Marketing et PUB : Comment créer vos devis, factures et dépenses en ligne ?

Entre les devis qui évoluent, les banques d’heures, les campagnes Ads à refacturer, les freelances, et la pression d’encaisser vite, une agence finit souvent avec un empilement d’outils : doc pour le devis, tableur pour le budget, outil feuilles de temps à part, puis facturation ailleurs.

Le problème n’est pas juste “faire un devis”. C’est de garder un fil logique du chiffrage jusqu’à l’encaissement, avec une traçabilité claire (et défendable) si le client questionne une ligne.

Avec le logiciel Kiwili, vous pouvez centraliser votre workflow : devis → projet → temps/dépenses → facture → paiement, tout en gardant une visibilité sur la rentabilité.

 

 

1) Commencer par un modèle de documents à l’image de votre agence

Dans le menu de « Configuration – Modèle global », vous pouvez personnaliser vos devis, factures et dépenses aussi bien en anglais qu’en français. Choisissez la disposition, les couleurs ainsi que les informations que vous souhaitez faire apparaître ou non, sans oublier d’ajouter le logo de votre agence de marketing. Ceci est la première étape, avant de commencer à créer des documents pour les envoyer à vos prospects/clients.

2) Créer en ligne un devis pour un projet de marketing et publicité

Lors de la création de la première offre commerciale de votre agence web, vous allez ajouter des « services » par exemple la proposition d’une stratégie web, la gestion des réseaux sociaux, la réalisation d’une charte graphique ou encore de la publicité sur les moteurs de recherche. Pour la grande majorité des agences de marketing vous utiliserez uniquement des services. Sachez toutefois qu’il est possible d’ajouter des « produits », comme par exemple des achats de licences, d’hébergement, de campagnes…

Une fois que vous aurez sélectionné le client de votre projet, ses informations vont se renseigner automatiquement dans votre offre de service (Nom de l’entreprise et les taxes du client). La date et le numéro de devis s’ajoutent également automatiquement (mais peuvent toujours être modifiés manuellement, ce numéro s’incrémentera alors de +1 à chaque nouveau document).

Avec l’envoi du devis, vous pouvez joindre des contrats, des termes et conditions, ainsi que tous documents de l’agence de marketing que vous jugez pertinents. Vous avez ensuite le choix de les sécuriser ou non avec un mot de passe pour votre client.

Lorsque vous ou un membre de l’équipe marketing avez terminé votre soumission, vous pouvez l’envoyer à vos clients directement depuis Kiwili. Ils auront alors le choix de demander des modifications ou de l’accepter directement avec leur signature en ligne. Votre devis passe donc automatiquement au statut « accepté ». Puis, en un clic, convertissez votre devis en un projet de marketing et de publicité. Sacgez qu’il est également possible de faire l’inverse de budgéter votre projet grâce aux outils d’allocation de ressources et d’estimation de charge de travail pour ensuite convertir votre projet en devis.

Voici un devis pour un projet de marketing et publicité que vous pouvez réaliser grâce au logiciel en ligne Kiwili :

3) Suivre et facturer le temps de travail de votre agence automatiquement

 

Avec notre logiciel, vous pouvez générer des factures selon plusieurs méthodes et appliquer différents taux.

Méthode 1 : conversion d’une offre commerciale en facture :

Vous pouvez convertir un devis en facture en un clic, y compris en plusieurs factures ou en facture récurrente (pratique pour les abonnements ou les contrats mensuels). La facture va donc reprendre exactement les informations de ce dernier, que vous pourrez ensuite modifier comme vous le souhaitez.

Méthode 2 : Importer le temps dans la facture

Quand vous facturez en régie (au temps passé) ou en banque d’heures, l’objectif est simple : transformer des heures réellement produites en lignes de facture claires, justifiables et prêtes à envoyer, sans ressaisie.

Avec le logiciel de facturation Kiwili, les heures sont saisies sur le projet. Au moment de facturer, vous pouvez les récupérer dans la facture en quelques clics via le bouton « Importer » « Temps ». Vous choisissez ensuite entre différentes options de présentation. Avec cette fonctionnalité vous évitez les oublis, vous facturez plus vite, et vous pouvez adapter le niveau de détail à chaque client (facture “compacte” pour un client régulier, facture “détaillée” pour un nouveau client ou un sujet sensible). Vous allez pouvoir choisir les différentes méthodes de facturation en fonction si la tâche a été réalisée par un assistant marketing, un chargé de communication ou un responsable marketing ou en fonction du type de tâche ou encore de l’accord sur le projet.

L’avantage est que les heures de travail sont ensuite tracables. Vous savez exactement dans quelle facture est chaque heure.

Méthode 3 : Importation d’une dépense dans votre facture.

Vous pouvez créer une dépense pour une campagne adwords, des frais professionnels de déplacement ou l’impression de supports de communication. Ensuite, vous pouvez importer ces dépenses dans votre facture afin de la re facturer à votre client. Toutes les informations de la dépense seront reprises, mais elles sont toujours modifiables si jamais vous souhaitez ajouter une marge dessus ou des détails.

Sachez que les méthodes de facturation sont cumulables. Dans le sens que vous pouvez très bien dans un même facture : convertir votre devis en facture, importer du temps extra lié à la réalisation de votre projet marketing ainsi que convertir votre dépense d’achat de licence dans cette même facture.

Méthode 4 : Facturation progressive (jalons / avancement)

Pour les projets marketing au forfait avec étapes (ex : refonte site, branding & identité de marque, vidéo / photo / motion design), la facturation à l’avancement vous permet de facturer selon un pourcentage ou selon l’avancement effectif (temps saisi vs estimé). Par exemple, si vous avez travaillé pendant 5 h sur la gestion des réseaux sociaux et que vous avez estimé que cette étape requiert 30h, vous allez pouvoir facturer 17 % à votre client.

Grâce au logiciel de facturation Kiwili, vous pouvez utiliser l’une des 4 méthodes principales de facturation d’un projet de marketing  web : au budget, à l’avancement ou au taux horaire du personnel (6 méthodes différentes sont disponibles).

La majorité des données de votre facture sont modifiables avant que votre client vous paie. Avec notre logiciel, vous avez 4 statuts différents de votre facture : Brouillon/Émise/Payée- partiellement payée.

Lorsque vous envoyez votre facture, vous pouvez joindre le dossier de la charte graphique, l’agenda de publication des réseaux sociaux, les visuels de communication … Comme pour le devis vous avez la possibilité de les sécuriser avec un mot de passe.

Pour les agences de marketing et publicité internationales, il est possible de changer la devise (quasiment toutes les devises du monde sont disponibles) de facturation en un clic.

L’avantage si vous avez un compte PayPal ou Stripe, c’est que votre client peut payer sa facture directement en ligne. Sinon, vous avez toujours la possibilité d’entrer les paiements manuellement sur votre facture.

Voici un modèle de facture d’un projet de marketing et communication que vous pouvez créer avec Kiwili :

4) Gérer les frais et les dépenses liées aux projets web de l’agence.

Avant toute chose, sachez que chez Kiwili, nous désignons comme Fournisseur toute personne ou entité chez qui va se faire une sortie d’argent. Cela peut être aussi bien Google (pour de la publicité), qu’un restaurant dans lequel vous invitez vos clients pour un rendez-vous ou des licences de logiciels de graphisme. Commencez donc par renseigner les informations dans l’onglet « Fournisseurs » avant de commencer à créer votre dépense.

Pour créer une dépense, vous devez renseigner le nom du fournisseur, les taxes que vous souhaitez appliquer ou non, le projet auquel la dépense est rattachée, le poste de dépense, le numéro de facture, une description, le prix et les quantités. Vous pouvez également joindre des fichiers, par exemple la photo du ticket de restaurant, la facture de la campagne Adwords ou tout autre document que vous jugez pertinent.

Vous pouvez ensuite entrer le nombre de paiements que vous souhaitez et ajouter différents modes de paiement pour chacun d’eux. Si cette dépense doit être facturée à un de vos clients, comme pour une campagne de référencement par exemple, il vous suffit de l’importer dans une facture ou de convertir votre dépense en facture (comme vu précédemment).

Voici un exemple de dépense pour une agence de marketing et de publicité créé avec Kiwili :

 

FAQ (agences marketing / web)

Peut-on gérer des banques d'heures projet (retainer) ?

Oui : Kiwili permet de gérer des banques d’heures et d’en suivre l’utilisation en temps réel.

Peut-on facturer avec plusieurs taux horaires ?

Oui : il existe 6 méthodes de facturation différentes, il est possible de combiner plusieurs méthodes de facturation dans une même facture. exemple la facturation à l'avancement et une partie extra à taux horaire

Peut-on automatiser des factures récurrentes, dans le cas de contrats mensuels avec l'agance ?

Oui : la facturation récurrente est prévue (fréquence, dates, occurrences).

Comment refacturer des dépenses client (Ads, impression, sous-traitance) sur une facture ?

Vous pouvez enregistrer la dépense sur le projet, la marquer facturable, joindre le justificatif, puis l’intégrer dans la facture (ou la convertir en facture). Pratique pour refacturer proprement des budgets publicitaires ou des achats réalisés pour le compte du client.

Grâce à cet article et notre logiciel en ligne, vous allez pouvoir réaliser des devis, factures et dépenses pour votre agence de marketing et publicité en toute simplicité. Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté au domaine de la communication et du marketing, voici nos prochains articles :

• Créer et gérer un projet de marketing et publicité en ligne grâce au logiciel Kiwili
• Gérer les heures de travail en ligne du personnel d’une agence de marketing et communication avec Kiwili