Êtes-vous désormais familiers avec le module de gestion de projets de Kiwili ? Le tutoriel vidéo conçu à cet effet a sans doute été d’une grande aide. Le temps est désormais venu de vous présenter les meilleures pratiques pour une gestion de projets efficace !

 

1) Mieux vaux planifier trop que pas assez

Plus la planification du projet sera étoffée, mieux votre projet se portera ! Concentrez-vous sur la liste des tâches à réaliser pour chacune des phases identifiées du projet. L’une des difficultés réside parfois dans votre capacité à bien estimer la charge de travail d’une tâche en particulier. Questionnez l’expert de votre équipe sur le sujet.

Rappelez-vous que certaines activités peuvent être menées de façon parallèle pour gagner en efficacité. A l’inverse, la tâche « Y » peut ne pas être débutée tant que la tâche « X » n’est pas terminée. Il s’agit de l’ordonnancement de votre projet. De plus, dans la gestion de votre projet, vous devrez identifier les tâches critiques. C’est à dire les tâches pour lesquelles aucun retard ne peut être pris sans impacter la date de fin du projet.  L’un de vos rôles, en tant que chef d’orchestre du projet, demeure de limiter les imprévus. Pour ce faire, une planification minutieuse s’impose et mieux vaut ne rien laisser au hasard !

2) Assurez la sécurité de vos données

Vos données personnes et celles de vos collaborateurs sont le cœur de votre entreprise. Accordez donc les accès informatiques requis avec soin et aux bonnes personnes ! Aussi, optez pour une solution réputée, une application qui a déjà fait ses preuves en matière de sécurité.

3) Ne déviez pas du chemin critique

Vous arrivez à l’une des phases-clés du projet ? Ça passe ou ça casse ! Eh oui, certaines tâches ont des contraintes de dates. Assurez-vous de garder le cap. Si nécessaire, prévoyez des ressources financières, matérielles et humaines supplémentaires pour vous assurer de boucler cette étape avec succès. La suite du projet en dépend ! Une fois le projet fini pensez à une amélioration en continu grâce à la méthode D.M.A.I.C

 

4) Avancez petit à petit

Assurez-vous de diviser minutieusement chaque grande phase en une multitude de petites étapes. Il s’agit d’un excellent moyen de ne rien oublier, d’éviter les retours en arrière et de motiver votre équipe de travail, qui constatera ainsi au quotidien la progression constante de leurs efforts.

5) Estimez les coûts à la hausse plutôt qu’à la baisse

Le projet est-il toujours rentable si le pire scénario envisageable venait à surgir ? Initialement, mieux vaut ajouter une marge de manœuvre à la planification financière établie. En plus des coûts directs, vous devez tenir compte des charges indirectes (soutien administratif, coût des fournitures de bureau) susceptibles de momentanément impacter la rentabilité du projet.

6) Sollicitez les membres de votre équipe

Une façon de procéder serait de libérer certains partenaires de leurs tâches connexes pour qu’ils se concentrent sur la priorité du moment : ce projet ! Prêtez-leur une oreille attentive lorsque cela est nécessaire. Une équipe qui se sent à l’écoute et soutenue sera plus performante dans son travail. N’hésitez pas à faire appel à la créativité de vos employés. Ils peuvent apporter de nouvelles idées et améliorer le projet. Une solution miracle émerge parfois d’un bon remue-méninges !

7) Communiquez efficacement et en continu

Votre équipe de travail doit être au courant du « Plan ». Tenez-les informés non seulement de la progression du projet, mais aussi des difficultés potentielles à venir. Une réunion bien organisée — et accompagnée d’une petite touche sucrée — ne peut être que bénéfique. La cohésion de l’équipe est essentielle pour arriver à la victoire recherchée. Chacun doit présenter aux autres membres de l’équipe sa progression dans le projet et les tâches qu’il le reste à réaliser.Grâce à des rencontre régulières, un réajustement en continu est possible.

8) Optez pour un suivi rigoureux

Adaptez votre planning en le révisant au jour le jour, au rythme de l’avancement des travaux. Vérifiez régulièrement si votre progression correspond au plan établi et modifiez ce dernier au besoin. Mettez en évidence ce qui se déroule bien, les points pour lesquels des améliorations sont à apporter et les actions correctrices à mettre en place.

 

N’hésitez pas à consulter le blog de Kiwili pour poursuivre votre lecture sur des thèmes variés de l’entrepreneuriat. Concernant le gestion de projets, nous vous invitons à lire cet article sur Les étapes indispensables pour définir clairement un projet.

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