Nouveau ! L’ERP Kiwili a ajouté une nouvelle fonctionnalité pour vous : les dépenses facturables. Venez découvrir l’intégralité de cette nouveauté qui peut vous faire gagner un temps précieux.
Qu’est-ce qu’une dépense facturable ?
Une dépense facturable est une dépense (frais) que vous allez effectuer pour votre client lors de la réalisation d’un travail pour lui ou au sein d’un projet. Vous souhaitez donc par la suite vous faire payer (rembourser) la dépense par votre client c’est ce qu’on appelle une dépense facturable.
Vous pouvez avoir comme dépense facturable pour un designer d’intérieur le service d’un peintre, pour une entreprise de Construction l’appel à des sous-traitants, alors que pour une agence de Marketing ce sera peut-être le service d’un graphiste et pour un architecte les frais de déplacement.
Comment indiquer qu’une dépense est facturable avec l’ERP Kiwili ?
Lorsque vous allez créer votre nouvelle dépense, vous devez indiquer si celle-ci est facturable ou non pour votre client.
Si vous ne l’avez pas indiqué lors de la création de la dépense, vous pouvez cocher la case « Facturable au client » dans votre facture si elle est au statut de Brouillon.
Ensuite vous allez voir une petite icône apparaître dans la colonne des dépenses facturables.
Vous allez donc pouvoir savoir en un seul coup d’œil les dépenses qui sont facturables ou non.
Si vous souhaitez rechercher une dépense en particulier ou afficher uniquement les dépenses facturables, vous pouvez utiliser la petite loupe de recherche en haut à droite, puis sélectionner le filtre de dépenses facturables.
Comment facturer une dépense (frais) à un client ?
Pour facturer une dépense (frais) à votre client, vous avez 2 solutions avec l’ERP Kiwili :
- Convertir une dépense en facture
- Importer une dépense dans une facture
Convertir une dépense en facture :
Lorsque vous êtes dans votre facture vous pouvez cliquer sur « Facturation » / « Convertir en facture ».
En un seul clic, votre facture est faite avec toutes les informations de votre dépense. Si vous souhaitez masquer, ajouter ou modifier des informations qui se trouvent dans la nouvelle facture, vous pouvez le faire avant de l’envoyer.
Une fois que vous aurez émis votre facture à votre client, le statut de votre dépense sera indiqué comme « Facturé ».
Si vous souhaitez accéder directement à la facture correspondante à la dépense, il vous suffit de cliquer sur la petite icône billet.
Inclure les pièces jointes dans la facture :
Lors de la conversion de la dépense en facture, vous aurez le choix d’inclure ou non les pièces jointes qui sont liées à la dépense. Par exemple cela peut être, la facture d’un sous-traitant, un reçu d’achat de matériel, une photo ….
Importer une dépense dans une facture :
Cette technique consiste à effectuer la même opération dans le sens inverse. Par contre pour cette seconde manière votre dépense doit être liée à un projet.
Lorsque vous allez créer votre facture, vous devez dans un premier temps sélectionner votre client. Ensuite vous devez cliquer sur « Importer » / « Dépense ».
Sélectionnez votre projet et vous aurez la liste des dépenses liées à ce projet. Vous avez le choix d’en sélectionner seulement une ou toutes les dépenses. Dans le cas où vous souhaitez importer un grand nombre de dépenses dans votre facture, vous pouvez choisir de les regrouper en une seule ligne.
Vous avez maintenant toutes les informations concernant les frais (dépenses) encourus dans votre facture. Vous pouvez toujours ajuster les informations avant d’envoyer votre facture à votre client.
Ajouter les fichiers joints de la dépense lors de l’importation dans une facture :
De la même manière que pour la conversion des dépenses en facture, lors de l’importation vous aurez le choix d’inclure ou non les documents joints.
Facturer un bon de commande à notre client
Lorsqu’il s’agit d’une commande de produit à refacturer par la suite à votre client, vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Bon de commande » (disponible uniquement pour certains forfaits). Une fois que vous avez créé votre bon de commande, vous pouvez le convertir en dépense et ensuite appliquer le tutoriel que nous venons de vous présenter pour facturer les produits à votre client.
Indiquer qu’un bon de commande est facturable au client :
Vous avez la possibilité lors de la création du bon de commande d’indiquer qu’il sera facturable à votre client. Pour cela vous devez cocher la case.
Dans votre liste de bons de commande, vous avez une colonne «facturable». Tous les bons de commande avec l’icône sont facturables aux clients.
Il est également possible de faire une recherche pour avoir uniquement la liste des bons de commande facturables aux clients. Pour cela vous devez utiliser la loupe de recherche et filtrer.
Voilà, vous savez tout maintenant sur la facturation des dépenses (frais) à vos clients. N’hésitez pas à consulter l’ensemble de nos articles d’aide si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des dépenses dans sa globalité avec Kiwili.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !