Une réunion de travail faite dans des conditions optimales devient un outil précieux. Elle permet de rassembler et fusionner les idées de chacun tout en prenant des décisions efficaces. Il est donc important de préparer ses réunions en avance afin que celles-ci soient productives. Cependant, il n’est pas toujours facile d’organiser un meeting de travail et particulièrement pour la première fois. Vous devez donc suivre un certain nombre d’étapes pour organiser votre réunion de travail efficacement.
Préparation de la réunion de travail en amont
Une réunion ne s’improvise pas, elle doit être préparée en amont afin qu’elle soit productive. Quelles seront vos attentes ? Qui participera au meeting ? Quels seront vos supports ? Comment planifier des réunions ? Il est essentiel de trouver une réponse à ses questions afin d’en dégager un travail productif.
Définir les objectifs
Il est fondamental de se focaliser sur des sujets précis. Pour ce faire, quel outil indispensable pour organiser une réunion ? L’ordre du jour doit être fixé à l’avance. Cela implique de définir le but précis du meeting, permettant ainsi d’aboutir à un résultat final, tout en évitant de s’éterniser sur des sujets inopportuns.
Quels sont les différents types de réunion ?
Choisissez le modèle de réunion qui correspondra à votre finalité. Ils existent différents types comme des meetings :
- De présentation,
- D’avancement de projet,
- D’information descendantes,
- D’information ascendantes,
- De brainstorming,
- De résolution de problèmes
- En vue d’une négociation.
Choisir les participants du meeting
Les participants ne doivent pas être choisis au hasard. Il est primordial que les participants contribuent à la réunion de travail et surtout doivent avoir un intérêt à y participer. Ils doivent permettre d’atteindre les objectifs fixés du meeting. Il faut aboutir à un travail d’équipe productif. Vous pouvez également voir les astuces pour le travail d’équipe. De plus, le choix des participants vont être orienté en fonction du sujet et la technicité de la réunion. Votre choix se portera sur des experts techniques ou des experts fonctionnels en fonction de la finalité.
Définir la structure de la réunion
Comment conduire une réunion de travail ? La structure doit permettre la réalisation de l’objectif. C’est pourquoi le déroulement d’un meeting doit être planifié.
D’abord, informez les participants du lieu de la réunion. Le lieu choisi doit être éclairé, insonoriser et adapter aux nombres de participants. En parallèle, renseignez la date et l’heure. Elles doivent être choisies en fonction de la disponibilité de chacun des participants et en fonction du temps prévue pour le meeting. Prévoyez en moyenne une plage horaire de 30 à 45 minutes.
Au-delà, vous risquez de ne plus avoir toute l’attention de vos lecteurs. Et surtout, n’oubliez pas de prévenir les participants du lieu, de la date et de l’horaire de la réunion suffisamment à l’avance. Afin d’éviter les oublis, envoyez aux participants une invitation calendrier, à l’aide d’Outlook, Google Agenda ou autre outil de gestion d’agenda. Il serait dommage de planifier un meeting de travail et qu’au final personne ne soit présent. Ensuite, envoyez suffisamment à l’avance le plan de la réunion. Le plan va être votre fil conducteur de la réunion. De même, il faut laisser le temps aux participants de se préparer au meeting et d’être sûr qu’ils seront de la partie.
Choisir un support efficace
Il est primordial d’avoir des documents de travail qui vont servir de support à la réunion.
En général, le PowerPoint est très courant pour les présentation et le partage d’information. Tandis que, l’utilisation d’un tableau de bord est plus fréquent pour les brainstorming et résolutions de problèmes. Adaptez votre présentation en fonction du type de meeting prévue.
Un autre point important à noter est que la présentation doit être dynamique, vivante et intéressante. Elle doit attirer l’attention des participants, tout en suscitant leur curiosité. De plus, elle doit contenir uniquement les idées importantes qui seront traitées lors de la réunion. Évitez de lire vos diapositives aux risques de perdre vos participants ce qui pourrait être néfaste pour la suite de la réunion. Vous ne voudrez sûrement pas avoir des participants inertes pour la suite de la réunion. De même, nous vous conseillons d’avoir à votre disposition des documents de travail qui pourront servir de support à la réunion de travail, en plus de la présentation. Ses documents peuvent être des documents techniques ou des prototypes ou bien des maquettes.
Bravo vous allez réussir votre meeting !
Vous l’aurez compris, la planification de réunion peut vite devenir complexe lorsque l’on ne sait pas s’y prendre. Heureusement qu’aujourd’hui des logiciels de gestion performants existent. Kiwili, par exemple, est un logiciel de gestion qui va permettre de gérer vos projets et vos tâches en un coup de main.
La planification de votre réunion terminée, il vous reste la dernière étape : l’animation du meeting.
Déroulement de la réunion
Le bon déroulement d’une réunion dépend de nombreux facteurs comme le respect des horaires, du plan et la manière de la diriger. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour que votre meeting de travail soit efficace.
Respecter les horaires
Il est vraiment important de respecter les horaires tant par vous que par vos collaborateurs. Soyez ponctuel et évitez de prendre du retard dès le début de la réunion. De même, ne dépassez pas l’heure de fin de la réunion, car chacun des collaborateurs aura planifié leurs activités en fonction de l’horaire de fin de la réunion. Préférez en général les réunions 30 à 45 minutes et évitez de dépasser les 50 minutes afin d’avoir toute l’attention de vos participants.
Suivre le plan de réunion
Restez fidèle au plan de départ. Il ne faut pas oublier que la finalité de la réunion est d’aboutir à l’objectif de départ et éviter de faire du hors-sujet. Et particulièrement, en cas de hors sujet, en tant qu’animateur, il est de votre rôle de recadrer le sujet.
Appliquer les règles de base
Il est appréciable de respecter ces règles de base, telles que s’exprimer devant son auditoire, établir des règles de comportement que chacun doit respecter, ou résumer en quelques mots les grandes lignes à la fin de la réunion. Rappelez à chacun les tâches qui ont été attribuées et ainsi que les dates butoirs. Et si possible, planifiez à la fin le prochain RDV ou les prochaines étapes.
La réunion est le point clé d’un travail efficace. Une préparation et animation intelligente transforment votre meeting en un outil de travail fructueux. Vous aurez alors réussi à atteindre votre but final.
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