Toutes les ressources pour bien démarrer et progresser sur votre logiciel de gestion.
Ce document rassemble, dans un ordre pensé pour accompagner votre progression, l'ensemble des tutoriels disponibles sur l'espace d'assistance Kiwili. Chaque titre est cliquable et vous renvoie directement à l'article complet en ligne.
Sommaire
01 Démarrer avec Kiwili
Les toutes premières étapes pour configurer votre compte et prendre en main la plateforme.
Les premiers paramétrages à effectuer dès la création de votre compte : informations de l'entreprise, devise, taxes et préférences générales, pour démarrer sur de bonnes bases.
Comment importer vos données existantes (clients, fournisseurs, factures, produits) depuis un autre outil afin de migrer vers Kiwili sans perdre votre historique.
Définissez les rôles et les permissions de chaque membre de votre équipe pour contrôler précisément qui peut consulter, modifier ou approuver chaque type de document.
Création et gestion des services
Apprenez à créer, organiser et utiliser les services dans Kiwili pour simplifier le suivi du temps, la facturation et l’analyse de la rentabilité.
Intégrer un nouvel employé (utilisateur)
Découvrez toutes les étapes pour ajouter et intégrer un nouvel employé dans Kiwili : création du profil, configuration des droits d’accès, affectation aux projets, gestion des taux, des horaires et des banques d’heures.
Découvrez comment utiliser le tableau des indicateurs de Kiwili pour suivre en un coup d’œil vos devis, factures, dépenses, projets, tâches et principaux indicateurs financiers.
Enregistrez, organisez et partagez vos documents dans l'espace de stockage intégré à Kiwili, accessible à toute votre équipe depuis un seul endroit.
Un panorama complet de l'ensemble des modules disponibles dans Kiwili, pour comprendre rapidement comment ils s'articulent entre eux au quotidien.
Découvrez les formations en ligne proposées pour former votre équipe à Kiwili et accélérer votre prise en main du logiciel.
02 Clients et fournisseurs
Centralisez et organisez la gestion de vos contacts, clients, prospects et fournisseurs.
Configurer vos contacts avec le répertoire de Kiwili
Ajoutez et organisez vos clients, prospects et fournisseurs dans un répertoire unique, avec toutes leurs coordonnées et leur historique directement accessibles.
Regroupez vos clients et prospects par segments (secteur, statut, potentiel) pour mieux cibler vos actions grâce aux champs personnalisés.
Donnez à vos clients un accès direct à leurs documents de facturation et à l'avancement de leurs projets via un extranet dédié, pour renforcer la transparence de votre relation.
Émettez des notes de crédit, avances fournisseurs et gérez les avoirs accordés à vos clients en cas d'erreur de facturation ou de retour, en conservant une piste comptable claire.
Gérez votre répertoire de contacts directement depuis votre téléphone ou votre tablette, utile lors de vos rendez-vous ou déplacements chez vos clients.
03 Devis, dépenses et facturation
De l'envoi d'un devis à l'encaissement de la facture : tout le cycle commercial de Kiwili.
Devis et soumissions
Créez, personnalisez et envoyez vos devis à vos clients et prospects, puis suivez leur statut jusqu'à leur acceptation depuis un seul tableau de bord.
Les étapes détaillées pour rédiger une soumission complète dans Kiwili, des lignes de produits et services jusqu'aux conditions générales de vente.
Simplifiez le suivi de vos soumissions commerciales sans échanges papier, en centralisant toutes vos opportunités de vente au même endroit.
Suivez l'état de vos devis envoyés jusqu'à leur acceptation par le client, grâce à des statuts clairs qui évitent les oublis de relance.
Transformez un devis accepté en facture en un seul clic, sans avoir à ressaisir la moindre information.
Basculez automatiquement un devis accepté vers un projet facturable au temps passé, pour enchaîner directement sur la réalisation du mandat.
Créez un devis directement à partir d'un projet déjà existant, profitez de l'outil de budgétisation des projets pour créer un devis en un clic.
Générez ces documents en un clic directement depuis un devis accepté, pour formaliser rapidement le lancement d'un mandat auprès de votre client.
Facturation
Créer et gérer ses factures en ligne
Toutes les étapes pour créer, envoyer et suivre vos factures, du premier brouillon jusqu'au paiement complet du client.
Personnalisez l'apparence de vos factures avec votre image de marque, pour une présentation professionnelle et cohérente auprès de vos clients.
Facturez vos clients internationaux directement dans leur devise, sans avoir à gérer de conversion manuelle de votre côté.
Facturez un projet par étapes, au fur et à mesure de son avancement, plutôt que d'attendre sa livraison complète pour être payé.
Découvrez les différentes méthodes pour appliquer des pénalités de retard sur vos factures.
Comment enregistrer correctement un remboursement client dans Kiwili, tout en gardant une trace comptable propre de l'opération.
Réglez plusieurs factures fournisseurs en une seule opération, pour gagner du temps lors de vos sessions de paiement.
Encaissez vos factures en ligne grâce à l'intégration du paiement par carte (Paypal et Stripe), pour être payé plus rapidement par vos clients.
Paramétrez les différents taux de taxes applicables selon votre marché, afin qu'ils s'appliquent automatiquement sur vos devis et vos factures.
Mettez votre entreprise belge en conformité avec la nouvelle réglementation Peppol sur la facturation électronique obligatoire entre entreprises.
Dépenses et frais
Enregistrez l'ensemble des dépenses professionnelles liées à votre activité, avec leurs justificatifs, pour garder une vue claire de vos coûts.
Suivez et remboursez les frais professionnels engagés par votre équipe, avec un processus d'approbation simple et centralisé.
Refacturez directement à vos clients les frais engagés pour leur compte, sans perdre de trace des montants à récupérer.
Calculez et facturez les frais de déplacement de votre entreprise selon les taux en vigueur, en quelques clics seulement.
Analysez la marge réelle de vos projets en intégrant tous les coûts engagés, étape par étape, pour identifier ce qui grignote votre rentabilité.
04 Projets et tâches
Planifiez, suivez et pilotez la rentabilité de tous vos projets, du cadrage jusqu'à la clôture.
Projets - Création et gestion
Comment créer un nouveau projet ?
Les étapes essentielles pour démarrer un nouveau projet dans Kiwili : client associé, budget, échéances et membres de l'équipe assignés.
Un tour d'horizon complet des fonctionnalités de gestion de projet, pour centraliser planification, suivi du temps et facturation en un seul endroit.
Définissez un budget prévisionnel et suivez son évolution en temps réel, afin de repérer rapidement tout dépassement en cours de mandat.
Estimez les coûts et la marge d'un projet avant même de le démarrer, pour décider en connaissance de cause d'accepter ou non un mandat.
Répartissez la charge de travail équitablement entre vos collaborateurs, en visualisant leur disponibilité sur l'ensemble de vos projets actifs.
Gérez un mandat partagé entre plusieurs clients sans dupliquer vos projets, tout en conservant une facturation distincte pour chacun.
Découvrez les différentes méthodes disponibles pour facturer vos projets (forfait, temps passé, facturation progressive) et choisissez celle qui convient à chaque mandat.
Projets - Analyse et rentabilité
Fonctionnalité « Suivi de projet »
Comprendre l'utilité de l'onglet Suivi disponible dans chaque projet, pour garder une trace claire des échanges et des décisions prises.
Visualisez l'ensemble de vos projets en cours en un seul coup d'œil, pour anticiper les échéances et mieux répartir votre charge de travail.
Analysez les indicateurs clés lorsque vous gérez plusieurs projets à la fois, pour détecter rapidement ceux qui nécessitent votre attention.
Analysez l'ensemble des chiffres (temps et argent) de vos projets en détail. Comparez le coût réel et le revenu généré par chacun de vos projets, pour identifier vos mandats les plus rentables et ceux à revoir.
Tâches
Organisez le travail de votre équipe en tâches assignables, avec des échéances et des priorités claires pour chacune.
Suivez l'avancement de vos tâches et priorisez votre travail au quotidien, sans perdre de vue les échéances les plus urgentes.
Collaborez efficacement en équipe grâce au partage et au suivi des tâches, avec des commentaires et des pièces jointes centralisés.
Organisez vos projets selon la méthodologie Agile Scrum, pas à pas, en découpant le travail en sprints faciles à suivre pour toute l'équipe.
05 Gestion du temps
Saisissez, suivez et facturez le temps de travail de vous-même et de vos équipes.
Temps facturable
Transformez les heures saisies en facturation client en un seul clic, sans ressaisie ni risque d'oublier des heures travaillées.
Distinguez clairement les heures facturables des heures internes (non-facturables), pour mesurer votre rentabilité réelle sans fausser vos rapports clients.
Répartissez le temps de vos équipes entre les différents projets, pour maximiser le temps productif de chacun et éviter les surcharges.
Apprenez à facturer une journée de travail selon le taux journalier moyen, une méthode courante pour les consultants et travailleurs autonomes.
Feuilles de temps - Gestion RH
Création des feuilles de temps en ligne
Enregistrez facilement les heures travaillées grâce aux feuilles de temps en ligne, remplies directement par chaque membre de votre équipe.
Saisissez vos heures de travail directement depuis votre téléphone, pratique pour les équipes en déplacement ou sur le terrain.
Un guide complet pour bien inscrire et suivre le temps travaillé sur vos projets, du premier réglage jusqu'aux bonnes pratiques d'équipe.
Suivez et gérez les heures supplémentaires effectuées par vos employés, avec un calcul automatique selon vos règles internes.
Suivez facilement les absences, congés et jours fériés de vos salariés, avec une vue d'ensemble des banques d'heures disponibles pour chacun.
Un aperçu des outils de gestion du personnel intégrés à Kiwili, pensés pour simplifier le suivi administratif de vos équipes.
06 Module d'achat, stocks et fournisseurs
Gérez vos commandes fournisseurs, vos catalogues produits et votre inventaire.
Paramétrez votre gestion des stocks et des achats dès le départ, pour que vos commandes et votre inventaire soient synchronisés dans Kiwili.
Créez et suivez vos commandes auprès de vos fournisseurs, de l'envoi jusqu'à la réception complète de la marchandise.
Les étapes pour passer une commande directement depuis Kiwili, en réutilisant vos produits et vos prix fournisseurs déjà enregistrés.
Centralisez les catalogues de vos fournisseurs pour simplifier vos achats et retrouver rapidement le bon produit au bon prix.
Suivez vos quantités commandées, disponibles et vendues en temps réel, pour éviter les ruptures de stock comme les surplus inutiles.
Suivez les stocks de produits assemblés à partir de plusieurs sous-produits, avec une mise à jour automatique des quantités liées.
07 Comptabilité
De la configuration initiale de Comptabilité+ à la clôture de votre exercice financier.
Comptabilité+ : mise en route
Configuration initiale et mode d'emploi
Les premiers pas pour activer et paramétrer l'option Comptabilité+ : plan comptable, comptes bancaires et préférences fiscales de votre entreprise.
Comment ouvrir correctement un nouvel exercice financier dans Kiwili, afin que vos écritures démarrent sur des soldes d'ouverture exacts.
Enregistrez vos écritures comptables manuelles dans le journal général, pour les opérations qui ne passent pas par la facturation courante.
Émettez des chèques pour régler vos fournisseurs directement dans Kiwili, avec un enregistrement comptable automatique de chaque paiement.
Gérer vos transferts de fonds électroniques (TFE)
Configurez et générez vos fichiers de transferts de fonds électroniques (TFE) dans Kiwili pour payer vos fournisseurs par virement bancaire.
Conciliation et clôtures
Instructions conciliation bancaire
Rapprochez vos comptes bancaires avec vos écritures comptables, pour vous assurer que votre comptabilité reflète exactement la réalité de vos comptes.
Importez vos relevés pour faciliter le processus de conciliation, plutôt que de saisir chaque transaction bancaire manuellement.
Résolvez les différences constatées entre votre compte et vos écritures, à l'aide d'une méthode structurée pour retrouver l'origine de l'écart.
Explorez les différents rapports disponibles pour votre suivi bancaire, utiles lors de vos vérifications périodiques ou de votre clôture.
Suivi financier au quotidien
Assurez un suivi rigoureux des paiements de vos clients, pour toujours savoir qui vous doit encore de l'argent et depuis quand.
Suivez les sommes qui vous sont dues par vos clients, et priorisez vos relances selon l'ancienneté et le montant de chaque créance.
Suivez les sommes dues à vos fournisseurs et planifiez leur règlement, afin d'éviter les retards et préserver de bonnes relations d'affaires.
Des conseils pratiques pour traiter une facture définitivement impayée, et l'inscrire correctement dans votre comptabilité sans fausser vos résultats.
Intégrez vos dépenses par carte de crédit à votre comptabilité, pour un suivi complet de tous vos moyens de paiement professionnels.
Comprenez et modifiez le plan de comptes utilisé par Kiwili, pour l'adapter à la structure comptable propre à votre entreprise.
Anticipez vos flux de trésorerie pour éviter une baisse de liquidités, en projetant vos entrées et sorties d'argent à venir.
Un aperçu des outils Kiwili pour préparer la paie à partir des heures travaillées et en assurer le suivi comptable.
Les étapes pour clôturer correctement votre exercice financier, avant de transmettre vos états financiers à votre comptable ou aux autorités fiscales.
Comment effectuer des clôtures intermédiaires en cours d'année, pour verrouiller une période déjà validée sans attendre la fin de l'exercice.
08 Pour aller plus loin
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Un accompagnement personnalisé : les formations Kiwili
Si votre équipe préfère un accompagnement structuré plutôt que d'apprendre uniquement par les tutoriels, Kiwili propose des formations en ligne sur mesure. Un formateur vous guide selon vos façons de travailler, pour une prise en main plus rapide et mieux adaptée à votre entreprise.