La fin de l’année est une période occupée pour la plupart des gens. En tant que propriétaire d’une PME, vous aurez encore plus à vous soucier. Vous devrez entre autres procéder à plusieurs tâches comptables pour faire votre fermeture d’année financière et être en règle avec les autorités. Notre checklist vous offre un survol des étapes de clôture de fin d’année à réaliser. Vous pourrez ainsi démarrer du bon pied la prochaine année !
1. Relancer les factures non payées avant la fin d’année financière
Certains clients vous doivent de l’argent ? C’est le temps de relancer les factures impayées avant la fin de l’année. Il existe plusieurs bonnes pratiques pour réclamer l’argent qui vous est dû. Dans un premier temps, vous pouvez contacter par courriel chaque client qui a des factures en attente de paiements pour leur rappeler cordialement de procéder au paiement. Nos modèles de relance de facture impayée peuvent d’ailleurs vous aider. Dans un deuxième temps, si vos courriels de relance n’amènent pas de résultats, investiguez sur les raisons pour lesquelles vous n’avez pas reçu d’argent à ce jour. Appelez le client au besoin pour en discuter et négociez vos conditions de paiement de facture, afin d’être payé plus rapidement.
Avec l’aide d’un logiciel de facturation vous pouvez également envoyer les états de compte à vos clients en un seul clic.
2. Compilez et entrez toutes vos dépenses
Une autre tâche de clôture de fin d’année pour une toutes les entreprises et de rapatriez vos reçus de dépenses déductibles d’impôts. Prenez soin de les entrer dans un logiciel de comptabilité en ligne tel que Kiwili. Ajoutez des photos de vos reçus dans l’ERP afin d’avoir toutes vos dépenses enregistrées dans un endroit sécuritaire sur le cloud, disponible en tout temps. De cette manière, vous pourrez déduire de vos revenus de toutes les dépenses encourues, ce qui fera diminuer le montant d’impôt à payer.
L’avantage d’un logiciel de gestion des dépenses est que tout se fait automatiquement et les informations sont directement reliées aux rapports comptable pour la fermeture de votre année financière.
3. Faites votre conciliation bancaire avant la fin d’année
La conciliation bancaire (ou rapprochement bancaire) est un processus de contrôle qui sert à s’assurer que les livres comptables de l’entreprise sont en adéquation avec les relevés bancaires professionnels. C’est-à-dire que le solde débiteur des comptes doit être égal au solde créditeur de la banque. Le logiciel Kiwili offre la fonctionnalité de conciliation bancaire pour vous faciliter la tâche et vous faire épargner du temps.
4. Mettez à jour vos livres comptables
Une autre procédure de fin d’année comptable est de faire votre tenue de livres. Que vous fassiez votre tenue de livres à la main, avec un comptable ou à l’aide d’un logiciel de comptabilité, l’important est qu’elle soit réalisée en bonne et due forme. Assurez-vous que vos entrées et sorties d’argent pour toute l’année financière soient catégorisées dans les différentes classes de comptes et inscrites correctement au journal général. Vous devrez enregistrer les écritures de clôture des comptes qui vont vous permettre de fermer votre exercice comptable et passer au prochain exercice. Les écritures contenues dans le journal général vont alimenter le grand livre, qui sera indispensable pour générer vos états financiers.
5. Préparez les états financiers de clôture d’année
En vue de votre fin d’année comptable, vous devrez sortir les états financiers de votre entreprise. Quels sont les états financiers de fin d’année ? Les trois principaux états financiers sont le bilan, l’état des résultats et les flux de trésorerie. Ces documents fournissent de l’information sur la situation financière et la performance de l’entreprise.
Le bilan :
C’est une “photo” de votre entreprise à un moment donné au cours de son existence. Il sert à voir ce que vous possédez et ce que vous devez à vos créanciers. En comptabilité, l’équation du bilan est : Actif = Passif + Capitaux propres
L’état des résultats :
Il démontre efficacement les revenus et les dépenses que vous avez générés au cours d’une période donnée : Produits –Charges = Bénéfice net Lorsque vous avez effectué le bilan et l’état des résultats, vous pouvez faire ce qu’on appelle une balance de vérification. Elle est utile pour savoir si vous n’avez pas fait d’erreur d’écritures comptables. Vos débits devront être égaux à votre crédit : Débit = Crédit
Les flux de trésorerie (cash flow) :
C’est une autre “photo” de l’argent qui entre et qui sort de votre entreprise.
6. Évaluer votre situation financière
Une étape cruciale de votre fin d’année financière est d’analyser vos chiffres. Analysez vos états financiers et procédez à des calculs comptables pertinents pour votre entreprise. Vous voudrez faire un bon diagnostic financier et tirer des conclusions sur votre performance. Quels sont les calculs de ratios comptables pertinents pour votre petite ou moyenne entreprise ?
Ratio de rentabilité :
- Marge bénéficiaire nette : Le ratio sert à démontrer l’argent par l’entreprise après qu’elle se soit acquittée de toutes ses charges. Calcul de la marge bénéficiaire nette = Bénéfice net après impôt / Chiffre d’affaires net
Ratios de solvabilité :
- Ratio des liquidités : Ce ratio sert à savoir dans quelle mesure une entreprise peut payer ses dettes à court terme. Calcul du ratio des liquidités = Actif disponible à court terme / passif à court terme
Suivant votre diagnostic financier, vous serez en mesure de faire des choix stratégiques éclairés.
7. Évaluez votre stratégie fiscale, pour la fin de votre exercice
Examinez les différentes stratégies fiscales que vous avez utilisées pour la dernière année et voyez s’il pourrait avoir des changements à effectuer afin de réduire le montant d’impôt à payer. Pour en savoir plus sur l’année d’imposition des sociétés vous pouvez consulter la page officielle. Peut-être serait-il plus avantageux de faire une transformation de votre structure juridique, afin de devenir une société par actions (compagnie) par exemple ? Parlez à un professionnel en tant que comptable et/ou avocat fiscaliste pour voir la meilleure situation qui s’offre à vous.
8. Vérifiez la comptabilité et préparez les documents
La prochaine étape de fermeture d’année en comptabilité est de vérifier que le tout est conforme. Révisez vos documents financiers et vos livres comptables pour être certain que votre comptabilité est bien en règle et reflète la réalité. Préparez ensuite les documents et les informations requises pour faire votre déclaration de revenus.
9. Rédigez des objectifs et planifiez pour la nouvelle année
Vous êtes rendu à la fin de votre liste de procédures de fin d’année financière ! Prenez du temps pour :
- Fixer les objectifs (financiers et stratégiques) de la prochaine année. N’oubliez pas de rédiger des objectifs d’entreprise SMART (spécifiques, mesurables, réalistes et temporels).
- Préparez un plan d’action qui vise à planifier avec précision les différentes actions nécessaires à la poursuite de vos objectifs préalablement établis.
Nous espérons que notre checklist de contrôle de fin d’année vous facilitera la tâche et vous incitera à planifier encore mieux votre entreprise pour l’avenir !
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !