Suivi du temps en agence : feuilles de temps, banque d’heures et facturation

En agence marketing, communication ou digitale, le temps est votre marge. Entre les retainers (banques d’heures), les allers-retours créa, les réunions, il devient vite difficile de savoir ce qui est réellement facturable… et ce qui grignote votre rentabilité.

Un bon logiciel de gestion du temps ne sert pas seulement à “remplir une feuille de temps” : il permet de suivre les heures par client, campagne et livrable, d’anticiper les dépassements, de distinguer facturable vs non facturable, puis de transformer les heures en facture rapidement avec des données fiables pour piloter votre agence. Un bon outil doit relier production → validation → facturation sans friction.

Pourquoi la gestion du temps est le nerf de la guerre en agence ?

Une agence marketing / communication / digitale vend des livrables… mais elle achète du temps (salaires, freelances, sous-traitants). Si le temps passé (pointage, imputation, CRA, timesheet) est incomplet ou mal relié à la facturation, vous perdez :

• de la marge (temps non facturé, dépassements invisibles),
• de la visibilité (charge vs capacité, retards),
• de la fluidité (facturation lente, contestations clients, ressaisies).

 “Ce qui n’est pas suivi ne se pilote pas. Et ce qui ne se pilote pas finit par coûter cher.”

1) Utiliser un logiciel de gestion pour le suivi du temps sur les projets, les campagnes, et les banques d’heures clients.

Quels sont les problèmes de gestion de temps que peuvent rencontrer les agances web ?

En agence, les équipes jonglent entre projets et campagnes : social ads, SEO, dev web, design, contenu, maintenance…
Sans suivi structuré :

• les heures se dispersent (notes perso, outils multiples),
• les dépassements arrivent “à la fin” (trop tard),
• les banques d’heures deviennent floues (consommation non maîtrisée),
• le réalisé vs vendu n’est pas fiable.

C’est critique parce que la banque d’heures est souvent votre contrat “confort”… et votre piège : si vous ne voyez pas la consommation en temps réel, vous financez la surproduction.

Comment un logiciel de gestion de temps comme Kiwili répond au besoin ?

Avec Kiwili, vous suivez le temps par client → projet → campagne (étape)→  tâches, ce qui permet :

• d’imputer le temps passé au bon endroit,
• de consolider le consommé sur une banque d’heures,
• d’anticiper les dépassements (et donc de sécuriser la marge),
• de connaitre le temps réel d’un projet (facturable vs non facturable).

Avantages concrets pour une agence digitale d’utiliser Kiwili :

• Visibilité immédiate sur l’avancement et la consommation de temps
• Moins d’oublis : le temps est imputé au fil de l’eau
• Meilleur pilotage : arbitrage plus tôt, donc plus rentable
• Relation client apaisée : vous parlez sur des chiffres clairs (heures consommées, reste à faire)

2) La gestion des feuilles de temps des équipes

Quels sont les freins que peuvent rencontrer les agences de communication dans la gestion des feuilles de temps ?

Les timesheets (feuilles de temps / CRA) sont souvent vécus comme une corvée. Résultat :

• saisie tardive (fin de semaine ou fin de mois),
• imprécisions (“j’ai travaillé environ 6h…”),
• trous (“oups j’ai oublié mardi”),
• pas de validation (donc données contestables).

C’est critique car sans feuilles de temps fiables :

• votre planning est basé sur des impressions,
• la rentabilité projet est “devinée”,
• la facturation devient lente ou incomplète.

Comment un logiciel de gestion de temps comme Kiwili peut aider votre agance à mieux gérer les feuilles de temps ?

Kiwili structure la feuille de temps : chacun saisit son temps passé lié à un projet. Automatiquement les entrées de temps sont centralisées pour le suivi d’avancement des projets, mais également pour la feuille de temps des employés. Il est recommandé d’entrer son temps que nous terminons une tâche. Ainsi le suivi d’avancement est en temps réel, le temps est réel (pas une suggestion), elles peuvent être tracable par le responsable.

