Un logiciel de gestion des dépenses professionnelles permet à un travailleur autonome ou une PME de centraliser, classer et suivre toutes ses charges en ligne, sans papier ni tableur. Fini les reçus perdus au fond d'un tiroir : avec un outil comme Kiwili, chaque dépense est numérisée, liée à un projet et exportable en un clic, depuis n'importe quel appareil.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de dépenses ?
C'est une application en ligne qui remplace la saisie manuelle des notes de frais par un processus numérique complet : photo du reçu, calcul automatique des taxes, classement comptable et suivi budgétaire en temps réel. Contrairement à un simple fichier Excel, ce type d'outil relie chaque dépense à l'ensemble de la gestion financière de l'entreprise (facturation, comptabilité, trésorerie).
Les 7 avantages concrets d'un outil de dépenses en ligne
- Photo du reçu depuis votre mobile : prenez le reçu en photo au moment de la dépense, il est archivé automatiquement et ne se perd plus jamais.
- Accessible sur tous les supports : mobile, tablette ou ordinateur : vous saisissez une dépense en déplacement et la retrouvez au bureau, sans synchronisation manuelle.
- Dépenses liées aux projets : chaque charge peut être associée à un projet ou un client précis, pour connaître la rentabilité réelle de chaque mandat.
- Calcul automatique des taxes : choix parmi les taxes préétablies, avec calcul instantané en HT ou TTC.
- Export CSV/Excel et export des pièces jointes : sortez vos données en un clic pour votre comptable ou votre déclaration de revenus, avec les justificatifs joints.
- Automatisation des dépenses récurrentes : loyers, abonnements ou licences se renouvellent automatiquement selon la fréquence choisie (jour, semaine, mois, année).
- Tableau de bord en temps réel : visualisez la santé financière de votre entreprise et les dépenses à venir, sans attendre la fin du mois.
Comment gérer vos dépenses en ligne avec Kiwili ?
La fonction gestion de dépenses du logiciel en ligne Kiwili est simple et complète. Voici comment gérer vos sorties de fonds en trois étapes :
1. Enregistrer une dépense
Cliquez sur « ajouter une dépense », prenez le reçu en photo depuis votre mobile ou importez-le, puis complétez : date, fournisseur, taxes, projet associé, poste comptable et montant. Les taxes se calculent automatiquement, dans les deux sens.
2. Faire approuver et rembourser une note de frais
Utile pour un employé ou un consultant qui engage des frais pour l'entreprise (ex. : frais kilométriques). Le processus suit trois étapes :
- L'employé ajoute sa dépense → statut « brouillon »
- Le responsable valide la dépense → statut « à payer »
- La comptabilité rembourse la dépense → statut « payée »
Prenons comme exemple les frais kilométriques d'un consultant d'une PME.
- Le consultant ajoute sa dépense de frais kilométrique, elle est alors au stade de « brouillon »
- Le responsable valide la dépense de frais kilométrique, elle passe alors au stade « à payer »
- La comptable émet le remboursent des frais kilométriques, elle est au stade de « payée »
3. Analyser ses dépenses
Le tableau de bord se met à jour automatiquement à chaque nouvelle dépense enregistrée. Vous obtenez d'un coup d'œil une vue d'ensemble de vos charges par projet, par fournisseur ou par poste comptable, et un rappel des sommes restant à payer.
Exemples de frais professionnels à suivre
- Notes de restaurant
- Frais kilométriques et déplacements
- Matériel informatique et fournitures de bureau
- Loyers et factures téléphoniques
- Achat de matériel professionnel
- Acquisition de licences logicielles
Kiwili ne gère pas la paie des salariés.
Si vous êtes travailleur autonome au Québec, consultez la liste des charges admissibles par le gouvernement que vous pouvez déduire lors de votre déclaration de revenus.
En résumé
Un bon logiciel de gestion de dépenses professionnelles doit permettre de photographier un reçu en quelques secondes, de le classer automatiquement, de le lier à un projet, et d'exporter le tout pour la comptabilité. Le tout, peu importe l'appareil utilisé. C'est exactement ce que propose Kiwili, intégré à un ERP complet incluant facturation, comptabilité et gestion de projets.
Kiwili est un ERP en ligne tout-en-un, conçu pour simplifier la gestion complète de votre entreprise. Ce logiciel de gestion SaaS regroupe tous les outils essentiels : facturation, devis, comptabilité, gestion de projets et feuilles de temps.
Accessible partout, Kiwili vous offre une solution centralisée et intuitive pour gérer efficacement toutes les activités de votre entreprise.
Un logiciel de gestion de dépenses remplace-t-il un comptable ?
Non. Il automatise la collecte, le classement et l'export des données financières, mais le rôle-conseil du comptable reste essentiel pour l'analyse et la déclaration fiscale.
Peut-on utiliser Kiwili sans ordinateur, uniquement avec un mobile ?
Oui. Kiwili est accessible sur mobile, tablette et ordinateur ; la saisie de dépense avec photo du reçu se fait aussi bien depuis un téléphone.
Comment exporter mes dépenses pour ma comptabilité ?
Kiwili permet d'exporter l'ensemble des données de dépenses en format CSV ou Excel, avec les pièces jointes (reçus) associées, prêtes à transmettre à votre comptable. Si vous avez l'option Comptabilité+, les données de vos dépenses sont déjà liées à vos documents comptables.
Peut-on lier une dépense à un projet spécifique ?
Oui, chaque dépense peut être associée à un projet (et une étape de celui ci) ou un client, ce qui permet de suivre la rentabilité réelle de chaque mandat directement depuis le tableau de bord.