financière et au succès des entreprises, petites comme grandes. Mais qu’est-ce qu’un grand livre exactement ? Comment bien présenter et utiliser ce rapport ? Lisez ce qui suit pour en savoir davantage sur le grand livre et ses avantages.

Définition d’un grand livre

Le grand livre (aussi appelé livre de comptes) est un journal comptable qui permet de voir la situation d’une entreprise dans sa globalité. Il sert précisément à l’enregistrement de la totalité des transactions financières. Ces transactions financières (ou mouvements de comptabilité) sont détaillées et regroupées dans le grand livre par classes de comptes, selon le plan comptable de l’entreprise.

Le grand livre utilisent la méthode de comptabilité en partie double : toute transaction est enregistrée sur deux comptes en même temps. Selon cette méthode de comptabilité, l’enregistrement d’une transaction se fait à la fois au crédit d’un compte et au débit d’un autre compte, pour le même montant.

Avant que les transactions soient transférées et classés dans le grand livre, elles doivent d’abord être enregistrées dans des journaux comptables. Les journaux comptables utilisés (journal des achats, journal des ventes, journal de banque, journal de caisse etc.) ne sont pas tous les mêmes selon le type d’entreprise. Il est obligatoire toutefois d’avoir un journal général dans lequel tous les journaux sont centralisés. Le fait de recenser et catégoriser toutes les entrées et les sorties d’argent (transactions) dans les livres comptables s’appelle la tenue de livres.

Contenu et présentation du grand livre

Nous retrouvons dans ce journal comptable l’ensemble des transactions de l’entreprise, classées par compte et en ordre chronologique, incluant les informations suivantes :

  • Date
  • Description
  • Montant de chaque mouvement ayant affecté le compte au débit et au crédit
  • Solde final du compte.

Pour assurer la fiabilité des informations enregistrées, pour chaque classe de compte, la somme des débits doit être égale à la somme des crédits.

Le grand livre n’a pas de requis précis concernant sa présentation, mais nous le retrouvons le plus souvent sous forme de tableau. À gauche, le document indique chacun des compte, puis à droite une colonne débit et une colonne crédit.

Avantages du grand livre en comptabilité

  • Fournit un document unique regroupant l’ensemble des transactions financières pour une période donnée
  • Essentiel pour analyser la santé financière d’une entreprise
  • Permet de voir le détail de toutes les transactions financières
  • Utile pour détecter facilement les erreurs d’inscription des transactions
  • Aide à établir la balance de vérification
  • Aide à établir des états financiers financiers : bilan, états des résultats, etc.
  • Facilite la déclaration de revenus

Maintenant que vous savez que le grand livre est partie intégrante d’une bonne comptabilité, vous vous demandez peut-être comment créer ce rapport facilement ? Il suffit d’utiliser un logiciel de comptabilité tel que Kiwili. Un logiciel de gestion comptable pourra créer automatiquement et mettre à jour le grand livre, le journal général et aussi générer vos états financiers. Adopter un outil informatisé pour faire votre comptabilité peut s’avérer pertinent notamment pour éviter les erreurs de calculs et de transcription des données. Il pourra également vous faire économiser beaucoup de temps précieux et vos tâches de comptabilité plus simples.

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