En tant que petite ou moyenne entreprise, la gestion de vos employés est un enjeu important. Nous offrons avec Kiwili une multitude d’outils pour que vous puissiez adéquatement gérer votre personnel. Découvrons ensemble toutes les fonctionnalités liées à la gestion des ressources humaines disponibles dans Kiwili.
Gestion du temps du personnel avec le logiciel d’entreprise
Gérer une entreprise c’est aussi gérer le temps de travail de ses collaborateurs. Avec le logiciel de gestion en ligne Kiwili, plusieurs outils sont à votre disposition :
Gestion des feuilles de temps du personnel
Tous vos employés peuvent entrer leur temps de travail via des feuilles de temps. Celles-ci peuvent être ensuite gérées de différentes manières. Vous avez ainsi un rapport détaillé du temps que passent chacun de vos collaborateurs sur vos projets ainsi que le temps qu’ils mettent pour effectuer leurs tâches.
Fermeture de feuilles de temps des employés avec la fonctionnalité gestion du temps de Kiwili
Une fois que tous les collaborateurs ont entré leur temps, la personne gestionnaire peut les fermer/valider. C’est-à-dire qu’aucune modification ne peut être apportée sur les entrées de temps faites antérieurement à la date choisie.
Édition en lot des entrées de temps :
Vous avez la possibilité grâce au bouton ‘Action» d’apporter des modification, de coché comme facturé ou non ainsi que de supprimer plusieurs entrées de temps en même temps.
Gestion des horaires de travail des collaborateurs dans le logiciel
Pour chacun des utilisateurs Kiwili, vous pouvez définir ses jours et horaires de travail.
Ainsi l’administrateur a accès en tout temps aux planning de ses employés. Cela lui facilite l’organisation des journées de travail.
Optimisation de la charge de travail des collaborateurs
Lorsque nous avons plusieurs projets, il est parfois difficile de savoir quelle charge de travail ont nos employés. Grâce à la fonctionnalité « Charge de travail », vous pouvez voir d’un coup, le temps total qui leur a été alloué sur une semaine, un mois, un an ou une période de votre choix. Il est ainsi plus facile de répartir le temps lorsqu’un nouveau projet entre.
Gestion des congés des employés avec Kiwili
Afin de gérer les absences, les congés, les maladies et les jours fériés de vos employés, nous vous conseillons de créer un projet par personne. Ainsi vous pourrez facilement analyser les informations et pour cela nous vous proposons un exemple de projet :
- Client : vous-même, créez-vous un client qui est votre entreprise
- Projet : Congés + nom de l’employé
- Etape du projet : Congés Année 1 + type de congé (1 étape par année avec le nombre d’heures allouée pour l’année de l’employé)
- Services : Congés fériés, Congés maladie, Congés payés
Ainsi vos employés peuvent faire des entrées de temps en choisissant ce projet. Vous pourrez ensuite analyser et gérer les informations via le rapport « Heures par services ».
Gestion de la paie du personnel dans le logiciel d’entreprise
Dans la dimension gestion du personnel de Kiwili, nous vous offrons plusieurs outils pour vous aider avec les paies de vos employés. Vous pouvez également utiliser les rapports pour exporter vos données en XLSX pour ensuite les traiter ou les importer dans un logiciel spécifique à la paie. Il est également possible de faire des entrées de journal manuel pour le paiement des salaires.
Suivi des salaires des employés avec la fonctionnalité gestion du personnel de Kiwili
Il est possible d’inscrire le salaire de chaque employé (visible uniquement par l’administrateur), ainsi que la date à laquelle il change de salaire. Cette information sera donc prise en compte pour tous les calculs de paies.
Gestion des heures supplémentaires du personnel
Comme nous venons de le voir ci-dessus, vous pouvez indiquer le salaire payé en heures supplémentaires. Lorsque les collaborateurs vont entrer leur temps, ils peuvent choisir de cocher ou non la case « Temps supplémentaire ». Ces heures seront comptabilisées automatiquement dans le temps supplémentaire à payer.
En fonction des horaires que vous avez déterminés plus haut, si l’employé effectue plus d’heures que son nombre d’heures de base, elles vont directement dans une banque d’heure. Vous aurez ainsi le choix de les payer ou de les conserver en banque d’heure pour les utiliser plus tard.
Remboursement de frais et gestion des dépenses des employés
Lorsque des employés dépensent des frais pour la réalisation de vos projets : transports, achat de matériel, repas et autres. Ils peuvent créer des dépenses. Vous pourrez donc ensuite facilement trier par dates et employés les frais que vous devez rembourser sur la paie de vos collaborateurs.
Analyse des rapports liés à la gestion du personnel dans Kiwili
Le logiciel de gestion d’entreprise Kiwili vous met à disposition plusieurs rapports qui vous permettent d’analyser les données liées à la gestion du personnel. Voici les rapports les plus utilisés :
- Rapport d’heures travaillées,
- Rapport charge de travail des employés,
- Rapport heures supplémentaires et banques d’heures des employés.
- Rapport dépenses détaillées
- Rapport heures par services
Sachez que tous les rapports sont exportables au format XLSX.
Veuillez noter que la majorité des fonctionnalités liées à la gestion des employés sont disponibles uniquement dans certains forfaits.
Nous travaillons pour vous proposer toujours de nouvelles fonctionnalités liées à la gestion du personnel dans votre logiciel de gestion Kiwili.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !