Utiliser un logiciel de gestion de projet pour une agence de marketing et communication vous offre l’opportunité de diriger vos projets, d’en déterminer les étapes, d’attribuer les tâches entre les différents employés de l’agence de marketing, de suivre l’évolution de vos projets mais également analyser leur rentabilité.
Comment gérer un projet de marketing en ligne avec Kiwili ?
Une fois que vous aurez créé votre projet, vous aurez la possibilité de suivre son évolution en temps réel. L’onglet indicateurs du projet est dédiée à l’observation du graphique des indicateurs principaux : montant des Devis, Factures, Dépenses, Dépenses prévisionnelles, Bon de commande, Salaire des employés de l’agence de marketing et la Marge ( Factures – Dépenses – Salaires = Marge).
Kiwili vous propose différents rapports : Diagramme de Gantt, Suivi financier par projet, Postes budgétaires par projet, suivi des heures ainsi que l’état de compte du projet. Vous pouvez également retrouver un grand nombre de rapports détaillés en lien avec vos projets, dans la section « Rapports » Kiwili.
Vous pouvez visionner en un coup d’œil le temps passé sur votre projet et sur les différentes étapes.
Comment créer un projet de marketing en ligne avec Kiwili ?
Afin de commencer votre projet de marketing et communication, vous avez deux possibilités: si vos projets ont plus ou moins toujours la même structure (Étapes et Tâches), nous vous recommandons de créer un Template/Modèle de projet que vous pourrez dupliquer à chaque nouveau mandat. Cela vous permettra de gagner en efficacité puisque vous aurez simplement à sélectionner un client au moment de la duplication. Sinon, convertissez votre devis en projet, afin que chaque ligne de votre devis se transforme en étape, et donc en banque d’heure.
Créer un projet de marketing et publicité avec le logiciel de gestion Kiwili
Au moment de la création de votre projet de marketing, vous allez sélectionner différentes informations :
- Le nom du projet, Ex : Gestion des médias sociaux
- Le code du projet (si besoin), par exemple pour vos projets de gestion de médias GEME+Numéro et pour ceux de création de charte graphique CRCG+Numéro.
- Lier le client, Ex : Nom du client 1 du projet de gestion des médias sociaux
- Le contact client principal du projet de marketing et communication
- Une brève description de votre projet, Ex : Création et gestion de l’ensemble des médias sociaux de l’entreprise : Facebook, Twitter, Linkedin, Instagram, TikTok, Google
- La méthode de facturation : À choisir entre celles des 5 proposées qui correspond à votre besoin.
- Le responsable du projet marketing (un user de votre Kiwili)
- Sélectionner les services qui seront utilisés dans votre projet, comme par exemple : Recherche, Analyse, Rédaction, Création, Design ….
- Les collaborateurs de l’agence de marketing et communication qui vont travailler sur le projet
- Un accès à l’espace client pour que votre client puisse collaborer avec vous sur ce projet (Disponible uniquement sur le forfait Entreprises).
Une fois que vous avez configuré votre projet, nous allons analyser les étapes.
Gestion des étapes de votre projet de marketing et communication avec Kiwili
Avec Kiwili vous pouvez organiser votre projet en plusieurs “Étapes”. Tout d’abord, établissez la liste des étapes que vous devez réaliser pour votre projet de marketing et communication comme par exemple : Définition de l’audience, Veille concurrentielle, définition des réseaux sociaux clés, établissement d’un planning, création d’un blog et des réseaux sociaux de l’entreprise, création du contenu, Mesure des résultats, Ajustement.
Pour chacune de vos étapes, vous allez pouvoir renseigner des informations.
Informations générales de l’étape d’un projet de marketing
- Le nom de l’étape (déjà ajouté précédemment)
- Le client du projet (déjà renseigné lorsque vous avez lié votre projet à votre client)
- Associé au devis, vous avez la possibilité de sélectionner un devis du projet pour le lier à cette étape-ci, ou à l’inverse lorsque vous allez convertir un devis en projet/étapes, le lien vers le devis sera ajouté automatiquement dans l’étape.
- Service par défaut, c’est le service qui sera proposé en premier lors d’une entrée de temps liée à cette étape, par exemple pour l’étape : Mesure des résultats le service par défaut peut être « Analyse ».
- Date de début et de fin, si vous ajoutez des dates à vos étapes elles seront ensuite organisées de manière chronologique.
- Heures, le nombre d’heures travaillées pour cette étape va se mettre à jour automatiquement en fonction des entrées de temps des employés de votre agence de marketing
- Temps prévu : c’est le temps estimé pour que votre équipe mène à bien l’étape, c’est à vous de l’ajuster manuellement si besoin (ce sont des chiffres à titre indicatif, si les employés de l’agence passent plus de temps dessus, le logiciel ne les empêche pas d’ajouter des entrées de temps
- Avancement estimé : c’est le pourcentage d’avancement entre le temps prévu et le nombre d’heures travaillées réellement.
- Avancement réel :c’est à vous de l’ajuster manuellement, car il peut évoluer par rapport au temps prévu de base.
- Description : c’est une description de votre étape
- Administrateur : vous pouvez sélectionner un administrateur différent pour chaque étape
- Usagers du projet: vous pouvez sélectionner les employés de l’agence qui sont assignés à cette étape du projet de marketing.
