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Votre atelier de design d’intérieur souhaite s’aider d’un logiciel de gestion en ligne afin de suivre l’avancement de vos projets de design, d’analyser leur rentabilité et d’optimiser leurs coûts ? Avec Kiwili, votre atelier de design va pouvoir piloter les projets de manière collaborative, totalement automatisée, à un seul endroit et ainsi gagner du temps.

Comment gérer un projet de design d’intérieur en ligne avec Kiwili ?

Sur la première page de votre projet, vous allez pouvoir suivre son Ă©volution en temps rĂ©el. Dans l’onglet “Indicateurs” vous avez un graphique avec les indicateurs principaux : montant des Devis, Factures, DĂ©penses, DĂ©penses prĂ©visionnelles, Bon de commande, Salaire des designers et la Marge ( Factures – DĂ©penses – Salaires = Marge).

Indicateurs Logiciel Gestion de projet pour un atelier de design d'intérieur

Kiwili vous propose les rapports principaux d’analyse d’un projet : Diagramme de Gantt, Suivi financier par projet, Postes budgétaires par projet ainsi que l’état de compte du projet. Vous pouvez également retrouver un grand nombre de rapports détaillés dans la section « Rapports » de votre Kiwili.

Vous pouvez visionner en un coup d’œil le temps passé sur votre projet et sur les différentes étapes.

Étapes et Taches Logiciel Gestion de projet pour un atelier de design d'intérieur

Comment créer un projet de design d’intérieur en ligne avec Kiwili ?

Pour débuter la création de votre projet de design d’intérieur, vous avez deux possibilités: Personnaliser totalement votre projet que vous pourrez ensuite utiliser comme modèle ou convertir un devis en projet. Si vous choisissez la conversion, toutes les informations de votre devis seront reprises pour la création de votre projet. Vous pouvez convertir votre devis en projet/étapes ou projet/tâches.

Créer un projet de design d’intérieur avec le logiciel de gestion Kiwili

Vous devez renseigner différentes informations afin de vous lancer dans la création de votre projet de design d’intérieur.

  • Le nom du projet, Ex : RĂ©novation d’une chambre
  • Le code du projet, par exemple pour vos projets de design de petite envergure PE+NumĂ©ro et pour les projets de design d’intĂ©rieur plus importants GR+NumĂ©ro.
  • Lier le client, Ex : Client 1 (nom)
  • Le contact client principal du projet de design d’intĂ©rieur
  • Une courte description de votre projet, Ex : rĂ©novation complète d’une chambre pour optimiser l’espace et faire une dĂ©coration moderne.
  • La mĂ©thode de facturation (5 diffĂ©rentes disponibles)
  • L’administrateur du projet de design (un utilisateur de votre Kiwili)
  • Cocher les services qui seront utilisĂ©s dans votre projet, comme par exemple : RDV client, plans et maquettes, travaux, dĂ©coration ….
  • Les designers et collaborateurs qui vont participer au projet
  • Un accès Ă  l’espace client pour que ce dernier puisse collaborer avec vous sur ce projet de design (Disponible uniquement sur le forfait Entreprises).

Logiciel Gestion de projet pour un atelier de design d'intérieur

Nous venons de terminer la configuration générale de votre projet, nous allons pouvoir approfondir avec les étapes.

Gestion des étapes d’un projet de design d’intérieur avec le logiciel de gestion Kiwili

Étapes et Taches Logiciel Gestion de projet pour un atelier de design d'intérieur

Maintenant vous allez créer les différentes étapes qui composent votre projet de design d’intérieur. Ainsi votre projet sera bien organisé, comme par exemple : Rencontre client, Dessins préliminaires, Travaux, Décoration, Livraison …

Projet Design d'intérieur Liste des étapes

Pour chacune de vos étapes, vous allez pouvoir renseigner des informations.

Informations générales de l’étape d’un projet de design d’intérieur.

  • Le nom de l’étape (dĂ©jĂ  ajoutĂ© prĂ©cĂ©demment)
  • Le client du projet (lien dĂ©jĂ  ajoutĂ©)
  • AssociĂ© au devis, vous pouvez sĂ©lectionner un devis du projet pour le lier Ă  cette Ă©tape-ci, ou Ă  l’inverse lorsque vous allez convertir un devis en projet/Ă©tapes, le lien vers le devis sera ajoutĂ© automatiquement dans l’étape. ATTENTION si vous souhaitez utiliser la fonction de facturation progressive vous devez absolument renseigner cette partie.
  • Service par dĂ©faut, c’est le service qui sera proposĂ© en premier lors d’une entrĂ©e de temps liĂ©e Ă  cette Ă©tape, par exemple pour l’étape : Dessins prĂ©liminaires le service par dĂ©faut peut ĂŞtre « Plans et maquettes ».
  • Date de dĂ©but et de fin, si vous ajoutez des dates Ă  vos Ă©tapes elles seront ensuite organisĂ©es de manière chronologique.
  • Heures, le nombre d’heures travaillĂ©es pour cette Ă©tape va se mettre Ă  jour automatiquement en fonction des entrĂ©es de temps des designers.
  • Temps prĂ©vu, c’est le temps que vous estimez que les designers vont mettre pour rĂ©aliser cette Ă©tape, c’est Ă  vous de l’ajuster manuellement (ce sont des chiffres Ă  titre indicatif, si les designers doivent passer plus de temps dessus, les entrĂ©es de temps sont toujours possibles).
  • Avancement estimĂ©, c’est le pourcentage d’avancement entre le temps prĂ©vu et le nombre d’heures travaillĂ©es rĂ©ellement.
  • Avancement rĂ©el, c’est Ă  vous de l’ajuster manuellement, car il peut Ă©voluer par rapport au temps prĂ©vu de base.
    Description, c’est une description de votre étape, exemple : Réaliser les dessins préliminaire de la chambre ainsi que les idées déco
  • Administrateur, vous pouvez sĂ©lectionner des administrateurs diffĂ©rents du projet, pour chacune de vos Ă©tapes.
  • Usagers du projet, vous pouvez cocher les designers et collaborateurs qui sont assignĂ©s Ă  cette Ă©tape.
  • Étape prĂ©requise, vous pouvez cocher si une Ă©tape doit ĂŞtre terminĂ©e avant de commencer celle-ci. Prenons par exemple, les Ă©tapes « Dessins prĂ©liminaires » et « Travaux ». L’étape « Dessins prĂ©liminaires » doit ĂŞtre terminĂ©e, pour pouvoir entamer l’étape « Travaux ». Cela permet d’avoir une vision globale de l’évolution du projet de design d’intĂ©rieur.
  • TerminĂ©e, vous pouvez cocher la case pour clĂ´turer l’étape. Une fois l’étape terminĂ©e vous ne pouvez plus faire d’entrĂ©es de temps pour cette Ă©tape.

Projet Design d'intérieur détail des étapes

Discussion interne dans l’étape d’un projet de design d’intérieur.

L’espace de « Discussion » des étapes dans le logiciel de gestion de projet Kiwili permet aux différents designers d’échanger ensemble et de conserver une trace des commentaires avec l’heure et la date.

Discussions interne Logiciel Gestion de projet pour un atelier de design d'intérieur

Sachez que vous avez le choix d’ajouter des tâches au projet général ou de les trier dans chacune des étapes. A propos de la partie charge de travail, cela permet d’avoir une vision générale de la charge de travail par étape / projet / designers d’intérieur, et ainsi d’affecter ou non un nouveau projet à tel ou tel designer.

Optimisation des tâches d’un projet de design d’intérieur avec le logiciel de gestion Kiwili

Vous pouvez organiser vos tâches (rendez-vous client, prĂ©sentation des rĂ©sultats de dessins, sĂ©lection de la dĂ©coration… ) en fonction des diffĂ©rentes Ă©tapes ou bien les ajouter directement au projet de design global. Vous pouvez Ă©galement discuter avec les autres designers sur cette tâche et y ajouter du temps ou des fichiers.

Tâches Logiciel Gestion de projet pour un atelier de design d'intérieur

Chaque designer d’intérieur à le choix d’assigner des tâches à un autre utilisateur, mais peut rester l’administrateur (pour cela, la personne doit avoir le bon droit d’accès). Vous pouvez avoir une vision par tableau, calendrier ou liste de vos tâches à effectuer.

Tâches tableau Logiciel Gestion de projet pour un atelier de design d'intérieur

Tâches calendrier Logiciel Gestion de projet pour un atelier de design d'intérieur

Tâches liste Logiciel Gestion de projet pour un atelier de design d'intérieur

Gestion du temps de travail des designers dans un projet avec le logiciel de gestion Kiwili

Toutes les entrées de temps des designers d’intérieur seront regroupées dans l’onglet « Temps » de votre projet. Dépendant du mode de facturation choisi pour votre projet de design, les calculs seront différents.

Temps Logiciel Gestion de projet pour un atelier de design d'intérieur

Ici vous pourrez en savoir plus sur la gestion du temps d’un atelier de design d’intérieur.

Regroupement des devis, factures, bons de commande et dépenses d’un projet avec le logiciel de gestion Kiwili

Dans l’onglet « Devis » de votre projet de design :

Pour que tous les devis qui concernent votre projet soient liés à celui-ci, vous avez 3 possibilités :

  • Convertir un devis en projet de design d’intĂ©rieur.
  • Ajouter le projet dans le champ « projet » de votre devis.
  • Ajouter les devis qui ont le mĂŞme client qui sont suggĂ©rĂ©s dans la partie « devis » de votre projet.

Devis Logiciel Gestion de projet pour un atelier de design d'intérieur

Pour avoir plus d’informations sur la création de devis par un atelier de design vous pouvez consulter notre article.

Dans l’onglet « Factures » de votre projet de design d’intérieur :

Vous retrouverez aussi la liste de vos factures liées à votre projet de design d’intérieur sur un modèle similaire aux devis. C’est ici que vous pouvez utiliser la fonctionnalité de facturation progressive.

Pour avoir plus d’informations sur la gestion des factures par un atelier de design vous pouvez consulter notre article.

Dans l’onglet « DĂ©penses » de votre projet de design d’intĂ©rieur :

De la même manière que pour les devis et factures, vous retrouverez ici toutes les dépenses liées à votre projet de design d’intérieur. Le petit plus, c’est que vous avez la possibilité d’ajouter des dépenses prévisionnelles. Ce qui vous permet d’avoir une vue sur les dépenses globales du projet et ainsi de la marge que vous allez dégager.

Dépenses Logiciel Gestion de projet pour un atelier de design d'intérieur

Pour avoir plus d’informations sur la gestion des dépenses d’un atelier de design, vous pouvez consulter notre article.

Dans l’onglet « Bon de commande » de votre projet de design d’intérieur :

Idem que pour les factures, devis et dépenses, si vous utilisez la fonctionnalité bons de commande. Vous retrouverez ici tous les bons de commande liés à votre projet.

Gestion des avances de votre client pour un projet de design d’intérieur

En fonction de votre manière de travailler, vous pouvez demander une avance Ă  votre client et l’ajouter dans votre suivi de projet de design d’intĂ©rieur ici. L’avance s’ajoute directement dans le « CrĂ©dit » de la fiche de votre client. Ă€ tout moment, vous pouvez utiliser ce crĂ©dit lorsque vous entrez le paiement d’une facture client, il viendra alors se dĂ©duire du solde.

Pour des détails sur les avances, les crédits et les avoirs vous pouvez consulter notre article.

Suivi de l’avancement de votre projet avec vos designers d’intérieur

Sachez que vous pouvez créer votre propre suivi de projet dans les configurations. Ensuite tous les designers et collaborateurs du projet pourront discuter, interagir, valider, dater ou décrire des actions liées au projet.

La fonctionnalité Gestion de projet est disponible uniquement pour les plans Pro et Entreprise.

Vous avez maintenant toutes les informations pour gérer au mieux votre projet de design d’intérieur. N’hésitez pas à partager cet article avec vos collaborateurs pour les aider. Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté aux designers d’intérieur vous pouvez consulter nos articles métier dédiés :

Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !