Nous allons vous expliquer en détail, comment utiliser les fonctionnalités devis, factures et dépenses adaptées aux besoins d’une agence de marketing et de publicité.

Débuter la configuration des modèles de vos documents du domaine du marketing et de la communication

Dans le menu de « Configuration », vous pouvez personnaliser vos devis, factures et dépenses aussi bien en anglais qu’en français. Choisissez la disposition, les couleurs ainsi que les informations que vous souhaitez faire apparaître ou non, sans oublier d’ajouter le logo de votre agence de marketing et communication. Ceci est la première étape, avant de commencer à créer des documents pour les envoyer à vos prospects/clients.

Créer en ligne un devis pour un projet de marketing et publicité

Lors de la création de la première offre commerciale de votre agence de marketing et communication, vous allez ajouter des « services » par exemple la proposition d’une stratégie web, la gestion des réseaux sociaux, la réalisation d’une charte graphique ou encore de la publicité sur les moteurs de recherche. Pour la grande majorité des agences de marketing vous utiliserez uniquement des services. Sachez toutefois qu’il est possible d’ajouter des « produits ».

Logiciel gestion Marketing et publicite Services

Une fois que vous aurez sélectionné le client de votre projet de marketing et publicité, ses informations vont se renseigner automatiquement dans votre offre de service (Nom de l’entreprise et les taxes du client). La date et le numéro de devis s’ajoutent également automatiquement (mais peuvent toujours être modifiés manuellement, ce numéro s’incrémentera alors de +1 à chaque nouveau document).

Avec l’envoi du devis, vous pouvez joindre des contrats, des termes et conditions, ainsi que tous documents de l’agence de marketing que vous jugez pertinents. Vous avez ensuite le choix de les sécuriser ou non avec un mot de passe pour votre client.

Lorsque vous ou un membre de l’équipe marketing avez terminé votre soumission, vous pouvez l’envoyer à vos clients. Ils auront alors le choix de demander des modifications ou de l’accepter directement avec leur signature en ligne. Puis, en un clic, convertissez votre devis en un projet de marketing et de publicité.

Voici un devis pour un projet de marketing et publicité que vous pouvez réaliser grâce au logiciel en ligne Kiwili :

Logiciel Devis en ligne Marketing et communication

Créer une facture en ligne pour une agence de marketing et de publicité

Grâce à notre logiciel, vous pouvez créer une facture de différentes manières.

  • La première est de convertir votre devis en facture. Elle reprend donc exactement les informations de ce dernier, que vous pourrez ensuite modifier comme vous le souhaitez.
  • La seconde est d’importer du temps (ce sont vos heures réellement travaillées) ou une dépense dans une facture vierge.
    • Vous allez donc facturer à l’avancement les heures de travail du personnel de l’agence de marketing et publicité. Si vous le souhaitez, vous pouvez paramétrer pour chacun des utilisateurs Kiwili le taux de facturation qui lui correspond. Par exemple, le montant va s’adapter si la tâche ou l’entrée de temps a été réalisée par un assistant marketing, un chargé de communication ou un responsable marketing.

Logiciel Facturation Taux salaire Marketing PUB

    • Vous pouvez créer une dépense pour une campagne adwords, des frais professionnels de déplacement ou l’impression de supports de communication. Ensuite, vous pouvez importer ces dépenses dans votre facture. Toutes les informations de la dépense seront reprises, mais elles sont toujours modifiables si jamais vous souhaitez ajouter une marge dessus ou des détails.
  • La troisième est d’émettre une facture progressive. Vous allez pouvoir facturer vos services (proposition d’une stratégie web, gestion des réseaux sociaux, réalisation d’une charte graphique…) ou vos produits en fonction de l’avancement de votre projet. Pour cela, vous devez toujours partir de votre devis, car ce sont ces informations que vous pourrez ensuite facturer de manière progressive. Par exemple, si vous avez travaillé pendant 5 h sur la gestion des réseaux sociaux et que vous avez estimé que cette étape requiert 30h, vous allez pouvoir facturer 17 % à votre client.

Grâce à Kiwili, vous pouvez utiliser l’une des trois méthodes principales de facturation d’un projet de marketing et communication : au budget, à l’avancement ou au taux horaire du personnel (5 méthodes différentes sont disponibles).

La majorité des données de votre facture sont modifiables avant que votre client vous paie. Avec notre logiciel, vous avez 4 statuts différents de votre facture : Brouillon/Émise/Payée- partiellement payée.

Lorsque vous envoyez votre facture, vous pouvez joindre le dossier de la charte graphique, l’agenda de publication des réseaux sociaux, les visuels de communication … Comme pour le devis vous avez la possibilité de les sécuriser avec un mot de passe.

Pour les agences de marketing et publicité internationales, il est possible de changer la devise (quasiment toutes les devises du monde sont disponibles) de facturation en un clic.

L’avantage si vous avez un compte PayPal ou Stripe, c’est que votre client peut payer sa facture directement en ligne. Sinon, vous avez toujours la possibilité d’entrer les paiements manuellement sur votre facture.

Voici un modèle de facture d’un projet de marketing et communication que vous pouvez créer avec Kiwili :

Logiciel Facturation Marketing et publicite

Créer une dépense en ligne pour une agence de marketing et de communication

Avant toute chose, sachez que chez Kiwili, nous désignons comme Fournisseur toute personne ou entité chez qui va se faire une sortie d’argent. Cela peut être aussi bien Google (pour de la publicité), qu’un restaurant dans lequel vous invitez vos clients pour un rendez-vous ou des licences de logiciels de graphisme. Commencez donc par renseigner les informations dans l’onglet « Fournisseurs » avant de commencer à créer votre dépense.

Pour créer une dépense, vous devez renseigner le nom du fournisseur, les taxes que vous souhaitez appliquer ou non, le projet auquel la dépense est rattachée, le poste de dépense, le numéro de facture, une description, le prix et les quantités. Vous pouvez également joindre des fichiers, par exemple la photo du ticket de restaurant, la facture de la campagne Adwords ou tout autre document que vous jugez pertinent.

Vous pouvez ensuite entrer le nombre de paiements que vous souhaitez et ajouter différents modes de paiement pour chacun d’eux. Si cette dépense doit être facturée à un de vos clients, comme pour une campagne de référencement par exemple, il vous suffit de l’importer dans une facture (comme vu précédemment).

Voici un exemple de dépense pour une agence de marketing et de publicité créé avec Kiwili :

Logiciel Depense en ligne Marketing et communication

Grâce à cet article et notre logiciel en ligne, vous allez pouvoir réaliser des devis, factures et dépenses pour votre agence de marketing et publicité en toute simplicité. Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté au domaine de la communication et du marketing, voici nos prochains articles :

Logo Kiwili

Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !