Combien d’heures par semaine votre équipe passe-t-elle à recopier des informations d’un document à l’autre ? Un montant noté dans le devis, puis resaisi dans le projet. Ensuite, il est noté encore une fois dans la facture finale. Pour une agence web, ce cycle se répète à chaque mandat : refonte de site, campagne SEO, développement d’application. De plus, chaque ressaisie est une occasion d’erreur, de perte de temps, et de friction avec le client.
Il existe pourtant une façon de travailler où chaque information n’est saisie qu’une seule fois. Avec cette méthode, la soumission envoyée au client devient en quelques clics le projet suivi par l’équipe, puis la facture prête à envoyer. C’est exactement ce que permet le flux intégré de Kiwili.
Le problème : le travail en silos coûte cher aux agences
Dans la plupart des agences web qui n’utilisent pas de logiciel tout-en-un, le circuit ressemble à ceci :
– La soumission est rédigée dans Word ou un outil dédié
– Une fois acceptée, les infos sont recopiées manuellement dans un outil de gestion de projet (Trello, Asana, Monday…)
– Les heures sont saisies dans une feuille Excel ou un chrono séparé
– La facture est créée à nouveau dans un logiciel de comptabilité ou dans un autre fichier Word
Résultat : le nom du client, les services, les montants et les descriptions sont saisis 3 ou 4 fois. Et si le scope change en cours de projet ? Il faut tout mettre à jour partout. Manuellement. Encore.
Ce n’est pas seulement fastidieux, c’est une source réelle d’erreurs de facturation. Il y a du mécontentement client et des projets sous-facturés parce qu’on a oublié d’intégrer certaines heures.
La solution : un flux connecté de bout en bout dans Kiwili
Kiwili est un logiciel ERP conçu pour les PME et les agences de services. L’une de ses forces les plus concrètes est la connexion native entre tous ses modules : devis, projets, feuilles de temps, dépenses, facturation et comptabilité partagent les mêmes données, en temps réel.
Voici le flux complet, tel qu’il se déroule dans l’outil.
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Découvrez comment notre logiciel vous permet de mieux gérer vos projets, votre facturation, votre comptabilité et vos équipes au quotidien, tout en gagnant du temps et en simplifiant vos processus.
Étape 1, La soumission : créer un devis professionnel en quelques minutes
Tout commence dans le module Devis / Soumissions de Kiwili.
Notez que dans cet article nous allons vous présenter un exemple de processus. Cependant, il est également possible de partir d’un projet pour budgétiser et commencer son avant projet, puis de la convertir en devis.
Vous créez une nouvelle soumission en sélectionnant le client depuis votre répertoire (déjà présent dans le logiciel). Ensuite, vous ajoutez les lignes de services : développement front-end, intégration CMS, référencement, maintenance mensuelle, etc. Chaque service peut avoir son taux unitaire (pré définit), sa quantité, ses taxes applicables (TPS/TVQ pour le marché québécois, TVA pour la France).
Astuce Kiwili : vous pouvez créer une liste de services réutilisables. Pour une agence, cela signifie que « Refonte de site WordPress – forfait » est disponible en un clic. Le taux est pré-enregistré et ne sera jamais mal orthographié ou incorrectement tarifé.
La soumission est ensuite envoyée au client directement depuis Kiwili. Le client reçoit un lien vers une page en ligne où il peut : consulter, commenter, demander des modifications et signer électroniquement, sans imprimer, sans scanner, sans envoyer un pdf imprimé.
Une fois le devis accepté et signé, son statut passe automatiquement à « Accepté ». C’est là que la magie commence.
Étape 2, Le projet : convertir la soumission en projet en un clic
Sur les devis, un bouton est disponible dans Kiwili : Convertir en projet. (L’inverse est également disponible : convertir un projet en devis).
En un seul clic, un nouveau projet est créé avec :
– Le nom du client déjà renseigné et lié à sa fiche client.
– Les services et livrables du devis transformés en étapes ou en tâches (une ligne du devis = une étape ou une tâche).
– Le budget du projet automatiquement défini à partir des montants de la soumission (le montant de chaque ligne du devis correspond au budget de chacune des étapes).
– Les heures par étapes.
Aucune ressaisie. Le projet existe, il est déjà cadré, et votre équipe peut commencer à y travailler immédiatement.
Astuce Kiwili : vous pouvez ajuster la structure du projet après la conversion : ajouter des tâches, assigner des collaborateurs, définir des priorités, ajouter des dates, affecter la charge de travail, sans perdre le lien avec la soumission d’origine.
Étape 3 : Le temps : enregistrer les heures directement sur le projet
C’est ici que beaucoup d’agences perdent de l’argent sans s’en rendre compte. Les heures travaillées ne sont pas tracées, ou elles sont notées quelque part mais jamais liées au projet ni à la facture.
Dans Kiwili, chaque membre de l’équipe enregistre son temps directement dans le projet concerné, avec le type de tâche, la date, et le nombre d’heures. Le chrono intégré permet même de démarrer et arrêter le comptage en temps réel.
Le résultat est immédiat : le tableau de bord du projet affiche en permanence :
– Les heures budgétées (issues de la soumission)
– Les heures réellement travaillées
– L’avancement financier du projet
Si l’équipe approche du budget prévu, vous le voyez avant d’être en dépassement et vous pouvez décider d’en parler au client proactivement, ou d’ajuster l’organisation interne.
Étape 4, Les dépenses : rattacher les frais au bon projet
Un projet web implique souvent des achats : licences de plugins, hébergement, polices de caractères, services tiers. Dans Kiwili, ces dépenses sont saisies une seule fois et rattachées directement au projet.
Vous les verrez dans le suivi budgétaire du projet et pourrez, au besoin, les refacturer au client. Création d’une dépense :
- Visibilité dans le projet et dans l’étape
- Suivi de la marge du projet et des étapes en prenant en considération les dépenses
- Facturation au client en un clic.
Encore une fois : une seule saisie, visible partout.
Étape 5, La facture : générer la facture finale depuis le projet
C’est l’étape qui fait toute la différence.
Lorsque vous terminez le projet ou atteignez un jalon intermédiaire si vous utilisez la facturation progressive ouvrez le projet, puis accédez à l’onglet Facture.
Kiwili vous propose alors de choisir ce que vous voulez facturer :
– Le forfait initial tel que prévu dans la soumission, dans ce cas, un simple clic depuis le devis pour facturer depuis le devis. Une facture identique au devis est créée.
– Les heures réellement travaillées au taux horaire configuré, deux options, importer les heures depuis la facture ou utiliser le bouton de facturation des projet pour créer un ensemble de factures pour plusieurs projets.
– Les dépenses refacturables au client, de la même manière que les heures, importer la dépense dans une facture en un clic ou le bouton de facturation des projets pour créer un ensemble de facture pour plusieurs projets qui ont des dépenses facturables non facturées.
– Une combinaison des éléments ci-dessus
La facture se génère avec toutes les informations déjà renseignées : client, adresse, numéro de projet, services, montants, taxes. Vous n’avez qu’à relire, ajuster si nécessaire, et envoyer.
Facturation progressive : pour les projets longs (refonte complète, développement sur plusieurs mois), Kiwili permet de créer plusieurs factures liées à la même soumission, selon l’avancement du projet. Idéal pour maintenir votre trésorerie sans attendre la livraison finale.
Le résultat : zéro ressaisie, zéro oubli, une visibilité totale
Voici ce que ce flux change concrètement pour une agence web :
- Devis dans Word ou outil séparé, maintenant avec Kiwili : Devis dans Kiwili, signé en ligne
- Recopie manuelle dans l’outil de projet, maintenant avec Kiwili: Conversion en un clic
- Feuilles de temps dans Excel, maintenant avec Kiwili : Temps saisi directement sur le projet
- Facture recréée de zéro, maintenant avec Kiwili : Facture générée depuis le projet
- Risque d’oubli et d’erreur à chaque étape, maintenant avec Kiwili : Données centralisées et liées
Le temps économisé est réel. Pour une agence qui gère 5 à 10 mandats actifs simultanément, éliminer la ressaisie représente facilement plusieurs heures par semaine. Vous pouvez consacrer ces heures à livrer et facturer — davantage.
Conclusion : votre agence mérite un outil qui travaille avec vous
La ressaisie manuelle n’est pas une fatalité. C’est le symptôme d’outils utilisés en silos, qui ne se parlent pas. Pour une agence web, où chaque heure a de la valeur et où les marges se jouent sur les détails, se doter d’un flux intégré de la soumission à la facture n’est pas un luxe. C’est une décision de gestion.
Kiwili a été conçu exactement pour ça : un seul outil, toutes les données connectées, zéro double saisie.
Kiwili est un ERP en ligne tout-en-un, conçu pour simplifier la gestion complète de votre entreprise. Ce logiciel de gestion SaaS regroupe tous les outils essentiels : facturation, devis, comptabilité, gestion de projets et feuilles de temps.
Accessible partout, Kiwili vous offre une solution centralisée et intuitive pour gérer efficacement toutes les activités de votre entreprise.