- Étape prérequise : vous pouvez cocher cette case si une étape doit être terminée avant de commencer celle-ci. Par exemple, les étapes « Définition des réseaux sociaux clés » et « Établissement d’un planning ». L’étape « Définition des réseaux sociaux clés » doit être terminée, pour pouvoir entamer l’étape « Établissement d’un planning ». Cela permet d’avoir une vision globale de l’évolution du projet de marketing dans le temps.
- Terminée : vous pouvez cocher la case pour clôturer l’étape. Une fois l’étape terminée vous ne pouvez plus faire d’ entrées de temps pour cette étape.
Discussion interne dans l’étape d’un projet de marketing et communication.
La partie « Discussion » des étapes dans le logiciel de gestion de projet Kiwili permet aux différents employés de l’agence de marketing d’échanger ensemble mais également de garder une trace de la discussion avec l’heure et la date.
Vous avez la possibilité d’ajouter des tâches qui font partie spécifiquement d’une étape. Concernant la partie charge de travail, cela permet d’avoir une vision générale de la charge de travail par étape / projet / collaborateur de l’agence de marketing, et ainsi savoir si un collaborateur à de la disponibilité ou non pour être affecté sur un nouveau projet de marketing et communication.
Optimisation des tâches d’un projet de marketing et PUB avec le logiciel de gestion Kiwili
Vous pouvez organiser vos tâches (Création d’une page facebook, réalisation de visuels, rédaction d’article….) en fonction des différentes étapes ou alors de les ajouter directement au projet de marketing global. Comme pour l’étape vous retrouvez des informations dédiées à la tâche. Vous pouvez également discuter avec les autres employés de l’agence sur cette tâche en particulier, ajouter du temps et des fichiers.
Chaque collaborateur de l’agence de marketing peut choisir d’assigner des tâches à un autre employé, mais peut rester l’administrateur (pour cela, la personne doit avoir le bon droit d’accès). Vous pouvez avoir une vision par tableau, calendrier ou liste de vos tâches à effectuer.
Gestion du temps de travail des employées de l’agence de marketing et communication dans un projet avec le logiciel de gestion Kiwili
Toutes les informations liées aux entrées de temps de votre projet seront présentes dans l’onglet « Temps » de votre projet. En fonction du mode de facturation que vous avez sélectionné pour votre projet, les calculs vont s’adapter.
Ici vous pourrez en savoir plus sur la gestion du temps d’une agence de marketing
Regroupement des devis, factures, bons de commande et dépenses d’un projet de marketing et PUB avec le logiciel de gestion Kiwili
Dans l’onglet « Devis » de votre projet de marketing :
Vous allez retrouver tous les devis qui sont liés à votre projet. Pour lier un devis à un projet, vous avez 3 solutions :
- Convertir directement un devis en projet. Toutes les informations de votre devis seront reprises pour la création de votre projet. Vous avez la possibilité de convertir votre devis en projet/étapes ou projet/tâches.
- Ajouter le projet dans le champ « projet » de votre devis
- Ajouter les devis qui ont le même client qui sont suggérés dans la partie « devis » de votre projet.
Dans l’onglet « Factures » de votre projet de marketing et communication :
Vous retrouverez également la liste de vos factures liées à votre projet sur le même concept que les devis. C’est ici que vous pouvez utiliser la fonctionnalité de facturation progressive (actuellement possible uniquement depuis la conversion d’un devis en projet).
Dans l’onglet « Dépenses » de votre projet de marketing :
Comme pour vos devis et factures, vous retrouverez ici toutes les dépenses liées à votre projet de marketing et communication. Vous avez également la possibilité d’ajouter des dépenses prévisionnelles. Ce qui vous permet d’avoir une vue sur les dépenses globales du projet et ainsi de la marge que vous allez dégager.
La fonctionnalité gestion de projet de Kiwili vous permet de prendre en compte aussi bien les frais liés directement au projet comme la sous-traitance, l’achat de matériel ..mais aussi les frais internes professionnels comme les déplacements, les restaurants …
Gestion des avances de votre client pour un projet de marketing et communication
Dépendamment de la méthode de facturation que vous choisissez, il vous est possible de demander une avance à votre client et de l’ajouter dans votre suivi de projet de marketing ici. L’avance s’ajoute automatiquement dans le « Crédit » de la fiche de votre client. Ensuite, vous pouvez utiliser cette avance pour payer une des factures de votre client liées à ce projet, quand vous le souhaitez.
Pour des détails sur les avances, les crédits et les avoirs vous pouvez consulter notre article.
Suivi de l’avancement de votre projet avec vos employés de l’agence de marketing et communication
Sachez que vous pouvez créer votre propre suivi de projet dans les configurations. Par la suite les collaborateurs du projet de marketing pourront discuter, interagir, valider, dater ou décrire des actions liées au projet.
La fonctionnalité Gestion de projet est disponible uniquement pour les plans Pro et Entreprise.
Vous avez maintenant toutes les informations pour gérer au mieux votre projet de marketing et communication. N’hésitez pas à partager cet article avec vos collaborateurs pour les aider.
Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté au domaine du marketing et de la PUB, voici nos prochains articles :
- Marketing et PUB : Comment créer vos devis, factures et dépenses en ligne ?
- Réaliser et gérer la comptabilité de votre agence de marketing et publicité grâce à l’option COMPTABILITÉ+ en ligne de Kiwili.
- Marketing et PUB : Comment gérer ses heures de travail en ligne ?
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !