Une réunion faite dans des conditions optimales devient un outil de travail précieux. Elle permet de rassembler et fusionner les idées de chacun tout en prenant des décisions efficaces. Il est donc important de préparer ses réunions en avance afin que celles-ci soient productives. Cependant, il n’est pas toujours facile d’organiser une réunion de travail et particulièrement une première réunion de travail. Vous devez donc suivre un certain nombre d’étapes pour organiser une réunion de travail efficace.

Préparation de la réunion de travail en amont

Une réunion ne s’improvise pas, elle doit être préparée en amont afin qu’elle soit productive. Quelles seront vos attentes de la réunion ? Qui participera à la réunion ? Quels seront vos supports ? Il est essentiel de trouver une réponse à ses questions pour une réunion de travail productive.

Définir les objectifs de la réunion

Il est fondamental de se focaliser sur des sujets précis lors des réunions. L’ordre du jour doit être fixé à l’avance. Vous devez définir le but précis de la réunion afin d’aboutir à un résultat final tout en évitant de s’éterniser sur des sujets inopportuns. Choisissez le modèle de réunion qui correspondra à votre finalité. Ils existent différents types de réunion comme :

  • les réunions de présentation,
  • les réunions d’avancement de projet,
  • les réunions d’information descendantes,
  • les réunions d’information ascendantes,
  • les réunions Brainstorming,
  • les réunions de résolution de problèmes
  • les réunions en vue d’une négociation.

Choisir les participants

Les participants ne doivent pas être choisis au hasard. Il est primordial que les participants contribuent à la réunion et surtout doivent avoir un intérêt à participer à la réunion. Ils doivent permettre d’atteindre les objectifs fixés de la réunion. Il faut que la réunion aboutisse à un travail d’équipe productive. Vous pouvez également voir les astuces pour le travail d’équipe. De plus, le choix des participants va être orienté en fonction du sujet de la réunion et la technicité de la réunion. Votre choix se portera sur des experts techniques ou des experts fonctionnels en fonction de la finalité de la réunion.

Définir la structure de la réunion

La structure doit permettre la réalisation de l’objectif d’une réunion. C’est pourquoi le déroulement d’une réunion doit être planifié.

D’abord, informez les participants du lieu de la réunion. Le lieu choisi doit être éclairé, insonoriser et adapter aux nombres de participants. En parallèle, renseignez la date et l’heure de la réunion. Elles doivent être choisies en fonction de la disponibilité de chacun des participants et en fonction du temps prévue pour la réunion. Prévoyez en moyenne une réunion de 30 à 45 minutes. Au-delà, vous risquez de ne plus avoir toute l’attention de vos lecteurs. Et surtout, n’oubliez pas de prévenir les participants du lieu, de la date et de l’horaire de la réunion suffisamment à l’avance. Afin d’éviter les oublis, envoyez aux participants une invitation calendrier, à l’aide d’Outlook, Google Agenda ou autre outil de gestion d’agenda. Il serait dommage de planifier une réunion de travail et qu’au final personne ne soit présent. Ensuite, envoyez suffisamment à l’avance le plan de la réunion. Le plan va être votre fil conducteur de la réunion. De même, il faut laisser le temps aux participants de se préparer à la réunion et d’être sûr qu’ils seront de la partie.

Support efficace

Il est primordial d’avoir des documents de travail qui vont servir de support à la réunion.
En général, le PowerPoint est très courant pour les réunions de présentation, les réunions d’information. Tandis que, l’utilisation d’un tableau de bord est plus fréquent pour les réunions de brainstorming, les réunions de résolution de problème. Adaptez votre présentation en fonction du type de réunion prévue. Autre point important, la présentation doit être dynamique, vivante et intéressante. Elle doit attirer l’attention des participants tout en engendrant leurs curiosités. Elle doit contenir seulement les idées importantes qui vont être traitées lors de la réunion. Évitez de lire vos diapositives aux risques de perdre vos participants ce qui pourrait être néfaste pour la suite de la réunion. Vous ne voudrez sûrement pas avoir des participants inertes pour la suite de la réunion. De même, en plus de la présentation, il vous est conseillé d’avoir à votre disposition des documents de travail qui pourront servir de support à la réunion de travail. Ses documents peuvent être des documents techniques ou des prototypes ou bien des maquettes.

Vous l’aurez compris, la planification de réunion peut vite devenir complexe lorsque l’on ne sait pas s’y prendre. Heureusement qu’aujourd’hui des logiciels de gestion performants existent. Kiwili, par exemple, est un logiciel de gestion qui va permettre de gérer vos projets et vos tâches en un coup de main.

La planification de votre réunion terminée, il vous reste la dernière étape pour une réunion de travail efficace, l’animation de la réunion d’équipe.

Déroulement de la réunion

Le bon déroulement d’une réunion dépend de nombreux facteurs comme le respect des horaires, du plan de réunion et la manière de diriger la réunion. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour que votre réunion de travail soit efficace.

Respecter les horaires

Il est vraiment important de respecter les horaires tant par vous que par vos collaborateurs. Soyez ponctuel et évitez de prendre du retard dès le début de la réunion. De même, ne dépassez pas l’heure de fin de la réunion, car chacun des collaborateurs aura planifié leurs activités en fonction de l’horaire de fin de la réunion. Préférez en général les réunions 30 à 45 minutes et évitez de dépasser les 50 minutes afin d’avoir toute l’attention de vos participants.

Respecter le plan de réunion

Restez fidèle au plan de départ. Il ne faut pas oublier que la finalité de la réunion est d’aboutir à l’objectif de départ et éviter de faire du hors-sujet. Et particulièrement, en cas de hors sujet, en tant qu’animateur, il est de votre rôle de recadrer le sujet.

Respecter les règles de base

Il est appréciable de respecter ses règles de base comme, par exemple, s’exprimer fasse à son auditoire ou mettre en place des règles de comportement qui doit être respecté de chacun ou bien à la fin de la réunion, résumez en quelques mots les grandes lignes de la réunion. Rappelez à chacun les tâches qui ont été attribuées et ainsi que les dates butoirs. Et si possible, planifiez à la fin la prochaine réunion ou les prochaines étapes.

 

La réunion est le point clé d’un travail efficace. Une préparation et animation de réunion intelligente transforment votre réunion en un outil de travail fructueux. Vous aurez alors réussi à atteindre votre but final.

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