Les états de compte sont un outil essentiel pour assurer un suivi rigoureux des paiements de vos clients. Grâce au logiciel Kiwili, vous pouvez les générer, télécharger et envoyer en quelques clics, tout en bénéficiant d’une présentation claire et visuelle.
Sommaire
- Qu’est-ce qu’un état de compte ?
- Comment générer un état de compte dans Kiwili ?
- Présentation de l’état de compte
- Bonnes pratiques de comptabilité
- Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité comme Kiwili ?
Qu’est-ce qu’un état de compte ?
Un état de compte est un document financier récapitulatif qui présente l’ensemble des transactions entre votre entreprise et un client sur une période donnée. Il offre une vision d’ensemble des échanges comptables et facilite le suivi de la relation commerciale.
Il comprend notamment :
- Les factures impayées ;
- Les paiements reçus ;
- Les notes de crédit ;
- Le solde total dû.
Grâce à ce résumé, vous disposez d’un outil clair pour suivre les montants dus, détecter rapidement les retards de paiement et maintenir une communication transparente avec vos clients. Ce type de synthèse est particulièrement utile pour mieux organiser votre comptabilité et renforcer la gestion de vos comptes clients.
Comment générer un état de compte dans Kiwili ?
Il existe deux façons d’accéder à la création d’un état de compte dans le logiciel comptable :
Générer un état de compte depuis la fiche client :
Vous pouvez aller dans la fiche de votre client, puis une fois dans la fiche cliquer sur le bouton état de compte. Vous avez le choix de le télécharger en PDF ou de l’envoyer directement depuis Kiwili comme pour les factures.
Envoyer des états de compte depuis les rapports :
Dans la liste des rapports vous pouvez sélectionner état de compte.
Choisissez le client et la date souhaitée. Vous pourrez ensuite le télécharger ou l’envoyer directement à votre client.
Transmettre l’ensemble des états de compte depuis les comptes à recevoir :
Pour envoyer plusieurs états de compte en même temps vous devez passer par le rapport des comptes à recevoir. Vous allez pouvoir appliquer des filtres et sélectionner les clients correspondent à votre demande. Par la suite, il suffit de cliquer sur « envoyer l’état de compte aux client sélectionnés ». Tous les états de compte vont partir en même temps. Cette méthode vous permet de gagner du temps.
Présentation de l’état de compte :
Modèle traditionnel ou regroupé par 30 jours :
Vous avez le choix entre deux manières de présenter l’état de compte traditionnel, qui reprend l’ensemble de la liste des factures ou bien le regroupement par tranches de 30 jours. Si vous choisissez la seconde présentation. Vous devez activer l’option dans le modèle global.
Les factures sont classées par couleurs selon leur ancienneté, pour aider votre client à repérer rapidement les retards :
- 🟥 Rouge, Factures en retard de plus de 90 jours
- 🟧 Orange, Factures en retard entre 60 et 90 jours
- 🟨 Jaune Factures en retard entre 30 et 60 jours
- 🟩 Vert Factures récentes 0 à 30 jours
Personnaliser votre état de compte :
Il est possible directement sur le pdf grâce aux outils d’édition d’ajouter des éléments sur l’état de compte, comme : surligner, texte, dessiner ajouter une image … Par défaut il y aura votre logo ainsi que vos coordonnées (de la même manière que sur les factures).
Si vous optez pour l’envoi depuis le logiciel, vous allez avoir le message pré paramétré automatique, vous pourrez avant d’envoyer modifier ce message.
Cela vous permet d’envoyer des documents professionnels et cohérents avec votre entreprise.
Bonnes pratiques de comptabilité :
Voici quelques bonnes pratiques en comptabilité pour vous aider à maintenir une bonne santé financière de votre entreprise.
- Envoyez régulièrement les états de compte (par exemple chaque mois) pour garder une trésorerie saine.
- Utilisez un ton professionnel et courtois dans vos relances.
- Surveillez les montants dans les tranches 60–90 jours et +90 jours pour anticiper les retards de paiement.
Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité comme Kiwili ?
Gérer la comptabilité d’une entreprise peut rapidement devenir complexe, surtout lorsque les opérations financières se multiplient et que plusieurs clients ou projets sont en cours. Un logiciel comptable comme Kiwili vous aide à simplifier ce processus en automatisant les tâches répétitives et en centralisant toutes les informations importantes au même endroit.
- Automatiser la création de factures, devis et documents financiers ;
- Centraliser et sécuriser l’ensemble de vos données comptables ;
- Gagner un temps précieux sur la gestion administrative quotidienne ;
- Éviter les erreurs manuelles et garder une vision claire, à jour et précise de votre santé financière.
Grâce à la flexibilité du logiciel comptable de Kiwili, les entrepreneurs et PME peuvent se concentrer sur la croissance de leur activité, tout en profitant d’une gestion simplifiée, fluide et parfaitement adaptée à leurs besoins. L’interface intuitive et les outils intégrés permettent d’avoir une vue d’ensemble complète sur la situation financière, facilitant la prise de décisions stratégiques en toute confiance.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !