Gérer un projet de design d’intérieur en ligne avec le logiciel Kiwili

Votre atelier de design d’intérieur souhaite s’aider d’un logiciel de gestion en ligne afin de suivre l’avancement de vos projets de design, d’analyser leur rentabilité et d’optimiser leurs coûts ? Avec Kiwili, votre atelier de design va pouvoir piloter les projets de manière collaborative, totalement automatisée, à un seul endroit et ainsi gagner du temps.

Comment gérer un projet de design d’intérieur en ligne avec Kiwili ?

Sur la première page de votre projet, vous allez pouvoir suivre son évolution en temps réel. Dans l’onglet “Indicateurs” vous avez un graphique avec les indicateurs principaux : montant des Devis, Factures, Dépenses, Dépenses prévisionnelles, Bon de commande, Salaire des designers et la Marge ( Factures – Dépenses – Salaires = Marge).

Kiwili vous propose les rapports principaux d’analyse d’un projet : Diagramme de Gantt, Suivi financier par projet, Postes budgétaires par projet ainsi que l’état de compte du projet. Vous pouvez également retrouver un grand nombre de rapports détaillés dans la section « Rapports » de votre Kiwili.

Vous pouvez visionner en un coup d’œil le temps passé sur votre projet et sur les différentes étapes.

Comment créer un projet de design d’intérieur en ligne avec Kiwili ?

Pour débuter la création de votre projet de design d’intérieur, vous avez deux possibilités: Personnaliser totalement votre projet que vous pourrez ensuite utiliser comme modèle ou convertir un devis en projet. Si vous choisissez la conversion, toutes les informations de votre devis seront reprises pour la création de votre projet. Vous pouvez convertir votre devis en projet/étapes ou projet/tâches.

Créer un projet de design d’intérieur avec le logiciel de gestion Kiwili

Vous devez renseigner différentes informations afin de vous lancer dans la création de votre projet de design d’intérieur.

• Le nom du projet, Ex : Rénovation d’une chambre
• Le code du projet, par exemple pour vos projets de design de petite envergure PE+Numéro et pour les projets de design d’intérieur plus importants GR+Numéro.
• Lier le client, Ex : Client 1 (nom)
• Le contact client principal du projet de design d’intérieur
• Une courte description de votre projet, Ex : rénovation complète d’une chambre pour optimiser l’espace et faire une décoration moderne.
• La méthode de facturation (5 différentes disponibles)
• L’administrateur du projet de design (un utilisateur de votre Kiwili)
• Cocher les services qui seront utilisés dans votre projet, comme par exemple : RDV client, plans et maquettes, travaux, décoration ….
• Les designers et collaborateurs qui vont participer au projet
• Un accès à l’espace client pour que ce dernier puisse collaborer avec vous sur ce projet de design (Disponible uniquement sur le forfait Entreprises).

Nous venons de terminer la configuration générale de votre projet, nous allons pouvoir approfondir avec les étapes.

Gestion des étapes d’un projet de design d’intérieur avec le logiciel de gestion Kiwili

Maintenant vous allez créer les différentes étapes qui composent votre projet de design d’intérieur. Ainsi votre projet sera bien organisé, comme par exemple : Rencontre client, Dessins préliminaires, Travaux, Décoration, Livraison …

Pour chacune de vos étapes, vous allez pouvoir renseigner des informations.

Informations générales de l’étape d’un projet de design d’intérieur.

• Le nom de l’étape (déjà ajouté précédemment)
• Le client du projet (lien déjà ajouté)
• Associé au devis, vous pouvez sélectionner un devis du projet pour le lier à cette étape-ci, ou à l’inverse lorsque vous allez convertir un devis en projet/étapes, le lien vers le devis sera ajouté automatiquement dans l’étape. ATTENTION si vous souhaitez utiliser la fonction de facturation progressive vous devez absolument renseigner cette partie.
• Service par défaut, c’est le service qui sera proposé en premier lors d’une entrée de temps liée à cette étape, par exemple pour l’étape : Dessins préliminaires le service par défaut peut être « Plans et maquettes ».
• Date de début et de fin, si vous ajoutez des dates à vos étapes elles seront ensuite organisées de manière chronologique.
• Heures, le nombre d’heures travaillées pour cette étape va se mettre à jour automatiquement en fonction des entrées de temps des designers.
• Temps prévu, c’est le temps que vous estimez que les designers vont mettre pour réaliser cette étape, c’est à vous de l’ajuster manuellement (ce sont des chiffres à titre indicatif, si les designers doivent passer plus de temps dessus, les entrées de temps sont toujours possibles).
• Avancement estimé, c’est le pourcentage d’avancement entre le temps prévu et le nombre d’heures travaillées réellement.
• Avancement réel, c’est à vous de l’ajuster manuellement, car il peut évoluer par rapport au temps prévu de base.
  Description, c’est une description de votre étape, exemple : Réaliser les dessins préliminaire de la chambre ainsi que les idées déco
• Administrateur, vous pouvez sélectionner des administrateurs différents du projet, pour chacune de vos étapes.
• Usagers du projet, vous pouvez cocher les designers et collaborateurs qui sont assignés à cette étape.
• Étape prérequise, vous pouvez cocher si une étape doit être terminée avant de commencer celle-ci. Prenons par exemple, les étapes « Dessins préliminaires » et « Travaux ». L’étape « Dessins préliminaires » doit être terminée, pour pouvoir entamer l’étape « Travaux ». Cela permet d’avoir une vision globale de l’évolution du projet de design d’intérieur.
• Terminée, vous pouvez cocher la case pour clôturer l’étape. Une fois l’étape terminée vous ne pouvez plus faire d’entrées de temps pour cette étape.

Discussion interne dans l’étape d’un projet de design d’intérieur.

L’espace de « Discussion » des étapes dans le logiciel de gestion de projet Kiwili permet aux différents designers d’échanger ensemble et de conserver une trace des commentaires avec l’heure et la date.

Sachez que vous avez le choix d’ajouter des tâches au projet général ou de les trier dans chacune des étapes. A propos de la partie charge de travail, cela permet d’avoir une vision générale de la charge de travail par étape / projet / designers d’intérieur, et ainsi d’affecter ou non un nouveau projet à tel ou tel designer.

Optimisation des tâches d’un projet de design d’intérieur avec le logiciel de gestion Kiwili

Vous pouvez organiser vos tâches (rendez-vous client, présentation des résultats de dessins, sélection de la décoration… ) en fonction des différentes étapes ou bien les ajouter directement au projet de design global. Vous pouvez également discuter avec les autres designers sur cette tâche et y ajouter du temps ou des fichiers.

Chaque designer d’intérieur à le choix d’assigner des tâches à un autre utilisateur, mais peut rester l’administrateur (pour cela, la personne doit avoir le bon droit d’accès). Vous pouvez avoir une vision par tableau, calendrier ou liste de vos tâches à effectuer.

Gestion du temps de travail des designers dans un projet avec le logiciel de gestion Kiwili

Toutes les entrées de temps des designers d’intérieur seront regroupées dans l’onglet « Temps » de votre projet. Dépendant du mode de facturation choisi pour votre projet de design, les calculs seront différents.

Ici vous pourrez en savoir plus sur la gestion du temps d’un atelier de design d’intérieur.

Regroupement des devis, factures, bons de commande et dépenses d’un projet avec le logiciel de gestion Kiwili

Dans l’onglet « Devis » de votre projet de design :

Pour que tous les devis qui concernent votre projet soient liés à celui-ci, vous avez 3 possibilités :

• Convertir un devis en projet de design d’intérieur.
• Ajouter le projet dans le champ « projet » de votre devis.
• Ajouter les devis qui ont le même client qui sont suggérés dans la partie « devis » de votre projet.

Pour avoir plus d’informations sur la création de devis par un atelier de design vous pouvez consulter notre article.

Dans l’onglet « Factures » de votre projet de design d’intérieur :

Vous retrouverez aussi la liste de vos factures liées à votre projet de design d’intérieur sur un modèle similaire aux devis. C’est ici que vous pouvez utiliser la fonctionnalité de facturation progressive.

Pour avoir plus d’informations sur la gestion des factures par un atelier de design vous pouvez consulter notre article.

Dans l’onglet « Dépenses » de votre projet de design d’intérieur :

De la même manière que pour les devis et factures, vous retrouverez ici toutes les dépenses liées à votre projet de design d’intérieur. Le petit plus, c’est que vous avez la possibilité d’ajouter des dépenses prévisionnelles. Ce qui vous permet d’avoir une vue sur les dépenses globales du projet et ainsi de la marge que vous allez dégager.

Pour avoir plus d’informations sur la gestion des dépenses d’un atelier de design, vous pouvez consulter notre article.

Dans l’onglet « Bon de commande » de votre projet de design d’intérieur :

Idem que pour les factures, devis et dépenses, si vous utilisez la fonctionnalité bons de commande. Vous retrouverez ici tous les bons de commande liés à votre projet.

Gestion des avances de votre client pour un projet de design d’intérieur

En fonction de votre manière de travailler, vous pouvez demander une avance à votre client et l’ajouter dans votre suivi de projet de design d’intérieur ici. L’avance s’ajoute directement dans le « Crédit » de la fiche de votre client. À tout moment, vous pouvez utiliser ce crédit lorsque vous entrez le paiement d’une facture client, il viendra alors se déduire du solde.

Pour des détails sur les avances, les crédits et les avoirs vous pouvez consulter notre article.

Suivi de l’avancement de votre projet avec vos designers d’intérieur

Sachez que vous pouvez créer votre propre suivi de projet dans les configurations. Ensuite tous les designers et collaborateurs du projet pourront discuter, interagir, valider, dater ou décrire des actions liées au projet.

La fonctionnalité Gestion de projet est disponible uniquement pour les plans Pro et Entreprise.

Vous avez maintenant toutes les informations pour gérer au mieux votre projet de design d’intérieur. N’hésitez pas à partager cet article avec vos collaborateurs pour les aider. Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté aux designers d’intérieur vous pouvez consulter nos articles métier dédiés :

• Design d’intérieur : Comment gérer ses heures de travail en ligne ?
• Design d’intérieur : Comment créer vos devis, factures et dépenses en ligne ?
• Réaliser et gérer la comptabilité de votre atelier de design d’intérieur grâce à l’option COMPTABILITÉ+ en ligne de Kiwili.