Votre entreprise est maintenant en pleine expansion. Vous avez un grand nombre de projets ainsi que plusieurs employés. Afin d’avoir une bonne planification dans le temps et d’optimiser vos ressources, vous devez trouver le meilleur outil de gestion de la charge de travail. Cet outil doit vous permettre d’avoir une visibilité sur la charge de travail globale de tous vos projets et de tous vos collaborateurs. Nous allons donc voir ensemble les meilleures qualités et fonctionnalités que doit avoir votre outil de gestion d’allocation de ressources.
Prévention de la surcharge de travail de vos employés:
L’importance de l’anticipation des surcharges de travail :
En ayant une vue d’ensemble sur la charge de travail de chaque employé, les directeurs de projet peuvent éviter la surcharge de travail. Les heures supplémentaires peuvent avoir des avantages, mais également des inconvénients. Afin d’y remédier, ils pourront répartir les tâches de manière équitable. Cela peut aider à réduire le stress et à améliorer la qualité du travail produit.
De quelle manière peut-on prévoir la surcharge de travail sur l’ensemble des projets de Kiwili ?
Si vous avez paramétré correctement les horaires de travail des employées. Lorsque vous allez allouer le temps prévu dans les différentes étapes de vos projets à chacun des collaborateurs. Vous allez pouvoir comparer sur les graphiques la charge de travail avec les heures planifiées.
Ainsi vous verrez directement qui est surchargé de travail. Dans ce cas vous aurez la possibilité de prévoir :
- Des heures supplémentaires
- D’embaucher une nouvelle personne pour décharger certains collaborateurs
- De décaler les dates d’un projet ou d’attendre avant d’en accepter de nouveau
Optimisation de la planification de vos projets :
L’avantage d’optimiser la planification de vos projets :
Pour les managers il est important d’avoir une vue globale sur les projets en cours et les employés qui y travaillent. Ainsi il sera beaucoup plus simple de planifier les affectations de travail pour les projets futurs. Cet outil sert aussi bien à planifier qu’à équilibrer. En effet, grâce à une vue globale sur vos projets vous pouvez vous assurer que les membres de vos équipes disposent d’une charge de travail équilibrée. L’avantage d’avoir un outil de gestion de charge de travail est que vous pouvez allouer les ressources en fonction des priorités de l’entreprise. Ainsi vous aurez une utilisation optimale de vos ressources.
Comment optimiser la planification de vos projets grâce au logiciel Kiwili ?
Avec le bouton ‘Charge de travail” que vous avez dans votre onglet “projet” vous allez avoir une visibilité globale. Vous allez pouvoir analyser par mois, par semaine et par jour la répartition de la charge de travail sur vos collaborateurs. Juste en dessous vous pourrez modifier les allocations de ressources et ainsi optimiser au mieux la répartition.
Détection rapide des problèmes de ressources des projets :
L’avantage de pouvoir détecter rapidement les problèmes de ressources de vos projets :
Parfois il arrive que certains projets rencontrent des problèmes liés aux ressources. Les managers doivent donc pouvoir les détecter rapidement et prendre les mesures nécessaires pour les résoudre. Cela peut aider à éviter les retards, les dépassements de budget et la baisse d’efficacité de vos équipes.
De quelle manière détecter les problèmes de ressources de vos projets avec le logiciel Kiwili ?
Grâce aux graphiques, vous pourrez facilement voir par jour, par semaine ou par mois, si la barre de charge allouée dépasse les horaires de travail de vos employés. Ainsi vous pourrez par la suite prendre des décisions rapidement.
Meilleure communication pour les membres des projets :
L’importance d’une communication fluide entre les membres de l’équipe :
Une visibilité sur la charge de travail globale peut améliorer la communication entre les différents membres de l’équipe. Les employés peuvent mieux comprendre les priorités de l’entreprise et les managers peuvent mieux expliquer les décisions de planification.
Comment améliorer la communication entre les différents collaborateurs d’un projet avec Kiwili ?
L’accès aux informations va permettre aux différents collaborateurs de voir que certaines personnes ont une forte charge de travail. Ils pourront donc mieux comprendre certaines décisions. En plus des graphiques et des données d’analyse de la charge de travail du logiciel, vous avez également la fonctionnalité “discussion”.
Cette fonctionnalité permet d’échanger entre les différents employés. D’avoir une trace des discussions, mais également de partager des liens ou des informations. Centraliser les discussions dans votre logiciel de gestion vous permet de gagner du temps, car vous n’avez plus à chercher les informations. Mais cela améliore également considérablement la communication entre les membres d’un projet.
En résumé, avoir une visibilité sur la charge de travail globale peut aider les managers à optimiser la planification, à éviter la surcharge de travail, à détecter rapidement les problèmes de ressources et à améliorer la communication au sein de l’équipe.
S’aider d’un logiciel de gestion de projet complet est donc plus qu’important et un investissement sur le long terme. Vous pouvez essayer gratuitement pendant 14 jours.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !