Une mauvaise créance correspond à une facture impayée qui ne sera finalement jamais réglée par le client. Dans ce tutoriel, nous allons vous expliquer d’une part les outils qui sont disponibles dans le logiciel pour relancer votre client et éviter d’avoir des mauvaises créances, puis d’autre part comment gérer, d’un point de vue comptable, une mauvaise créance lorsqu’elle devient irrécupérable.
Sommaire
Comment relancer une facture impayée dans le logiciel Kiwili ?
Avant de considérer une facture comme une mauvaise créance, il est recommandé d’utiliser toutes les options de suivi disponibles dans le logiciel Kiwili pour relancer le client.
Vérifier le rapport des comptes à recevoir
La première étape consiste à consulter le rapport des comptes à recevoir. Ce rapport permet d’identifier rapidement les clients qui ont des factures échues ou en retard de paiement. Vous pouvez ainsi sélectionner les clients à qui vous souhaitez envoyer un état de compte. Ce rapport comptable permet d’envoyer des états de compte en lot.
C’est l’outil principal pour suivre les sommes dues et repérer les comptes qui nécessitent une relance.
Trier les factures par jours de retard de paiement
Dans l’onglet Factures, vous pouvez trier vos factures selon la colonne « jours de retard de paiement ».
Ce tri permet de :
- repérer les factures les plus urgentes ;
- prioriser les relances ;
- identifier les clients qui paient régulièrement en retard.
Il est possible de sélectionner les factures de votre choix pour les envoyer en lot avec le bouton « action ».
Cette vue est particulièrement utile pour organiser votre suivi des factures impayées dans Kiwili.
Envoyer un état de compte au client
En cas de retard de paiement, vous pouvez envoyer un état de compte au client. Si vous souhaitez avoir différents modèles de relance, vous pouvez consulter notre article.
L’état de compte permet de rappeler clairement les montants dus et de regrouper, au besoin, plusieurs factures impayées dans une seule communication. C’est une solution simple et professionnelle pour effectuer une relance avant d’envisager une créance irrécupérable.
Pour envoyer un état de compte, vous avez différents endroits dans le logiciel :
- Dans la fiche client
- Dans les comptes à recevoir
- Dans le rapport état de compte
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Tenir compte de l’alerte sur les clients qui paient en retard
Lors de la création d’une facture, Kiwili peut afficher une alerte indiquant qu’il s’agit d’un client qui paie en retard, avec la moyenne de jours de retard.
Cette information est utile pour :
- anticiper un risque de non-paiement ;
- renforcer le suivi du dossier ;
- adapter vos conditions ou votre vigilance avant d’émettre une nouvelle facture.
Lorsqu’un client a du retard de paiement, vous pouvez mettre en place plusieurs actions.
Quand passer de la relance à la mauvaise créance ?
Une facture impayée ne devient pas immédiatement une mauvaise créance. Tant qu’il existe une possibilité réaliste de recouvrement, il faut poursuivre le suivi commercial avec les outils disponibles dans le logiciel Kiwili.
Le traitement comptable intervient seulement lorsque la facture est considérée comme définitivement irrécouvrable.
Comment comptabiliser une mauvaise créance dans Kiwili ?
Lorsque la facture ne sera jamais payée, il faut la traiter au niveau comptable comme une créance irrécupérable.
Vérifier le code comptable « créances irrécupérables – irrécouvrables »
Avant de commencer, assurez-vous que votre charte comptable contient bien le code comptable « créances irrécupérables ». Ce code est nécessaire pour enregistrer correctement la perte liée à une facture impayée.
Créer un poste de dépense lié à ce code comptable
Créez ensuite un poste de dépense relié au code comptable « créances irrécupérables ».
Ce poste servira à enregistrer la mauvaise créance dans la comptabilité de façon cohérente.
Créer une dépense identique à la facture impayée
L’étape suivante consiste à créer une dépense identique à la facture impayée.
Cette dépense doit reprendre :
- les mêmes informations que la facture ;
- le même montant ;
- les mêmes taxes, s’il y en avait sur la facture ;
- la date de la dépense doit être la date à partir du moment où elle est passée de facture impayée à créance irrécupérable.
Cette opération permet de refléter correctement, dans Kiwili, la perte associée à la créance irrécouvrable.
Ajouter les paiements
Pour finaliser le traitement, ajoutez les paiements de la facture et de la dépense à la même date, soit la date de la dépense.
Cela permet de solder correctement l’opération dans le logiciel Kiwili et de compléter le traitement comptable de la mauvaise créance.
En résumé, avant de considérer une facture impayée comme une mauvaise créance, il est essentiel d’utiliser les outils de relance disponibles dans Kiwili afin de maximiser les chances de recouvrement. Lorsque la créance devient définitivement irrécouvrable, elle doit alors être traitée correctement sur le plan comptable pour refléter fidèlement la perte dans vos états financiers. En combinant un bon suivi des comptes à recevoir et une comptabilisation adéquate, Kiwili vous permet de gérer efficacement les factures impayées à chaque étape.
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FAQ – Mauvaise créance et facture impayée dans Kiwili
Comment suivre les factures impayées dans Kiwili ?
Vous pouvez suivre les factures impayées à l’aide du rapport des comptes à recevoir, du tri par jours de retard de paiement dans l’onglet Factures et de l’envoi d’états de compte aux clients.
Quand une facture devient-elle une mauvaise créance ?
Une facture devient une mauvaise créance lorsqu’elle est considérée comme irrécouvrable, c’est-à-dire lorsqu’elle ne sera jamais payée malgré les relances effectuées.
Comment comptabiliser une créance irrécupérable dans Kiwili ?
Il faut utiliser le code comptable « créances irrécupérables », créer un poste de dépense lié à ce code, créer une dépense identique à la facture impayée, puis ajouter les paiements.