Vous obtenez une vue équipe :

• feuille de temps par personne,
• temps par client/projet/campagne,
• suivi des dérives (trop de temps “non efficace”, ou temps non imputé, non facturable).

Avantages concrets pour une agence web d’utiliser un logiciel pour la gestion des feuilles de temps :

• Données claires = décisions plus rapides (charge, staffing, priorités)
• Moins de micro-gestion : la preuve est dans les temps imputés
• Culture de la rentabilité : tout le monde voit l’impact du temps pour chacun des projets, des personnes …
• Meilleure prévisibilité : vous estimez mieux les prochains projets (charge de travail vs charge réelle)

 

3) Agence de marketing : Facturez rapidement en fonction de différents taux horaires

Quels sont les difficultés de facturation du temps que peuvent avoir les agances de communication ?

Souvent dans une agence marketing, l’équipe saisit (parfois) son temps, puis on exporte les informations pour le service comptabilité. Ce dernier va ensuite trier et corriger les données avant de les ressaisir dans un outil de facturation. Ce processus multiplie les manipulations et, faute de lien direct entre les entrées de temps, la facturation et les projets, les erreurs arrivent facilement. Résultat : le client peut contester, et la facture n’est pas toujours correcte.

Cela pose problème car vous perdez du temps administratif, non facturable, vous augmentez le risque d’erreur et vous retardez l’encaissement. Et lorsqu’une erreur survient, il devient difficile de remonter à l’origine et de faire le lien entre les informations.

Comment un logiciel comme Kiwili permet aux agences de marketings de facturer simplement avec plusieurs taux horaires ?

L’idée, c’est d’arrêter de “bricoler” entre un tableau de temps d’un côté et la facture de l’autre. Avec Kiwili, les entrées de temps sont liées automatiquement aux bons éléments de facturation de votre projet. Par la suite, il suffira d’importer le temps (avec un bouton) dans votre facture. Les taux horaires différents vont s’appliquer automatiquement selon votre logique d’agence, par exemple :

• taux par profil / rôle (senior, junior, responsable ….),
• taux par service / type de tâche (SEO, Ads, design, analyse, maintenance…),
• taux spécifiques par client ou par projet (ex : grand compte vs PME),
• uniquement le temps “facturable” est importé mais le temps “non facturable” est visible dans le suivi de projet (rentabilité et avancement).

Ensuite, quand vient le moment de facturer, vous ne repartez pas de zéro : vous partez de temps déjà saisi, structuré et traçable, que vous pouvez filtrer, regrouper  et transformer en facture sans ressaisie.

Par la suite, en cas d’erreur ou de besoin de justification, tout est lié, vous savez donc exactement dans quelle facture se trouve chaque heure de travail.

Avantages concrets pour une agence marketing d’utiliser Kiwili pour facturer au temps

• Facturation plus rapide : moins d’exports, moins de tri, moins de ressaisie.
• Moins d’erreurs : un seul flux de données (production → facture), donc moins de “lignes oubliées” ou mal tarifées.
• Encaissement accéléré : la facture sort plus tôt, avec une base claire.
• Client moins contestataire : vous pouvez justifier par campagne/livrable.
• Marge mieux protégée : vos taux sont cohérents, et le non-facturable ne se mélange plus au facturable.

 

Grâce à cet article et notre logiciel en ligne, vous allez pouvoir gérer le temps de travail et les banques d’heures pour votre agence de marketing et communication simplement. Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté au domaine du marketing et de la PUB, voici nos prochains articles (à venir prochainement) :

• Marketing et PUB : Comment créer vos devis, factures et dépenses en ligne ?
• Créer et gérer un projet de marketing et publicité en ligne grâce au logiciel Kiwili
• Réaliser et gérer la comptabilité de votre agence de marketing et publicité grâce à l’option COMPTABILITÉ+ en ligne de Kiwili.